Вопрос о том, кто именно имеет право подписывать запись в трудовой книжке при увольнении, часто вызывает сомнения у руководителей и бухгалтеров. Ниже разберёмся в юридических нормах, практических рекомендациях и возможных рисках.
Законодательная база
- Трудовой кодекс РФ (ТК РФ) – глава 4, статья 62: «При увольнении работника работодатель обязан выдать ему копии приказа о приёме и увольнении, переводах, выписку из трудовой книжки и т.д.»
- Статья 77 ТК РФ – формулировка основания и причины прекращения трудового договора. В записи в трудовой книжке должна быть точная формулировка, соответствующая ТК РФ.
- Федеральный закон «О государственной регистрации юридических лиц и индивидуальных предпринимателей» (№ 27-ФЗ от ) – § 11, п. 5: «Запись об увольнении должна быть заверена подписью уполномоченного лица и печатью организации».
- Порядок заполнения ЕФС‑1 (п. 4) – обязательный документ при увольнении, который должен быть отправлен в СФР не позднее следующего рабочего дня после издания приказа об увольнении.
Кто может подписывать запись?
В соответствии с законодательством, запись в трудовой книжке должна быть заверена подписью уполномоченного лица. К таким лицам обычно относятся:
- Руководитель организации (директор, генеральный директор, управляющий).
- Сотрудник отдела кадров.
- Уполномоченный сотрудник, назначенный руководителем для ведения трудовых книжек.
Главный бухгалтер может подписывать запись, если:
- Он имеет непосредственное уполномочие от руководства, подтвержденное приказом или распоряжением.
- В организации нет отдела кадров, а бухгалтер выполняет функции, связанные с кадровыми документами.
- Подпись бухгалтера сопровождается печатью организации и подписью руководителя (если это предусмотрено внутренними документами).
Если бухгалтер подписывает запись без надлежащего уполномочия, это может привести к недействительности записи и последующим юридическим рискам.
Практическая процедура при увольнении
Подготовка документов
- Приказ об увольнении (с указанием основания: по собственному желанию, по инициативе работодателя и т.д.).
- Запись в трудовой книжке (стр. 3 – причина увольнения, стр. 4 – реквизиты документа).
- ЕФС‑1 (подраздел 1.1).
- Копии приказа, выписки из трудовой книжки, расчетный листок.
Запись в трудовой книжке
В таблице ниже приведён пример заполнения:
| Стр. | Содержание |
|---|---|
| 3 | Уволен по собственному желанию (пункт 3 статьи 77 ТК РФ) |
| 4 | Приказ № 123 от , дата увольнения – |
Запись должна быть заверена подписью уполномоченного лица и печатью организации. Если бухгалтер подписывает, то подпись руководителя должна быть рядом (или в виде двойной подписи).
Передача документов работнику
- Копии приказа о приёме и увольнении.
- Выписка из трудовой книжки.
- Расчетный листок за последний месяц.
- ЕФС‑1.
Все документы выдаются работнику в день расторжения трудового договора, согласно ст. 62 ТК РФ.
Ответственность главного бухгалтера
В случае, если главный бухгалтер подписывает запись без надлежащего уполномочия, он может нести:
- Административную ответственность за нарушение порядка ведения трудовой книжки (ст. 13.5 Кодекса РФ об административных правонарушениях).
- Гражданско‑правовую ответственность за причинённый работодателю ущерб (если запись является недействительной и работник претендует на компенсацию).
Однако, если бухгалтер действовал в рамках своих полномочий и с согласия руководства, то он не несет ответственности.
Что делать, если кадровой службы нет?
В малых и средних предприятиях часто нет отдельного отдела кадров. В таком случае:
- Главный бухгалтер может подписывать запись, но только после получения письменного распоряжения от руководителя.
- Проверить, что в приказе об увольнении указаны все необходимые реквизиты (номер, дата, основание).
- Убедиться, что запись в трудовой книжке соответствует формулировкам ТК РФ.
- Сохранить копии всех документов в электронном виде (если используется электронная трудовая книжка).
Главный бухгалтер может подписывать запись в трудовой книжке при увольнении сотрудника, но только если:
- Он имеет надлежащее уполномочие от руководства.
- Запись соответствует формулировкам ТК РФ.
- Подпись сопровождается печатью организации и, при необходимости, подписью руководителя.
В противном случае запись может быть признана недействительной, что приведёт к юридическим рискам для работодателя. Поэтому всегда лучше уточнить полномочия в письменной форме и соблюдать все требования законодательства.
Если вы сомневаетесь в своей компетенции, обратитесь к специалисту по кадровому учету или юристу, чтобы избежать ошибок.