Трудовая книжка — это один из важнейших документов, подтверждающих трудовую деятельность гражданина. Она содержит записи о приеме на работу, переводах, награждениях и увольнениях. Но кто имеет право ставить подписи и печати в этом документе? Давайте разберемся подробно.

Основные правила заверения трудовой книжки

Согласно действующему законодательству и сложившейся практике, право заверять записи в трудовой книжке имеют:

1. Работодатель — как физическое, так и юридическое лицо, с которым заключен трудовой договор
2. Уполномоченное лицо, действующее на основании:
   • Доверенности от работодателя
   • Приказа о назначении на должность, предполагающую ведение трудовых книжек
   • Должностной инструкции
3. Специалисты кадровой службы — инспекторы по кадрам, HR-менеджеры, если они наделены соответствующими полномочиями

Кто конкретно может ставить подписи и печати

Руководитель организации

Как правило, руководитель организации (директор, генеральный директор) является лицом, уполномоченным заверять записи в трудовых книжках. Это закреплено в:

• Уставе организации
• Приказе о приеме на работу руководителя
• Должностной инструкции

Заместитель руководителя

В случае отсутствия руководителя или по его поручению, заместитель директора также может иметь полномочия на заверение трудовых книжек. Это должно быть закреплено:

• В приказе о распределении полномочий
• В доверенности, выданной руководителем

Специалисты кадровой службы

Чаще всего именно инспекторы по кадрам, HR-специалисты непосредственно ведут трудовые книжки и проставляют необходимые записи. Для этого они должны быть:

• Назначены приказом по организации
• Иметь соответствующую запись в трудовом договоре или должностной инструкции
• При отсутствии прямого указания в документах, иметь доверенность от работодателя

Как оформляются полномочия

Доверенность

Доверенность, это документ, который предоставляет право конкретному лицу заверять трудовые книжки. В ней должны быть указаны:

• Данные доверителя (работодателя)
• Данные доверенного лица (ФИО, должность)
• Конкретные полномочия (например: «вести и заверять трудовые книжки»)
• Срок действия доверенности
• Подпись доверителя с расшифровкой

Доверенность может быть выдана на определенный срок или для выполнения конкретного действия.

Приказ по организации

В некоторых случаях полномочия оформляются через приказ руководителя. В приказе указывается:

• ФИО сотрудника, наделяемого полномочиями
• Конкретные обязанности (ведение трудовых книжек)
• Срок действия приказа

Что именно нужно заверять в трудовой книжке

Согласно Правилам ведения и хранения трудовых книжек (утверждены Постановлением Правительства РФ от № 225), заверению подлежат:

1. Запись о приеме на работу — ставится подпись уполномоченного лица и печать организации
2. Записи о переводах, аналогично заверяются подписью и печатью
3. Записи о награждениях — заверяются при наличии
4. Запись об увольнении — обязательно заверяется подписью и печатью
5. Все последующие изменения — заверяются аналогичным образом

Особенности заверения в разных ситуациях

При оформлении новой трудовой книжки

При приеме на работу сотрудника, который ранее не работал и не имеет трудовой книжки, работодатель обязан оформить новую трудовую книжку. В этом случае:

• Первая запись вносится работодателем
• Запись заверяется подписью уполномоченного лица и печатью организации
• Сотрудник расписывается в получении трудовой книжки

При изменении названия организации

Если организация меняет свое наименование, в трудовую книжку вносится соответствующая запись, которая заверяется:

• Подписью руководителя организации
• Печатью организации

При реорганизации предприятия

При реорганизации (слиянии, присоединении и т.д.) записи в трудовых книжках заверяются:

• Подписью уполномоченного лица правопреемника
• Печатью правопреемника

Что делать, если полномочия не оформлены

Если у сотрудника кадровой службы или другого лица нет соответствующих полномочий, а записи в трудовой книжке уже проставлены, это может привести к:

• Признанию записей недействительными
• Проблемам при оформлении пенсии
• Трудностям при трудоустройстве в другую организацию

В этом случае необходимо:

1. Обратиться к работодателю для оформления доверенности или приказа
2. Внести изменения в трудовую книжку через процедуру исправления ошибок
3. При необходимости — запросить дубликат трудовой книжки

Ответственность за неправильное заверение

Неправильное заверение трудовой книжки может повлечь за собой:

• Административную ответственность — штрафы для должностных лиц (ст. 5.27 КоАП РФ)
• Гражданско-правовую ответственность — возмещение ущерба, причиненного работнику
• Уголовную ответственность — в случае умышленного искажения сведений (ст. 233 УК РФ)

Электронные трудовые книжки: новые реалии

С 2021 года в России внедряются электронные трудовые книжки. В этом случае:

• Записи вносятся в электронный формат
• Заверение происходит электронной подписью уполномоченного лица
• Бумажные трудовые книжки продолжают действовать для сотрудников, которые их имеют

Однако бумажные трудовые книжки не отменены и продолжают использоваться. Поэтому правила их заверения остаются актуальными.

Практические советы для работодателей

Рекомендации по оформлению полномочий

1. Закрепите полномочия документально, оформите приказ или доверенность на каждого сотрудника, который будет работать с трудовыми книжками
2. Укажите конкретные полномочия — не ограничивайтесь общими формулировками
3. Установите срок действия — доверенность или приказ должны иметь четкий срок действия
4. Храните документы о полномочиях, они могут понадобиться при проверках
5. Обучите сотрудников — проведите инструктаж по правилам ведения и заверения трудовых книжек

Что делать при увольнении сотрудника

1. Проверьте все записи в трудовой книжке на предмет правильности
2. Заверьте последнюю запись — об увольнении обязательно ставится подпись и печать
3. Выдайте трудовую книжку на руки — сотрудник должен расписаться в ее получении
4. Составьте акт передачи — если трудовая книжка отправляется почтой

Часто задаваемые вопросы

Может ли секретарь заверить трудовую книжку?

Да, может, если на это есть соответствующие полномочия, оформленные приказом или доверенностью. В противном случае — нет.

Нужно ли заверять все записи в трудовой книжке?

По закону обязательно заверять только запись об увольнении. Остальные записи заверяются по усмотрению работодателя, но для юридической чистоты рекомендуется заверять все.

Можно ли заверить трудовую книжку задним числом?

Нет, нельзя. Все записи должны вноситься и заверяться в момент их оформления. Задним числом заверять записи запрещено.

Что делать, если в трудовой книжке нет печати?

Если в трудовой книжке отсутствует печать, запись может быть признана недействительной. Необходимо обратиться к работодателю для заверения записи.

Право заверять трудовую книжку имеют только уполномоченные лица, чьи полномочия документально подтверждены. Это может быть:

• Руководитель организации
• Заместитель руководителя
• Специалисты кадровой службы (при наличии доверенности или приказа)

Все записи должны заверяться подписью и печатью (для бумажных трудовых книжек). Электронные трудовые книжки заверяются электронной подписью.

Соблюдение этих правил защищает права как работника, так и работодателя, и позволяет избежать юридических проблем в будущем.