Дата подготовки материала: 21 мая 2026 г.
Трудовая книжка – основной документ, подтверждающий трудовую деятельность гражданина. Записи в неё вносятся строго в соответствии с нормативными актами Трудового кодекса РФ, Приказом Минтруда России № 320н и внутренними положениями организации. Ниже рассмотрены все категории лиц, уполномоченных осуществлять такие записи, а также порядок их оформления и особенности в отдельных ситуациях.
Основные субъекты, имеющие право вносить записи
- Работодатель – юридическое лицо или индивидуальный предприниматель, с которым у работника заключён трудовой договор.
- Уполномоченное лицо работодателя – сотрудник, на которого возложена функция ведения, хранения и учёта трудовых книжек (как правило, специалист отдела кадров или кадрового делопроизводства). Уполномочие оформляется приказом руководителя.
- Бухгалтер – может вносить записи только в случае, если на него приказом возложена ответственность за ведение трудовых книжек (см. ответ Mail.ru user_11957990).
- Лицо, допустившее ошибку – при исправлении неточностей запись вносит именно тот работодатель, который допустил ошибку (п. 27 Правил ведения трудовых книжек, подтверждено ГИТ Новгородской области, сентябрь 2017 г.).
Кто отвечает за ведение трудовых книжек на предприятии
На каждом предприятии должно быть назначено лицо, ответственное за:
- приём и выдачу трудовых книжек;
- внесение записей о приёме, переводе, увольнении, совместительстве, приостановлении и возобновлении действия трудового договора;
- хранение и учёт книжек (в т.ч. электронных, если организация использует ЭТК).
Как правило, эту функцию выполняет специалист отдела кадров. Однако ни Трудовой кодекс, ни иные нормативные акты не запрещают возложить эти обязанности на бухгалтера, юриста или иного сотрудника, если соответствующее распоряжение издано приказом руководителя.
Может ли ответственный за ведение трудовых книжек ставить подпись в своей собственной трудовой книжке?
Специального запрета на то, чтобы сотрудник, отвечающий за ведение трудовых книжек, сам подписал записи в своей книжке при приёме на работу и увольнении, нет. Однако на практике рекомендуется, чтобы такие записи заверяло другое уполномоченное лицо (например, директор или иной руководитель), чтобы избежать конфликта интересов и обеспечить прозрачность процедуры.
Особенности внесения записей в отдельных ситуациях
Запись о приёме на работу
Согласно рекомендациям Роструда, оптимально вносить запись о приёме на работу не позднее пятого рабочего дня сотрудника. Запись делается на титульном листе трудовой книжки, заверяется подписью уполномоченного лица и печатью организации (при наличии печати).
Запись о приостановлении и возобновлении действия трудового договора (мобилизация)
Если трудовой договор приостанавливается в связи с мобилизацией работника, запись о приостановлении вносит работодатель (или его уполномоченное лицо) на основании приказа о призыве. После завершения мобилизации аналогично вносится запись о возобновлении действия договора. Оба действия оформляются в соответствии с внутренними положениями и заверяются подписью и печатью.
Запись о работе по совместительству
Запись о совместительстве вносится только основным работодателем и исключительно по заявлению сотрудника. Оформление производится в соответствии со ст. 66 ТК РФ и Приказом Минтруда № 320н. В трудовой книжке указываются наименование совмещающей организации, должность, период работы и реквизиты приказа о приёме на совместительство.
Исправление и дополнение записей
Исправления вносятся:
- одной чертой зачёркивается ошибочная запись;
- сверху пишется правильная информация;
- внесение заверяется подписью уполномоченного лица и печатью организации;
- ссылка на документ, послуживший основанием для исправления, делается на внутренней стороне обложки трудовой книжки.
Как отмечено в пункте 27 Правил, исправление должно выполнять тот работодатель, который допустил ошибку.
Изменение личных данных (фамилия, имя, отчество, дата рождения)
Изменения вносятся на титульном листе: прежние данные зачёркиваются одной чертой, сверху пишутся новые. Заверяется подписью уполномоченного лица и печатью.
Электронные трудовые книжки (ЭТК) и бумажный формат
С 2021 г. в России действует обязательный переход на электронные трудовые книжки. Тем не менее, работники сохраняют право вести бумажную версию параллельно с ЭТК. Записи в бумажную книжку вносятся теми же лицами, что и в электронную, а порядок их оформления остаётся неизменным.
- Записи в трудовую книжку могут вносить работодатель или уполномоченное им лицо (кадровик, бухгалтер, юрист и др.), если соответствующее возложение оформлено приказом.
- Лицо, ответственное за ведение трудовых книжек, может подписывать свои собственные записи, но рекомендуется избегать такого совпадения для обеспечения объективности.
- Исправления вносятся исключительно тем работодателем, который допустил ошибку.
- Особые случаи (мобилизация, совместительствo, изменение личных данных) имеют свои порядки оформления, но субъект, осуществляющий запись, остаётся тем же – работодатель или его уполномоченный представитель.
- Все записи должны быть заверены подписью уполномоченного лица и печатью организации (при наличии печати), а также содержать ссылку на основной документ (приказ, соглашение и т.п.).
Соблюдение этих правил гарантирует законность и достоверность сведений, содержащихся в трудовой книжке, что особенно важно при подтверждении стажа, назначении пенсии и разрешении трудовых споров.