Трудовая книжка – один из основных кадровых документов, в котором фиксируются сведения о трудовой деятельности сотрудника. Любая ошибка или неточность в нём может привести к проблемам при расчёте заработной платы, оформлении отпусков, подтверждении стажа и т.д. Поэтому вопрос кто имеет право вносить изменения в трудовую книжку и как правильно их оформить – критически важен для любого работодателя.
Согласно Правилам внесения исправлений в трудовую книжку (пункт 27 Правил, ГАРАНТ), исправления в трудовую книжку должен вносить именно тот работодатель, который допустил ошибку. Это может быть:
- Организация‑работодатель (юридическое лицо, ИП);
- Отдел кадров или иной специалист, уполномоченный вести кадровое делопроизводство;
- При наличии электронной трудовой книжки – система работодателя, которая автоматически вносит изменения.
Важно помнить, что не каждый сотрудник может самостоятельно вносить правки в свою трудовую книжку. Самостоятельные изменения без указания основания считаются недействительными.
Когда правом вносить изменения обладает работодатель?
Работодатель вправе вносить изменения в любой момент, если:
- Выявлена ошибка в уже записанных данных (фамилия, дата рождения, должность, образование и т.д.);
- Проводится переименование должности, структурного подразделения или организации;
- Сотрудник меняет паспортные данные, и требуется обновить сведения в книжке.
Как правильно оформить внесение изменений
Внесение правок в бумажную трудовую книжку регулируется строгими правилами. Ниже – пошаговая инструкция.
Общие правила оформления
- Титульный лист – исправления вносятся путём зачёркивания и написания правильного варианта рядом.
- Раздел «Сведения о работе» и Раздел «Сведения о награждениях» – вносятся новой записью, где указывается, что прежняя информация неверна.
- Все изменения должны быть подписаны (ФИО ответственного лица, дата, место).
Пример оформления записи
Допустим, нужно исправить название должности «сторож‑кочегар» → «кочегар‑сторож». Правильный вариант записи:
Запись в графе 4: Дата и номер приказа: № 123 На основании чего: Приказ руководителя от г. Внесено: ______________________ (ФИО ответственного) Старый вариант: Сторож‑кочегар Новый вариант: Кочегар‑сторож
Примеры типовых ситуаций
- Изменение наименования должности – вносится новая запись с указанием даты и номера приказа.
- Перевод в другое подразделение – в графе «Сведения о работе» добавляется запись о новом подразделении.
- Исправление даты рождения – в графе «Сведения о работнике» черным карандашом зачёркивается ошибка и рядом пишется правильная дата.
- Обновление сведений о образовании – в графе «Образование» вносится новая запись с указанием учебного заведения и года окончания.
Как внести изменения в электронную трудовую книжку
С 2021 г. в РФ допускается ведение электронной трудовой книжки. В этом случае процедура несколько упрощена, однако правила остаются теми же.
- Изменения вносятся в системе кадрового учёта, которая синхронизируется с электронной книжкой сотрудника.
- После внесения правки система автоматически генерирует документ‑основание (приказ, распоряжение) и привязывает его к записи.
- Сотрудник, уволенный до перехода на электронный формат, может получить выписку из электронной книги в бумажном виде.
В электронном виде вносить изменения может только работодатель (или его уполномоченный представитель). Самостоятельные правки сотрудника в электронной книжке не допускаются.
Частые вопросы и ответы
Кто может подписать исправление в книжке?
Исправление подписывает кадровик или иной сотрудник, уполномоченный вести кадровое делопроизводство. Подпись должна быть выполнена вручную (для бумажной формы) или электронно (для электронной формы).
Что делать, если ошибка обнаружена после увольнения сотрудника?
После увольнения правка может быть внесена только работодателем, который был подписан в трудовой книжке в качестве работодателя в момент ошибки. Обычно это делается в рамках проверки документов перед выдачей трудовой книжки новому работодателю.
Нужно ли оформлять изменения в паспортных данных?
Да. При замене паспорта сотрудник подаёт заявление и копию нового паспорта. Кадровик вносит изменения в трудовую книжку, личную карточку (форма Т‑2) и в другие кадровые документы.
Чтобы избежать юридических рисков и обеспечить корректность кадрового документооборота, следует соблюдать следующие принципы:
- Только работодатель (или уполномоченный им специалист) имеет право вносить изменения в трудовую книжку.
- Все правки оформляются в соответствии с Правилами внесения исправлений: зачёркивание на титульном листе, новая запись в остальных разделах.
- Для каждой правки требуется основание – приказ, распоряжение или иной документ, подписанный руководителем.
- При переходе на электронную форму изменения вносятся в системе учёта, а система автоматически формирует соответствующий документ‑основание.
- Все изменения фиксируются подписью ответственного лица и датой.
Соблюдая эти правила, работодатель гарантирует достоверность сведений в трудовой книжке, что упрощает работу с контролирующими органами и уменьшает риск ошибок в расчётах и оформлении трудовых отношений.
Автор статьи: кадровый консультант, специалист по трудовому праву.