Трудовая книжка — основной документ, подтверждающий факт работы гражданина и его стаж.
В ней фиксируются все изменения в трудовом статусе: приём на работу, перевод, увольнение, получение наград и т.д.
Правила ведения и хранения трудовых книжек закреплены в Постановлении Правительства РФ № 225 от 16 апреля 2003 г. и в Правилах ведения трудовых книжек (ПП № 1‑1).
Ключевой пункт, определяющий, кто может подписывать записи, — пункт 35 этих правил: «записи в трудовой книжке заверяются подписью работодателя или лица, ответственного за ведение трудовых книжек, и печатью работодателя».

Законодательные основы

• Постановление Правительства РФ № 225/2003 — обязательные реквизиты трудовой книжки.
• Правила ведения трудовых книжек (ПП № 1‑1) — пункт 35: подпись работодателя или лица, ответственного за ведение трудовых книжек.
• Пункт 36 Правил: работник может ставить свою подпись только в строго оговоренных случаях (например, при выдаче первой страницы).

Кто именно имеет право подписывать

Руководитель организации (директор, управляющий)

В большинстве случаев подпись в трудовой книжке ставит сам руководитель. При его отсутствии (отпуск, болезнь) подпись может ставить его заместитель, если это предусмотрено внутренним регламентом.

Специалист по кадрам / сотрудник отдела кадров

Если в организации есть кадровый отдел, то лицо, назначенное на должность ответственного за ведение трудовых книжек, имеет полное право ставить подпись при всех изменениях. Это может быть HR‑менеджер, специалист по кадрам или сотрудник отдела кадров.

Заместитель руководителя

При полномочиях, выданных приказом, заместитель руководителя может подписывать трудовые книжки, если руководитель отсутствует.

Инспектор по кадрам

В некоторых организациях инспектор по кадрам также может быть уполномочен на ведение трудовых книжек. Это зависит от внутреннего регламента и приказа о назначении.

Уполномоченное лицо по приказу

Если в компании нет постоянного кадрового отдела, то полномочия могут передаваться по приказу руководителя. В таком случае лицо, получившее эти полномочия, ставит подпись.

Когда подпись обязательна

При выдаче трудовой книжки

При первом выдаче сотруднику работодатель ставит подпись, подтверждая факт приёма на работу.

При увольнении

Запись об увольнении заверяется подписью работодателя или уполномоченного лица и печатью. Работник не ставит свою подпись в этом случае (за исключением случаев, предусмотренных пунктом 36).

При внесении изменений (перевод, повышение, получение награды)

Все изменения в трудовой книжке заверяются подписью и печатью работодателя или лица, ответственного за ведение.

Кому не разрешено подписывать

Сам работник не имеет права подписывать записи в трудовой книжке, кроме случаев, прямо предусмотренных пунктом 36 Правил. Это исключение относится к подписи при выдаче первой страницы трудовой книжки, если работник находится на рабочем месте.

Печать и подпись

• Печать работодателя обязательна при каждой записи.
• Если в организации есть собственная печать отдела кадров, её использование должно быть отражено в локальном нормативном акте.
• В случае отсутствия отдельной печати, используется основная печать работодателя.

Практические рекомендации

1. Проверьте, кто в вашей организации официально уполномочен вести трудовые книжки (проверьте приказ).
2. При выдаче трудовой книжки убедитесь, что подпись ставит уполномоченное лицо, а не сам работник.
3. При увольнении обязательно оформите запись с подписью и печатью работодателя.
4. При переводе или повышении должности оформляйте запись с подписью уполномоченного лица.
5. Проверьте, чтобы в каждой записи была указана дата, подпись и печать.

Ошибки и их последствия

Неправильные записи в трудовой книжке могут привести к:

• Уменьшению размера пенсии.
• Отсрочке её назначения.
• Проблемам при подтверждении стажа в других организациях.

Поэтому важно, чтобы подписи и печати в трудовой книжке всегда оформлялись корректно и в соответствии с законодательством.

Подпись в трудовой книжке — это юридически значимый акт, который должен ставить только уполномоченное лицо: руководитель, специалист по кадрам, заместитель руководителя или иной сотрудник, назначенный приказом. Работник не имеет права подписывать записи, за исключением строго оговоренных случаев. Соблюдение правил оформления подписи и печати гарантирует правильность трудового учета и защищает права сотрудника при расчётах с пенсионными фондами и другими органами.