Вопрос о том, кто имеет право ставить подпись в трудовой книжке при увольнении, часто вызывает вопросы у работодателей и HR‑специалистов. Ниже представлено подробное разъяснение, основанное на актуальных нормах Трудового кодекса РФ и Постановлении Минтруда России № 320‑н от г.
Кто может ставить подпись в трудовой книжке
Согласно п. 42 Порядка, утв. приказом Минтруда России от № 320‑н, ответственным за ведение, хранение и учёт трудовых книжек является лицо, которому работодатель делегировал соответствующие полномочия. Как правило, это:
- генеральный директор организации;
- уполномоченный руководитель (например, руководитель отдельного подразделения);
- специалист по кадрам, которому передалены полномочия по ведению трудовых книжек;
- иные лица, указанные в локальных нормативных актах организации.
Если полномочия переданы по доверенности, подпись в книжке ставится работодателем или лицом, ответственным за ведение трудовых книжек, как указано в пункте 2026‑03‑18T09:11:36.
Подпись работодателя
Подпись работодателя (или лица, уполномоченного вести трудовые книжки) является основанием для внесения записи об увольнении; Эта подпись подтверждает, что работник действительно уволен и что все необходимые процедуры выполнены.
Подпись сотрудника
По мнению большинства экспертов (см. КонсультантПлюс, 2026‑03‑04T21:01:37), подпись самого сотрудника в книжке при увольнении не требуется. Однако в некоторых организациях может быть предусмотрено добровольное подписание записи сотрудником в качестве подтверждения получения уведомления об увольнении.
Как оформлять запись об увольнении
Запись об увольнении вносится в соответствующее поле трудовых книжек и должна содержать:
- ФИО работника;
- Дата увольнения;
- Причину увольнения (по желанию работника, по сокращению, по соглашению сторон и т.д.);
- Номер приказа об увольнении и дату его издания.
После заполнения записи подпись и печать ставятся под записью об увольнении, но не закрывают подпись сотрудника (см. 2024‑12‑13T12:09:22).
Печать в книжке
Требования к размещению печати не закреплены в нормативных актах, однако рекомендуется:
- разместить печать рядом с подписью, но так, чтобы она не закрывала подпись;
- разместить её внизу записи или слева от подписи;
- убедиться, что печать не искажает текст записи.
Что делать, если подпись и печать не помещаются
Если в результате заполнения записи подпись и печать не укладываются в выделенное поле, следует:
- переписать запись на следующей странице;
- или оформить дополнительный лист‑приложение, где будет размещена подпись и печать;
- при этом важно указать, что запись вносится в соответствии с п. 36 Порядка (см. 2026‑03‑18T09:11:36).
Последствия отсутствия подписи работодателя
Отсутствие подписи работодателя или лица, ответственного за ведение книжек, может привести к следующим последствиям:
- запись может быть признана недействительной;
- это может вызвать вопросы при проверке трудовой инспекции;
- работник может потребовать уточнения факта увольнения.
Поэтому важно, чтобы каждый документ оформлялся в полном соответствии с требованиями.
Краткое резюме
- Работодатель (генеральный директор или уполномоченное им лицо);
- Лицо, ответственное за ведение трудовых книжек (может быть специалист по кадрам, если полномочия переданы);
- В случае передачи полномочий по доверенности – лицо, указанное в доверенности.
Подпись сотрудника в этом случае не обязана ставиться, однако её наличие не противоречит закону, если работник сам захочет подписать запись.
Помните, что правильное оформление записи и наличие подписи и печати – залог юридической чистоты процесса увольнения и отсутствие рисков при возможных проверках.