Трудовая книжка – основной документ‚ фиксирующий сведения о трудовой деятельности работника. Вопрос о том‚ кто именно имеет право её выдать‚ часто вызывает недоразумения как у работодателей‚ так и у самих работников. В статье подробно рассматриваются законодательно закреплённые права и обязанности всех участников трудовых отношений‚ а также практические нюансы выдачи как бумажной‚ так и электронной трудовой книжки.

Правовая база‚ регулирующая выдачу трудовой книжки

Основные положения о трудовой книжке содержатся в Трудовом кодексе Российской Федерации (ТК РФ):

• Статья 66 ТК РФ – определяет‚ что трудовую книжку обязан вести работодатель и выдавать её работнику.
• Статья 66.1 ТК РФ – регулирует порядок предоставления работнику сведений о трудовой деятельности (в т.ч. электронных записей).
• Статья 137 ТК РФ – устанавливает обязанность работодателя оформить трудовую книжку при первом официальном трудоустройстве.
• Постановление Правительства РФ от № 1652 «Об электронных трудовых книжках» – вводит порядок ведения и выдачи электронных трудовых книжек.

Эти нормативные акты определяют‚ кто именно может выдавать трудовую книжку и в какие сроки.

Участники трудовых правоотношений

В контексте выдачи трудовой книжки следует различать следующих участников:

1. Работодатель (юридическое или физическое лицо‚ заключившее трудовой договор).
2. Ответственное лицо в организации (руководитель отдела кадров‚ бухгалтер‚ главный бухгалтер‚ уполномоченный специалист по кадровому делопроизводству).
3. Работник (физическое лицо‚ получающее трудовую книжку).
4. Органы государственной службы занятости и Пенсионный фонд России (в случае предоставления справок и электронных записей).

Кто именно имеет право выдать трудовую книжку?

Работодатель как основной выдающий

Согласно статье 66 ТК РФ‚ работодатель обязан выдать трудовую книжку работнику в день прекращения трудового договора (в последний рабочий день) либо при первом официальном трудоустройстве. Это право может быть реализовано:

• Лично руководителем организации;
• Уполномоченным сотрудником кадровой службы;
• Бухгалтером‚ если в организации отсутствует отдельный отдел кадров.

Внутренний регламент предприятия (приказ о ведении трудовых книжек) обычно фиксирует‚ кто именно подписывает и ставит печать в книге.

Ответственное лицо за ведение трудовых книжек

Трудовой кодекс допускает‚ что выдачей трудовой книжки может заниматься лицо‚ ответственное за её ведение. Это может быть:

• Главный специалист отдела кадров;
• Старший бухгалтер‚ если в организации нет кадровой службы;
• Уполномоченный сотрудник‚ назначенный приказом руководителя.

Важно‚ чтобы у такого лица была подтверждённая полномочность (приказ‚ доверенность) и он мог поставить подпись и печать организации.

Электронная трудовая книжка

С 1 января 2020 года в России действует система электронных трудовых книжек (ЭТК). В этом случае:

• Записи в ЭТК вносит орган‚ уполномоченный вести электронный реестр – обычно это отдел кадров‚ но может быть и специализированный сервис‚ интегрированный с СФР (Социальный фонд России).
• Выдача доступа к ЭТК происходит через личный кабинет в СФР. Работник получает логин/пароль или QR‑код‚ а не физический документ.
• При необходимости печатной копии работник может запросить её в отделе кадров‚ где уполномоченный сотрудник распечатывает выписку и подписывает её.

Порядок выдачи трудовой книжки при увольнении

1. Подготовка записей – все записи о трудовом стаже‚ награждениях‚ переводах и т.д. заверяются подписью работодателя (или уполномоченного лица) и печатью организации.
2. Подписание работником – работник подписывает журнал учёта выдачи трудовых книжек‚ подтверждая получение.
3. Выдача в последний рабочий день – согласно п. 35 Правил при выдаче трудовой книжки‚ работодатель обязан выдать её в день увольнения.
4. Если работник отказывается принимать книжку или отсутствует‚ работодатель обязан:
   • Составить уведомление о необходимости явиться за книжкой;
   • Получить письменное согласие на отправку по почте (заказным письмом с описью вложения и уведомлением о вручении);
   • Отправить книжку в течение 5 рабочих дней после увольнения.

Специальные случаи

Выдача книжки новому сотруднику

При первом официальном трудоустройстве работодатель обязан оформить и выдать трудовую книжку в течение 3 дней с момента начала работы. Если у работника уже есть книжка‚ в неё вносятся новые записи.

Выдача книжки в случае перевода внутри организации

При переводе внутреннего совместителя в основные работники в трудовую книжку вносится запись о переводе. Выдача новой (или обновлённой) книжки производится тем же уполномоченным лицом‚ которое вела её ранее.

Выдача книжки в случае судебного спора

Если трудовая книжка была утеряна или повреждена‚ работник может обратиться в суд за восстановлением записей. Судом может быть назначен исполнительный орган (например‚ отдел кадров) для выдачи восстановленной книжки.

Ответственность за нарушение порядка выдачи

• Работодатель‚ не выдавший трудовую книжку в установленный срок‚ может быть привлечён к административной ответственности (штраф за нарушение трудового законодательства).
• Отказ работника подписать акт приёма‑передачи книжки без уважительных причин может рассматриваться как нарушение трудовой дисциплины.
• Неправильное ведение реестра выдачи (отсутствие записей в журнале) влечёт за собой затруднения при проверках со стороны инспекции труда.

Практические рекомендации для работодателей

1. Сформировать внутренний приказ‚ где чётко указаны лица‚ уполномоченные выдавать трудовые книжки и вести реестр их движения.
2. Обеспечить наличие печатных форм журналов учёта и их своевременное заполнение.
3. При переходе на электронную форму:
   • Обучить персонал работе с СФР;
   • Получить согласие работников на хранение их данных в электронном виде (ст. 66.1 ТК РФ);
   • Регулярно проверять корректность записей в системе.
4. При увольнении заранее согласовать с работником способ получения книжки (лично‚ почтой‚ через представителя).
5. Хранить копии всех подписанных актов выдачи в архиве кадровой службы не менее 5 лет.

В соответствии с Трудовым кодексом только работодатель (или лицо‚ официально уполномоченное им) имеет право выдавать трудовую книжку работнику. Это может быть руководитель‚ специалист отдела кадров‚ бухгалтер или иной уполномоченный сотрудник‚ если об этом есть внутренний приказ. При переходе на электронную форму роль «выдающего» переходит к системе СФР‚ однако доступ к данным всё равно предоставляется через уполномоченное лицо организации.

Соблюдение установленных сроков и правильное документирование процесса выдачи трудовой книжки защищает интересы обеих сторон трудовых отношений и помогает избежать административных и судебных споров.

Дата актуализации информации: . Источники: Трудовой кодекс РФ‚ КонсультантПлюс‚ официальные разъяснения Прокуратуры РФ‚ материалы портала «Гарант»‚ публикации о электронных трудовых книжках 2025‑2026 гг.