Работа по совместительству — распространённая практика в современной экономике. Многие сотрудники совмещают основную должность с дополнительной, чтобы увеличить доход, приобрести новый опыт или просто реализовать свои профессиональные интересы. Однако при оформлении совместительства возникает множество вопросов, связанных с ведением трудовой книжки. Особенно актуален вопрос: кто, когда и на основании каких документов вносит запись о совместительстве в трудовую книжку?

В этой статье мы подробно разберём все аспекты предоставления трудовой книжки при совместительстве, включая различия между внутренним и внешним совместительством, порядок внесения записей, необходимые документы и типичные ошибки, которые допускают кадровики.

Важно помнить: запись о работе по совместительству в трудовую книжку вносит ТОЛЬКО основной работодатель!

Согласно части 5 статьи 66 Трудового кодекса РФ и Письму Минтруда России от № 14-6/ООГ-1867, работодатель по месту совместительства (внешнего или внутреннего) не имеет права вносить какие-либо записи в трудовую книжку сотрудника. Это исключительная компетенция основного работодателя.

Почему так? Потому что трудовая книжка — это официальный документ, подтверждающий историю трудовой деятельности работника, и её ведение регулируется строгими правилами. Внесение записей о совместительстве — это не обязанность, а право работника, реализуемое по его инициативе.

В каких случаях вносится запись о совместительстве?

Запись о совместительстве в трудовую книжку вносится только по письменному заявлению работника. Ни один работодатель не может внести такую запись без согласия сотрудника.

Это означает, что:

• Если работник не подал заявление, запись не делается, даже если он работает по совместительству.
• Если работник подал заявление — основной работодатель обязан внести запись в течение 5 рабочих дней с момента получения всех необходимых документов.

Такой подход защищает права работника: он сам решает, хочет ли он, чтобы его трудовая книжка содержала информацию о дополнительной работе. Это особенно важно при смене работы, получении кредита или при оформлении пенсии — наличие записи может упростить подтверждение стажа.

Какие документы должен предоставить совместитель?

Для внесения записи о совместительстве основной работодатель требует от сотрудника документ, подтверждающий факт трудоустройства на втором месте работы. К таким документам относятся:

• Копия приказа о приёме на работу по совместительству (заверенная печатью и подписью руководителя второго работодателя);
• Справка с места работы по совместительству, в которой указаны: наименование организации, должность, дата приёма, статус совместителя;
• Копия трудового договора с указанием, что он заключён на условиях совместительства (если в нём прямо указано, что работа является совместительством).

Важно! Документы должны быть заверены печатью и подписью ответственного лица второго работодателя. Сканы или неофициальные выписки не принимаются.

Различия между внутренним и внешним совместительством

Существует два вида совместительства:

Внутреннее совместительство

Работник выполняет дополнительную работу в той же организации, где работает по основному месту работы. Например, бухгалтер в ООО «Ромашка» дополнительно работает на должности менеджера по продажам в этом же ООО.

Особенности:

• Запись в трудовую книжку вносится по заявлению работника.
• Документом-основанием служит приказ о совмещении должностей (внутреннее совместительство оформляется как дополнительная работа в рамках одного трудового договора).
• В графе 3 указывается: «Принят на должность [название] по совместительству».

Внешнее совместительство

Работник работает у другого работодателя. Например, врач из больницы работает в частной клинике по выходным.

Особенности:

• Запись вносится на основании подтверждающего документа от внешнего работодателя (копия приказа или справка).
• В графе 3 указывается: «Принят в [полное наименование организации] на должность [название] по совместительству».
• В графе 4 указываются реквизиты документа: номер, дата, наименование выдавшего органа.

Как правильно оформить запись в трудовой книжке?

Запись о совместительстве оформляется по строгим правилам, установленным Положением о ведении трудовых книжек (утв. Постановлением Правительства РФ от № 225).

Образец записи (внешнее совместительство):

1. Графа 1 (порядковый номер): следующий по порядку номер после предыдущей записи.
2. Графа 2 (дата): дата приёма на работу по совместительству (например, ).
3. Графа 3 (содержание записи):
   «Принят в ООО «Солнышко» на должность менеджера по продажам по совместительству».
4. Графа 4 (основание):
   «На основании приказа № 12/2025 от ».

Важные правила оформления:

• После предыдущей записи необходимо сделать одну пустую строку — это требование к форматированию.
• Запись должна быть сделана чернилами чёрного цвета или с использованием печатающего устройства (для электронных трудовых книжек — через ЕФС-1);
• Запись не может быть исправлена — при ошибке оформляется новая запись с пометкой «Исправлено» и указанием причины.
• Все записи заверяются печатью организации и подписью ответственного лица (кадровика или руководителя).

Электронная трудовая книжка: как оформляется запись?

С 2020 года в России активно переходят на электронные трудовые книжки (ЭТК). Для них правила немного отличаются:

• Запись о совместительстве вносится в ЭТК только основным работодателем.
• Документы, подтверждающие совместительство, предоставляются в бумажном или электронном виде (с ЭЦП).
• Запись вносится через отчёт подраздел 1.1 раздела 1 формы ЕФС-1, который направляется в Пенсионный фонд РФ.
• Работник может проверить наличие записи в личном кабинете на сайте ПФР или портале Госуслуг.

Важно: Если работник имеет и бумажную, и электронную трудовую книжку — запись вносится только в ту, которую он выбрал как основную. При выборе электронной — бумажная больше не обновляется.

Что делать при увольнении с работы по совместительству?

При увольнении с места совместительства запись об увольнении вносится в трудовую книжку только по заявлению работника.

Для этого сотрудник должен предоставить основному работодателю:

• Копию приказа об увольнении с места совместительства;
• Справку о прекращении трудовых отношений.

Запись оформляется аналогично записи о приёме, но с указанием причины увольнения (например, «уволен по собственному желанию» или «расторжение трудового договора по соглашению сторон»).

Частые ошибки и как их избежать

В практике кадровых служб встречаются следующие ошибки:

1. Внесение записи без заявления работника — нарушение ТК РФ. Работник имеет право не указывать совместительство в трудовой книжке.
2. Запись вносится работодателем по совместительству — это незаконно. Только основной работодатель имеет право вносить записи.
3. Отсутствие заверения документов, копия приказа без печати и подписи не принимается.
4. Неправильное оформление графы 3 — не указано «по совместительству»; Без этой фразы запись считается недействительной.
5. Исправление записи — при ошибке нужно оформить новую запись, а не зачёркивать старую.

• Запись о совместительстве в трудовую книжку вносится ТОЛЬКО основным работодателем.
• Только по письменному заявлению работника.
• На основании заверенного документа от второго работодателя.
• Внешний и внутренний совместитель — одинаковый порядок оформления записи.
• Электронная трудовая книжка, через форму ЕФС-1, только основным работодателем.
• Работодатель по совместительству НЕ имеет права вносить записи в трудовую книжку.

Соблюдение этих правил не только обеспечивает законность трудовых отношений, но и защищает права работника при оформлении пенсии, кредита, переезде на новое место работы или при судебных спорах.

Рекомендация для работников: Если вы работаете по совместительству и хотите, чтобы это отражалось в вашей трудовой книжке — подайте заявление в отдел кадров по основному месту работы и предоставьте все необходимые документы. Это ваше право, и никто не может его отказать.

Рекомендация для работодателей: Не вносите записи без заявления и без подтверждающих документов. Не пытайтесь «помочь» сотруднику, внося информацию без его согласия — это может повлечь административную ответственность по ст. 5.27 КоАП РФ.

Правильное оформление трудовой книжки — залог прозрачности и доверия в трудовых отношениях. Соблюдайте правила — и вы защитите себя и своих сотрудников от ненужных проблем.