В дошкольном образовательном учреждении (ДОУ)‚ как и в любой другой организации‚ ведение кадрового делопроизводства требует строгого соблюдения норм трудового законодательства. Один из важнейших участков этой работы — учет‚ хранение и выдача трудовых книжек сотрудников. Ошибки в этом деле могут привести к серьезным штрафам от трудовой инспекции. В данной статье мы подробно разберем‚ кто и как назначается ответственным за трудовые книжки в ДОУ‚ как оформить это документально и как учитывать новые реалии, электронные трудовые книжки (ЭТК).

Согласно пункту 45 Правил ведения и хранения трудовых книжек (утвержденных Постановлением Правительства РФ от № 225)‚ ответственность за работу с трудовыми книжками несет работодатель. В ДОУ работодателем выступает заведующий‚ однако лично вести кадровый учет он не обязан. Руководитель вправе возложить эти обязанности на штатного работника.

Как правило‚ в детском саду ответственным назначают:

• Заведующего ДОУ — если учреждение небольшое и штата кадровиков нет;
• Специалиста по кадрам — если в штате есть такая должность;
• Бухгалтера — в малочисленных ДОУ часто совмещает кадровый и бухгалтерский учет;
• Делопроизводителя или другого сотрудника‚ уполномоченного приказом.

Обязателен ли приказ о назначении ответственного?

Часто возникает вопрос: обязателен ли приказ‚ если в трудовом договоре заведующего или иного работника уже прописана обязанность по работе с трудовыми книжками?

Указание в трудовом договоре обязанностей и ответственности — это хорошо. Однако приказ (или распоряжение) о назначении ответственного за трудовые книжки все же издать необходимо. Трудовой договор регулирует отношения между работником и работодателем‚ а приказ является внутренним нормативным актом‚ который подтверждает факт возложения конкретных обязанностей на конкретного человека в рамках организации. С этим приказом ответственное лицо нужно ознакомить под роспись.

Срок действия приказа

Многие кадровики интересуются‚ нужно ли обновлять приказ ежегодно. Ответ однозначный: нет‚ не нужно. Приказ‚ которым назначается лицо‚ ответственное за ведение‚ хранение‚ учет и выдачу трудовых книжек‚ обычно действует до тех пор‚ пока назначенное лицо работает у данного работодателя в этой должности. Издать новый приказ потребуется только в случае:

• Увольнения ответственного сотрудника;
• Перевода сотрудника на другую должность;
• Временного отсутствия (болезнь‚ отпуск‚ декрет) — в этом случае назначается временно исполняющий обязанности.

Как правильно составить приказ: образец и реквизиты

Хотя даже отсылки на Постановление Правительства от № 225 будет достаточно (ведь установленные им правила обязательны к применению и не нуждаются в дублировании во внутренних документах)‚ лучше составить подробный приказ.

Примерная форма приказа о назначении лица‚ ответственного за ведение‚ хранение‚ учет и выдачу трудовых книжек и вкладышей в них:

1. В шапке документа указывается наименование ДОУ‚ дата и номер приказа.
2. В преамбуле дается обоснование: «В соответствии с пунктом 45 Правил ведения и хранения трудовых книжек‚ изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей‚ утвержденных постановлением Правительства РФ от N 225‚ приказываю:»
3. В распорядительной части: «Назначить ответственным за ведение‚ хранение‚ учет и выдачу трудовых книжек и вкладышей в них [Должность‚ Ф.И.О. сотрудника]».
4. В случае временного отсутствия ответственного лица (отпуск‚ болезнь‚ командировка)‚ в этом же приказе или в отдельном указывают‚ кто будет работать с документами в этот период. Если обязанности носят временный характер и не связаны с изменением условий трудового договора‚ в приказе прописывается срок их исполнения.
5. Строка об ознакомлении ответственного лица под роспись.

Хранение трудовых книжек в ДОУ: требования

Трудовые книжки, это документы строгой отчетности. В ДОУ они должны храниться в специально отведенном месте. К сейфу или несгораемому шкафу‚ где хранятся книжки‚ доступ должен быть ограничен. Доступ имеет только ответственное лицо и заведующий ДОУ.

Важные правила хранения:

• Трудовые книжки хранят у работодателя до тех пор‚ пока они не будут востребованы работником‚ или до того момента‚ пока работник не напишет заявление о переходе на электронный формат трудовой (электронную трудовую книжку, ЭТК).
• Факт нахождения книжки у работодателя ответственный за хранение подтверждает записью в Книге учета движения трудовых книжек и вкладышей в них.
• При увольнении сотрудника или при его переходе на ЭТК‚ бумажная трудовая книжка выдается на руки с обязательной росписью работника в Книге учета и в личной карточке (если ДОУ еще ведет их в бумажном виде).

Электронные трудовые книжки (ЭТК) в 2026 году: новые обязанности ДОУ

С переходом на электронные трудовые книжки у ответственных лиц в ДОУ появились новые задачи. В 2026 году работа с ЭТК требует внимания к передаче данных в Социальный фонд России (СФР).

Что нужно учесть ответственному лицу в ДОУ при работе с ЭТК:

1. Внутренние положения компании (Правила внутреннего трудового распорядка‚ Положение о кадровом делопроизводстве) должны учитывать нормы работы с ЭТК. Например‚ стоит прописать порядок выдачи формы СТД-Р по заявлению и при увольнении‚ способ приема таких заявлений и ответственных за передачу данных в СФР.
2. Необходимо издать приказ о назначении ответственного за ведение электронных трудовых книжек. Это может быть тот же сотрудник‚ который отвечает за бумажные бланки‚ либо другой специалист‚ отвечающий за сдачу электронной отчетности.
3. В приказе по ЭТК нередко указывают‚ кто будет передавать отчетность в СФР в отсутствие ответственного лица (например‚ по причине болезни‚ отпуска или служебной командировки).

Частые ошибки при назначении ответственного

Чтобы избежать претензий со стороны Роструда‚ заведующему ДОУ и ответственному лицу следует избегать следующих ошибок:

• Отсутствие приказа. Надеяться только на текст трудового договора нельзя — приказ обязателен.
• Отсутствие Книги учета движения. Даже если все сотрудники перешли на ЭТК‚ бумажные книжки тех‚ кто остался‚ должны строго учитываться.
• Хранение книжек на рабочих столах. Нарушение требований к хранению (отсутствие сейфа) — прямой путь к штрафу.
• Неознакомление с приказом. Если сотрудник не расписался на приказе‚ юридически он не считается ответственным.

Назначение ответственного за трудовые книжки в ДОУ — это не формальность‚ а важнейший элемент защиты учреждения и его сотрудников. Грамотно изданный приказ‚ правильный учет в Книге движения‚ надежное хранение в сейфе и своевременная передача данных по ЭТК в СФР, залог того‚ что кадровое делопроизводство в детском саду будет вестись безупречно. Помните‚ что ответственность за любые утраты или ошибки в конечном итоге несет руководитель ДОУ‚ поэтому к выбору ответственного лица и оформлению документов нужно подходить максимально серьезно.