Вопрос о том, кто имеет право заполнять и вести трудовые книжки, является актуальным для многих работодателей, особенно в небольших организациях, где отсутствует отдельная кадровая служба. Давайте разберемся в законодательных нормах и практических аспектах этого вопроса.

Нормативная база

Согласно статье 66 Трудового кодекса РФ, ведение, хранение, учет и выдача трудовых книжек возлагаются на работодателя. При этом конкретное распределение обязанностей между сотрудниками определяется внутренними локальными актами организации.

Кто может заполнять трудовые книжки?

Законодательство не содержит прямого запрета на то, чтобы бухгалтер заполнял трудовые книжки. Однако есть несколько важных моментов, которые необходимо учитывать:

1. Ответственное лицо: Должностное лицо, ответственное за ведение трудовых книжек, должно быть назначено приказом руководителя организации. Это может быть:
• Сотрудник отдела кадров;
• Бухгалтер (в организациях без кадровой службы);
• Секретарь;
• Руководитель;
• Иное уполномоченное лицо.
2. Квалификация: Лицо, ответственное за ведение трудовых книжек, должно знать:
• Правила заполнения трудовых книжек (утверждены Постановлением Правительства РФ от № 225);
• Порядок ведения приходно-расходной книги;
• Правила хранения и выдачи трудовых книжек;
• Ответственность за нарушение порядка ведения.
3. Документальное оформление: Назначение ответственного лица должно быть оформлено приказом по основной деятельности организации.

Какие обязанности возлагаются на бухгалтера?

Если бухгалтер назначен ответственным за ведение трудовых книжек, на него возлагаются следующие обязанности:

• Ведение приходно-расходной книги по учету бланков трудовых книжек и вкладышей;
• Ведение книги учета движения трудовых книжек и вкладышей в них;
• Обеспечение сохранности трудовых книжек;
• Выдача трудовых книжек работникам при приеме на работу;
• Внесение записей о приеме, переводе и увольнении работников;
• Оформление дубликатов трудовых книжек при необходимости;
• Представление отчетности в бухгалтерию о наличии бланков;
• Сдача отчетности в Пенсионный фонд (в случае электронных трудовых книжек).

Бухгалтерский учет трудовых книжек

Бухгалтерский учет трудовых книжек включает несколько важных аспектов:

Учет бланков трудовых книжек

Согласно письму Минфина России от № 07-05-06/18, затраты на приобретение бланков трудовых книжек и вкладышей относятся на прочие расходы организации.

Проводки по учету бланков:

Учет денежных средств, полученных за трудовые книжки

Если работодатель взимает плату с работника за оформление трудовой книжки, эти суммы относятся на прочие доходы организации.

Проводки:

Ответственность за нарушения

За нарушение порядка ведения, хранения или выдачи трудовых книжек предусмотрена административная ответственность:

• Статья 5.27 КоАП РФ: Нарушение законодательства о труде и об охране труда влечет наложение административного штрафа:
• на должностных лиц ― от 1 000 до 5 000 рублей;
• на юридических лиц ― от 30 000 до 50 000 рублей.
• Статья 13.20 КоАП РФ: Нарушение правил хранения, комплектования, учета или использования архивных документов влечет предупреждение или наложение административного штрафа:
• на граждан ― от 100 до 300 рублей;
• на должностных лиц ― от 300 до 500 рублей.

Практические рекомендации

Для того чтобы бухгалтер мог эффективно и в соответствии с законом выполнять обязанности по ведению трудовых книжек, рекомендуется:

1. Назначить ответственное лицо: Издать приказ о назначении бухгалтера (или другого сотрудника) ответственным за ведение трудовых книжек.
2. Обеспечить обучение: Провести инструктаж по правилам заполнения и ведения трудовых книжек.
3. Организовать документооборот: Наладить ведение всех необходимых книг и журналов учета.
4. Контролировать сроки: Своевременно вносить записи о приеме, переводе и увольнении работников.
5. Хранить документы: Обеспечить сохранность трудовых книжек в сейфе или специально оборудованном помещении.
6. Сдавать отчетность: Ежемесячно предоставлять отчет в бухгалтерию о наличии бланков.

Электронные трудовые книжки

С 2020 года в России внедряется система электронных трудовых книжек. В этом случае:

• Ответственным лицом может быть бухгалтер, сотрудник отдела кадров или иное уполномоченное лицо;
• Ведение осуществляется через портал Пенсионного фонда РФ;
• Бухгалтер должен своевременно представлять сведения о приеме, переводе и увольнении работников;
• Работники могут получать выписки из электронной трудовой книжки через портал Госуслуг.

В случае обнаружения ошибок в электронной трудовой книжке, работник вправе обратиться к работодателю для их исправления в соответствии со статьей 66.1 ТК РФ.

Таким образом, бухгалтер может заполнять и вести трудовые книжки, если это предусмотрено внутренними документами организации и назначено ответственным лицом. Однако необходимо строго соблюдать все нормы законодательства, чтобы избежать административной ответственности и обеспечить сохранность важнейших документов, подтверждающих трудовой стаж работников.

Для минимизации рисков рекомендуется:

• Назначить ответственное лицо приказом;
• Обучить сотрудника правилам ведения трудовых книжек;
• Организовать надлежащий документооборот;
• Регулярно контролировать правильность внесенных записей;
• Своевременно сдавать отчетность.

Соблюдение этих рекомендаций позволит обеспечить корректное ведение трудовых книжек и избежать возможных проблем с контролирующими органами.