Оформление записей о поощрениях в трудовой книжке — важная кадровая процедура, фиксирующая трудовые заслуги работника. Запись о награждении почетной грамотой является обязательной, если такая грамота выдана за достижения в работе. В статье рассмотрим, когда и как правильно вносить эти сведения, приведем актуальные образцы и разберем спорные ситуации.
Самое главное помнить: Согласно действующему законодательству (ст. 191 ТК РФ, п. 24 Правил ведения трудовых книжек, Постановление Правительства РФ № 225), в трудовую книжку обязательно вносятся сведения о награждении:
- государственными наградами и почетными званиями;
- почетными грамотами, дипломами, знаками отличия, присваиваемыми по инициативе работодателя (например, «За многолетний добросовестный труд», «Лучший сотрудник года»).
Обычная благодарность или грамота без статуса «почетная» может не фиксироваться, если это прямо не предусмотрено локальным актом организации.
Нормативная база: что требует закон?
Ключевой документ — Правила ведения и хранения трудовых книжек (Постановление Правительства РФ от № 225). Пункт 24 четко определяет перечень сведений, подлежащих внесению.
Важно: запись делается на основании официального документа, приказа (распоряжения) работодателя, выдавшего грамоту, или иного решения (например, протокола комиссии). Если грамота выдана сторонней организацией (например, от министерства или администрации региона), вносится запись на основании соответствующего указа, решения или направления.
Кто и когда обязан внести запись?
Обязанность лежит на работодателе, у которого хранится трудовая книжка на момент награждения. Даже если сотрудник уже уволился, а грамота выдана за период работы в этой организации, запись все равно вносится тем работодателем, у которого находится книжка.
Как правильно оформить запись: структура и содержание
Запись вносится в раздел «Сведения о награждении» (или «Поощрения») трудовой книжки. Она должна быть краткой, четкой и содержать:
- Дату вручения (дата награждения, обычно совпадает с датой приказа).
- Наименование награды (полное название: «Почетная грамота», «Благодарственная грамота», если она является поощрением).
- Кем вручена (наименование организации, органа власти, например, «Генеральным директором ООО ‘Ромашка'», «Администрацией г. Москвы»).
- Основание, ссылка на номер и дату документа (приказа, распоряжения, протокола).
Образцы записей в трудовой книжке
Образец 1. Стандартная запись (награждение текущим работодателем)
«. Награжден(а) почетной грамотой Генерального директора ООО «Вектор» за многолетний безупречный труд и высокие профессиональные качества. На основании приказа № 145-к от .»
Образец 2. Запись при награждении сторонней организацией (за трудовые заслуги в прошлом)
«. Награжден(а) Почетной грамотой Министерства труда и социальной защиты РФ за активное участие в профессиональном конкурсе. На основании Указа Президента РФ № 312 от .»
(Если грамота выдана без указа, можно сослаться на направление или письмо от министерства).
Образец 3. Запись, если номер приказа неизвестен или его нет (спорная ситуация)
«. Награжден(а) Почетной грамотой Администрации муниципального образования «Город N» за значительный вклад в развитие местного самоуправления. На основании грамоты № 77 от .»
Важно: Если официального приказа/решения, на котором основана грамота, не было, в графе «Основание» делается ссылка на сам документ — грамоту (указав ее номер и дату). Это допустимо, но менее предпочтительно. Желательно все же искать или оформлять соответствующий приказ/распоряжение работодателя, подтверждающий факт награждения.
Частые вопросы и сложные случаи
Нужно ли вносить запись, если грамота обычная (не почетная)?
Нет, если это просто благодарность или памятный знак без статуса поощрения. Обязательна запись только для почетных грамот, дипломов, знаков отличия, которые являются формой поощрения. Конкретный перечень может быть определен в локальном нормативном акте организации (Положение о поощрениях).
Грамота есть, а номера приказа нет. Как быть?
Как показано в Образце 3, можно сослаться на номер и дату самой грамоты. Однако это не самый правильный подход с точки зрения кадрового документооборота. Рекомендуемое действие: оформить внутренний приказ (распоряжение) работодателя о награждении сотрудника этой грамотой, присвоить ему номер и дату, и уже на этот приказ сделать запись. Если грамота выдана сторонней организацией, запросить у нее копию решения/протокола о награждении.
Как оформить запись в электронной трудовой книжке (ЭТК)?
В ЭТК сведения вносятся в тот же раздел «Сведения о награждении». Порядок и содержание те же. Работодатель формирует электронный документ (создает запись) на основе тех же оснований — приказа и т.д. Сотрудник увидит эту запись в своем личном кабинете на портале Госуслуг.
Краткая инструкция для кадровика
- Получите от награждаемого сотрудника оригинал или копию грамоты.
- Найдите или оформите основной документ — приказ/распоряжение/решение о награждении (с номером и датой).
- В разделе «Сведения о награждении» трудовой книжки сделайте запись по образцам выше, указав:
- Дату вручения (обычно дата приказа).
- Полное наименование награды («Почетная грамота…»).
- Кто вручил (наименование организации/должность).
- Основание: «На основании приказа № … от …».
- Завершите запись подписью ответственного лица (как правило, кадровика) и печатью организации.
- Если книжка электронная — внесите данные в соответствующий раздел ЭТК через вашу кадровую систему.
Запись о награждении почетной грамотой в трудовую книжку — это не просто формальность, а юридически значимое подтверждение трудовых достижений сотрудника; Ее отсутствие может повлиять на получение сотрудником будущих наград, льгот или при трудоустройстве. Поэтому:
- Всегда фиксируйте почетные награды.
- Используйте в качестве основания для записи первичный документ — приказ или иное решение.
- Следуйте образцам, чтобы избежать ошибок в формулировках.
- При отсутствии номера приказа, оформите его или, как крайний вариант, ссылайтесь на данные самой грамоты.
Соблюдение этих простых правил обеспечит правильное ведение трудовых книжек и защитит интересы как работника, так и работодателя.