Трудовая книжка – основной документ‚ подтверждающий трудовую деятельность гражданина. Записи в ней имеют юридическую силу только после их визирования (подписи и печати) уполномоченным лицом. Ниже подробно рассмотрено‚ кто именно имеет право ставить визу‚ какие нормативные акты это регулируют и какие особенности следует учитывать при оформлении записей.

Нормативная база

Право на визирование записей в трудовой книжке определяется следующими актами:

• Трудовой кодекс Российской Федерации (ст. 66‚ 66.1) – устанавливает обязанность работодателя вести трудовую книжку и вносить в неё записи о приёме‚ переводе‚ увольнении и иных изменениях в трудовой деятельности.
• Федеральный закон № 400‑ФЗ «О страховых пенсиях в Российской Федерации» – связывает достоверность записей в трудовой книжке с правом на назначение пенсии.
• Постановление Правительства РФ от № 225 «О ведении трудовых книжек» – детализирует порядок заполнения‚ подписи и печати.
• Приказ Минтруда России от № 69 «Об утверждении формы трудовой книжки и порядка её ведения» – содержит образцы записей и требования к их оформлению.

Кто имеет право визировать записи?

Согласно указанным нормативным актам‚ визировать (подписывать и ставить печать) записи в трудовой книжке могут только лица‚ наделенные соответствующими полномочиями со стороны работодателя. Перечень таких лиц выглядит следующим образом:

1. Руководитель организации (директор‚ генеральный директор‚ президент и т.п.) – имеет безусловное право подписи всех видов записей.
2. Уполномоченное должностное лицо отдела кадров (HR‑службы) – как правило‚ специалист по кадрам‚ ответственный за ведение трудовых книжек. Его полномочия подтверждаются внутренним приказом руководителя о delegации полномочий.
3. Главный бухгалтер – в некоторых организациях (особенно небольших) визирование записей может быть возложено на главного бухгалтера‚ если это предусмотрено локальными нормативными актами.
4. Уполномоченный представитель филиала или представительства – если запись делается в филиале‚ её может заверить руководитель филиала или лицо‚ на которое возложены кадровые функции в данном подразделении.
5. Нотариус – в исключительных случаях (например‚ при восстановлении утерянной трудовой книжки) нотариус может заверить копию записи‚ но сам оригинал всё равно должен быть подписан работодателем.

Важно: лицо‚ не имеющее соответствующего приказа или доверенности от руководителя‚ не вправе ставить визу. Любая запись‚ сделанная без надлежащего подписи и печати‚ считается недействительной и может повлечь отказ в признании стажа при назначении пенсии или иных социальных выплат.

Порядок визирования записи

1. Подготовка записи – вносятся реквизиты: дата‚ наименование организации‚ должность‚ вид действия (приём‚ перевод‚ увольнение и т.д.)‚ основание (приказ‚ соглашение и т.п.).
2. Подпись уполномоченного лица – ставится собственноручная подпись (или электронная подпись в случае электронной трудовой книжки).
3. Ставка печати организации – используется круглый штамп с полным наименованием работодателя (как указано в уставных документах). Если организация не имеет печати‚ допускается подпись с расшифровкой и указанием должности‚ но это редко применяется на практике.
4. Внесение записи в журнал учета трудовых книжек – для внутреннего контроля.

При использовании электронной трудовой книжки (ЕТК) визирование осуществляется посредством квалифицированной электронной подписи (КЭП) уполномоченного лица работодателя‚ а печать заменяется отметкой о подтверждении записи в информационной системе.

Особенности при различных ситуациях

Увольнение сотрудника

При увольнении запись делает лицо‚ уполномоченное издавать приказ об увольнении (обычно руководитель или кадровый специалист). Печать ставится после подписи приказа.

Перевод на другую должность (внутри организации)

Запись о переводе может быть подписана тем же лицом‚ которое издало приказ о переводе. Если перевод оформляется соглашением сторон‚ подпись ставит представитель работодателя‚ уполномоченный заключать такие соглашения.

Совместительство и внешнее совместительство

Запись о совместительстве делает основной работодатель (где трудовая книжка хранится). Внешнее совместительство не отражается в трудовой книжке основного места работы‚ поэтому визирование не требуется.

Удаленная работа и дистанционные сотрудники

Даже если сотрудник работает удалённо‚ визирование записей осуществляется уполномоченным лицом работодателя‚ находящимся в месте location организации (или через ЭДС с использованием КЭП).

Ликвидация организации

При ликвидации записи о прекращении трудового договора делает liquidator (ликвидационная комиссия) или лицо‚ уполномоченное ликвидатором. Печать ставится от имени ликвидируемого юридического лица (если она ещё действует).

Последствия неправильного визирования

Если запись сделана без надлежащей подписи и/или печати‚ она считается недействительной. Это может привести к следующим негативным последствиям:

• Отказ в признании периода работы при расчёте страховой пенсии.
• Необходимость восстановления трудовой книжки через суд или архив.
• Возможные штрафы для работодателя за нарушение трудового законодательства (ст. 5.27 КоАП РФ).
• Сложности при трудоустройстве нового работодателя‚ который может усомниться в достоверности представленного документа.

Рекомендации для работодателей и сотрудников

• Издать внутренний приказ о delegации полномочий по визированию записей в трудовой книжке (указать ФИО‚ должность‚ порядок действия).
• Обеспечить наличие актуального штампа организации с полным наименованием и ОГРН/ИНН.
• При переходе на электронные трудовые книжки обучать кадровых сотрудников работе с КЭП и проверять корректность отметок в системе;
• Сотрудникам рекомендуется periodically проверять свои трудовые книжки на наличие всех необходимых подписей и печатей‚ особенно перед подачей документов на пенсию.
• При обнаружении ошибки немедленно обращаться к работодателю для внесения исправительной записи (согласно ст. 66 ТК РФ);