Трудовая книжка – это официальный документ, в котором фиксируются все трудовые отношения работника с работодателем. В России она регулируется Трудовым кодексом РФ и рядом нормативных актов. Вопрос о том, кто именно имеет право вносить записи в трудовую книжку, имеет практическое значение как для работодателей, так и для сотрудников. Ниже мы разберём основные правила, кто может заполнять трудовые книжки, как это делается и какие нюансы стоит учитывать.

Законодательная база

• Трудовой кодекс РФ (часть 2) – глава 7 «Трудовая книжка».
• Постановление Правительства РФ от № 1331 «Об утверждении Правил ведения трудовых книжек».
• Приказы Минтруда РФ, которые уточняют порядок заполнения и оформления записей.

Согласно статье 121 Трудового кодекса, запись в трудовой книжке может вноситься только уполномоченным лицом, которое имеет доступ к документу и соблюдает установленный порядок.

Кто именно может вносить записи?

Работодатель

Основной субъект, который обязан вести трудовую книжку, – это работодатель. Он может вносить записи:

• при приёме на работу;
• при изменении условий труда (смена должности, места работы, заработной платы);
• при увольнении и выдаче справки об отработанном времени.

Запись в трудовой книжке работодатель делает в письменной форме, используя официальную бланк, и подписывает её. В случае электронного оформления – в системе электронного документооборота.

Уполномоченное лицо (HR‑специалист, бухгалтер)

В большинстве организаций запись в трудовой книжке выполняет сотрудник отдела кадров (HR‑специалист) или бухгалтер. При этом:

• он обязан иметь доступ к персональным данным сотрудника;
• он должен быть обучен правилам заполнения и хранению трудовых книжек;
• он подписывает запись, подтверждая её достоверность.

Сотрудник (самостоятельное заполнение)

В некоторых случаях сотрудник может самостоятельно заполнить часть информации в трудовой книжке, например, при приёме на работу в небольших компаниях, где нет отдельного отдела кадров. Однако:

• запись должна быть подтверждена работодателем;
• сотрудник не может самостоятельно изменять сведения о зарплате, должности и т.д.;
• после подписания запись считается официальной.

Электронная трудовая книжка (ЭТК)

С 2021 года в России действует система электронных трудовых книжек. В этом случае:

• записи вносятся автоматически через электронный документооборот;
• работодатель (или его уполномоченное лицо) подписывает электронную запись;
• сотрудник подтверждает данные в личном кабинете.

При этом физическая трудовая книжка может быть заменена полностью на электронную, но в некоторых случаях она всё ещё требуется (например, при работе в некоторых регионах).

Практические рекомендации по заполнению трудовых книжек

Формат записи

Запись в трудовой книжке должна быть чёткой, без ошибок и в соответствии с шаблоном, установленным Минтрудом. Важно соблюдать:

• полное ФИО работника;
• дата рождения и СНИЛС;
• дата приёма на работу и место работы;
• должность, вид деятельности, трудовой договор;
• условия труда (зарплата, график работы, отпуск).

Подпись и печать

Запись должна быть подписана уполномоченным лицом и, при необходимости, печатана. Если используется электронная система, подпись заменяется цифровой подписью.

Хранение и доступ

Физическая трудовая книжка хранится в безопасном месте (бюро кадров, бухгалтерия). Электронная трудовая книжка хранится в системе Социального фонда и доступна через личный кабинет сотрудника.

Проверка и аудит

Регулярно проводите внутренний аудит записей в трудовых книжках. Это поможет выявить ошибки и своевременно их исправить, а также подготовиться к внешним проверкам.

Ответственность за неправильное заполнение

Нарушение правил заполнения трудовой книжки может повлечь за собой:

• штрафы для работодателя (по статье 122 ТК РФ);
• отказ в выдаче справки об отработанном времени;
• потерю доверия со стороны сотрудников;
• потенциальные судебные разбирательства.

Поэтому важно, чтобы все лица, занимающиеся заполнением трудовых книжек, были компетентны и следили за точностью данных.

Заполнение трудовых книжек – это обязанность работодателя, но в реальной практике это часто выполняет уполномоченное лицо из отдела кадров или бухгалтерии. Сотрудник может участвовать в процессе, но только в пределах, предусмотренных законом. С переходом на электронные трудовые книжки процедура становится более автоматизированной и безопасной, однако требования к точности и достоверности данных остаются неизменными.

Следуя приведённым рекомендациям, вы сможете обеспечить правильное ведение трудовых книжек, избежать юридических рисков и укрепить доверие сотрудников к вашей организации.