С 1 января 2026 года в России официально завершился переходный период по внедрению электронных трудовых книжек (ЭТК). Это исторический момент: бумажные трудовые книжки перестали быть основным документом для учета стажа, уступив место цифровым данным. Однако вопросы, связанные с оформлением заявлений о выборе формы ведения трудовой книжки, остаются актуальными, особенно для тех, кто меняет работу или ранее не определился с форматом.

В данной статье мы подробно разберем, кому, когда и как необходимо подавать заявление о введении электронной трудовой книжки, а также рассмотрим нюансы перехода с бумажного формата на цифровой в текущих реалиях.

Правовые основы: Закон № 439-ФЗ

Федеральный закон от № 439-ФЗ заложил фундамент цифровой трансформации кадрового делопроизводства. Согласно законодательству, электронная трудовая книжка, это не отдельный документ, а совокупность сведений о трудовой деятельности работника, формируемая в информационном ресурсе Пенсионного фонда России (ныне СФР).

Ключевые принципы, которые важно помнить:

• Для работников, впервые поступающих на работу с 1 января 2021 года, бумажные трудовые книжки не заводятся вообще. Для них возможна только электронная форма.
• Работники, имевшие бумажные книжки до 2021 года, имели право выбрать: сохранить бумажный формат или перейти на электронный.
• В 2026 году любой работник, ранее выбравший бумажную книжку, имеет право в любой момент подать заявление о переходе на электронную.

Кому необходимо писать заявление?

В текущей ситуации (май 2026 года) существует несколько категорий граждан, которым может потребоваться составление заявления:

1. Работники, желающие отказаться от бумажной трудовой книжки. Даже если ранее сотрудник настаивал на ведении бумажного документа, он может изменить свое решение. Для этого подается письменное заявление работодателю.
2. Новые сотрудники (принятые до 2021 года), не подавшие заявление ранее. Если человек сменил место работы и у него на руках бумажная трудовая, но он хочет, чтобы новый работодатель вел его стаж только в электронном виде, необходимо уведомить об этом руководство.
3. Работники, восстанавливающие стаж. В случаях, когда бумажная книжка утеряна, и принято решение не восстанавливать её в бумажном виде, а вести учет исключительно в электронном формате.

Важно: Утвержденной законодательством строгой формы заявления не существует. Работодатель может разработать собственный шаблон или использовать общепринятый образец.

Алгоритм перехода на электронную трудовую книжку

Процедура отказа от бумажной трудовой книжки в пользу электронной выглядит следующим образом:

• Шаг 1. Подача заявления. Сотрудник пишет заявление на имя работодателя с просьбой предоставлять сведения о трудовой деятельности в электронном виде.
• Шаг 2. Регистрация заявления. Работодатель регистрирует входящий документ в журнале учета заявлений.
• Шаг 3. Внесение записи в бумажную трудовую. В бумажную трудовую книжку вносится запись о поданном заявлении и выборе электронного формата. Эта запись заверяется подписями работника и работодателя (или уполномоченного лица).
• Шаг 4. Возврат документа. Бумажная трудовая книжка выдается работнику на руки; С этого момента работодатель больше не делает в ней записей.
• Шаг 5. Передача данных в СФР. Работодатель отправляет отчетность в Социальный фонд России в электронном виде.

Пример заявления о переходе на ЭТК

Ниже приведен образец, который можно использовать как основу. Документ пишется в свободной форме, но должен содержать обязательные реквизиты.

Генеральному директору ООО «Дом Шоколада»
Иванову И.И.
от бухгалтера по заработной плате

Ильченко Е.Н.

ЗАЯВЛЕНИЕ

Прошу предоставлять мне сведения о трудовой деятельности в соответствии со статьей 66.1 Трудового кодекса Российской Федерации в электронном виде путем направления выписки из индивидуального лицевого счета застрахованного лица.

Одновременно сообщаю, что я проинформирован(а) о том, что после подачи данного заявления бумажная трудовая книжка будет мне возвращена, и записи в нее вноситься не будут.

Подпись: ___________ /Ильченко Е.Н./

Обязанности работодателя: Уведомление и Приказ

Хотя основные сроки массового перехода (октябрь 2020 года) давно прошли, локальные нормативные акты должны быть актуализированы. Если в организацию приходит сотрудник, желающий перейти на ЭТК, или если в компании работают лица, до сих пор не определившиеся с форматом (хотя таких остается все меньше), работодатель обязан:

• Иметь готовый бланк уведомления о праве выбора формы ведения трудовой книжки.
• Вести журнал регистрации заявлений о выборе формы трудовой книжки.
• Издавать приказы о переходе конкретных сотрудников на электронную форму по факту поступления заявлений.

В колонке «Вид заявления» для каждого сотрудника необходимо четко фиксировать выбор: «Ведение бумажной трудовой книжки» или «Сведения о трудовой деятельности в электронной форме».

Часто задаваемые вопросы (FAQ)

Можно ли вернуться к бумажной трудовой после подачи заявления?

Нет. Закон № 439-ФЗ не предусматривает обратной процедуры. Once работник подал заявление о переходе на электронную форму и получил бумажную книжку на руки, вернуться к ведению бумажного документа у данного работодателя или любого другого уже нельзя.

Что делать, если бумажная трудовая потеряна после перехода на ЭТК?

Поскольку с 2026 года основным является электронный формат, утрата бумажной книжки после внесения записи о переходе на ЭТК не является критической. Весь актуальный стаж отражен в базе данных СФР. При необходимости работник может получить выписку в электронном виде через Госуслуги или в клиентской службе фонда.

Нужно ли писать заявление тем, кто устраивается на работу впервые в 2026 году?

Нет. Для лиц, впервые поступающих на работу после 1 января 2021 года, трудовая книжка в бумажном виде не заводится вообще. Работодатель сразу формирует электронную трудовую. Никаких заявлений о выборе формы от таких сотрудников не требуется.

Если вы еще не перешли на электронный формат, но цените современный подход к работе, май 2026 года — отличное время, чтобы подать соответствующее заявление и получить бумажную трудовую книжку на руки как архивный документ о прошлом опыте.