Трудовая книжка – основной документ, подтверждающий трудовую деятельность гражданина. Иногда требуется предоставить её копию, заверенную надлежащим образом (например, при приёме на новую работу, получении пособия, оформлении пенсии или в суде). Ниже подробно рассмотрено, кто именно уполномочен заверять копии трудовой книжки в соответствии с действующим законодательством РФ.
Нормативная база
- Федеральный закон от № 197‑ФЗ «О трудовых книжках» (в редакции от ).
- Постановление Правительства РФ от № 585 «Об утверждении Положения о ведении трудовых книжек и выдаче справок о трудовой деятельности».
- Инструкция по ведению трудовых книжек, утверждённая Приказом Минтруда России от № 69.
Согласно указанным нормативным актам, заверять копию трудовой книжки могут следующие лица и организации:
- Работодатель (организация), у которой ведётся трудовая книжка.
- Обычно это отдел кадров или служба персонала.
- Заверение производится подписью уполномоченного сотрудника (например, руководителя отдела кадров) и печатью организации.
- Нотариус.
- Если требуется заверение для использования вне организации (например, в суде, в посольстве или при оформлении документов за границей), копия может быть заверена нотариально.
- Нотариус проверяет подлинность оригинала и ставит свою подпись и печать.
- Территориальный орган Федеральной службы по труду и занятости (Роструд).
- При ликвидации организации, которая вела трудовую книжку, заверение копии может быть осуществлено территориальным управлением Роструда по месту нахождения ликвидируемого предприятия.
- В этом случае заверение делается подписью уполномоченного сотрудника Роструда и печатью органа.
- Преемник организации (при реорганизации).
- Если организация реорганизована (слияние, присоединение, разделение), право заверять копии трудовой книжки переходит к правопреемнику.
Процедура заверения копии трудовой книжки
- Сотрудник отдела кадров (или иное уполномоченное лицо) делает точное фотокопирование всех страниц трудовой книжки, включая ьный лист и записи о работе.
- На копии ставится отметка «Копия верна» (или аналогичная формулировка).
- Подпись уполномоченного сотрудника и дата заверения.
- При наличии печати организации – оттиск печати рядом с подписью.
- Если заверение производится нотариусом или органом Роструда, они ставят свою подпись, печать и указывают реквизиты своего органа.
Особенности при ликвидации организации
Когда работодатель прекращает свою деятельность, заверять копию трудовой книжки может:
- Ликвидационная комиссия (в течение срока ликвидации).
- После исключения организации из ЕГРЮЛ – территориальный орган Роструда.
В этом случае сотруднику выдаётся справка о невозможности получения заверенной копии от бывшего работодателя, а затем он обращается в Роструд для получения заверенной копии.
Когда требуется заверенная копия трудовой книжки
- При приёме на новую работу (особенно если требуется подтвердить стаж по определённым профессиям).
- При оформлении пенсии по возрасту или по выслуге лет.
- При получении государственных социальных выплат (пособия по безработице, материнский капитал и т.д.).
- В судебных спорах, связанных с трудовыми отношениями.
- При оформлении визы, разрешения на работу за границей или при признании квалификации в других странах.
Ответственность за недостоверное заверение
Если лицо, уполномоченное заверять копию, сознательно предоставит недостоверную информацию, оно может привлечься к ответственности:
- Дисциплинарная ответственность (выговор, увольнение) – для сотрудников отдела кадров.
- Административная ответственность по ст. 19.1 КоАП РФ (недостоверное внесение сведений в документы) – штраф от 5 000 до 10 000 руб.
- В случае умышленного подделки документа – уголовная ответственность по ст. 327 УК РФ (подделка официальных документов).
Заверение копии трудовой книжки – процедура, строго регламентированная законодательством. Основное право на заверение принадлежит работодателю (его кадровой службе), но в определённых ситуациях заверение может выполнить нотариус, территориальный орган Роструда или правопреемник организации. Знание того, кто уполномочен совершать такое действие, помогает избежать задержек при оформлении документов и защищает от возможных правовых рисков.