Трудовая книжка — это главный документ‚ подтверждающий стаж и трудовую деятельность работника. С введением электронных трудовых книжек (ЭТК) правила их ведения и выдачи претерпели изменения‚ однако бумажный формат всё ещё остается актуальным для многих сотрудников. В этой статье мы подробно разберем‚ кто имеет право вести‚ подписывать и выдавать трудовую книжку‚ опираясь на актуальное законодательство 2026 года.
Электронная и бумажная трудовая книжка: что изменилось?
Переход на электронные трудовые книжки (ЭТК) в России полностью завершился в 2023 году. Сегодня действует следующий порядок:
- Для новых сотрудников: С 1 января 2021 года граждане‚ которые впервые устраиваются на работу‚ права выбора не имеют, для них оформляется только ЭТК.
- Обязанность работодателей: По закону работодатели обязаны формировать информацию о стаже каждого работника в цифровом виде и передавать её в Социальный фонд России (СФР).
- Для тех‚ у кого есть бумажная книжка: Если бумажная трудовая уже существует‚ работодатели обязаны вести её по прежним правилам одновременно с электронной. Если же сотрудник написал заявление о переходе на ЭТК‚ в бумажной делается закрывающая запись об этом‚ и она выдается работнику на руки.
Кто имеет право вести и оформлять трудовую книжку?
Согласно статье 66 Трудового кодекса РФ‚ работодатель (за исключением работодателей — физических лиц‚ не являющихся индивидуальными предпринимателями) обязан вести трудовые книжки на каждого сотрудника‚ проработавшего у него свыше пяти дней. Но кто конкретно ставит подписи и делает записи?
Кто делает записи?
Оформлением трудовой книжки занимается отдел кадров или другое уполномоченное лицо в компании. Работодатель сам оформляет работнику трудовую книжку при первом официальном трудоустройстве. Ответственность за ведение‚ хранение и учет трудовых книжек несет специально назначенный приказом руководителя работник.
Может ли ответственный сотрудник подписывать свою книжку?
Частый вопрос: кто должен делать записи в трудовой книжке человека‚ который сам отвечает за их ведение на предприятии? Может ли он сам ставить подпись в своей трудовой при поступлении на работу и увольнении?
К сожалению‚ ни Правила ведения трудовых книжек‚ ни какие-либо другие нормативные акты не устанавливают особенностей заверения записей для такого сотрудника. Прямых правовых запретов на это нет‚ поэтому работник‚ ответственный за ведение трудовых книжек‚ может сам заверить записи‚ внесенные в свою же книжку.
Кто имеет право подписывать трудовые книжки?
Записи в трудовой книжке заверяются подписью работодателя или лица‚ ответственного за ведение трудовых книжек‚ и печатью (при наличии). В 2026 году для оптимизации работы с кадровой документацией организация имеет право:
- Наделить отдел кадров правом иметь круглую печать с указанием фирменного наименования организации и словами «отдел кадров» посередине поля.
- Печатью отдела кадров официально заверяются трудовые книжки и вкладыши к ним.
Кто имеет право выдавать трудовую книжку?
Выдача трудовой книжки — строго регламентированный процесс. Согласно статье 62 ТК РФ‚ работодатель обязан выдать документ в день увольнения или подлинник/копию по письменному заявлению работника.
Выдача лично работнику
Трудовая книжка выдается непосредственно сотруднику. Если работник просит выдать подлинник книжки для предоставления в соцорганы или другие учреждения (например‚ для оформления пенсии)‚ работодатель имеет право потребовать с работника расписку о том‚ что трудовая книжка временно находится у работника.
Выдача представителю работника
Ситуации бывают разные: человек может заболеть‚ уехать или не иметь возможности забрать документ лично. Можно ли выдать трудовую книжку другому человеку?
Да‚ ее можно выдать на руки не самому работнику‚ а его представителю. Но для этого должно соблюдаться жесткое условие: представитель обязан предоставить нотариально удостоверенную доверенность‚ в которой прямо указано право на получение от имени сотрудника трудовой книжки.
Где должна храниться трудовая книжка?
В период действия трудового договора бумажная трудовая книжка работника должна храниться у работодателя. Для этого в компании оборудуются специальные сейфы или запирающиеся шкафы. Выдача документа на руки в период работы допускается только под расписку сотрудника и на ограниченное время.
В 2026 году ведение трудовых книжек — это двойная ответственность: передавать данные в электронном виде в СФР обязаны все‚ а бумажный вариант продолжает вестись для тех‚ кто не перешел на ЭТК. Право вести‚ подписывать и выдавать этот документ принадлежит работодателю в лице отдела кадров или уполномоченного сотрудника. При этом даже ответственный кадровик вправе заверить свою собственную книжку‚ а получить документ вместо работника можно только по нотариальной доверенности.