С 1 января 2026 года в России завершается переходный период по внедрению электронных трудовых книжек (ЭТК). Несмотря на постепенный переход к цифровому формату, бумажные трудовые книжки продолжают использоваться в ряде организаций, а также остаются обязательными для некоторых категорий работников (например, для лиц, работающих по совместительству, либо для сотрудников, чьи трудовые отношения оформлены до введения ЭТК). Поэтому вопрос о том, кто именно уполномочен вести трудовые книжки, остаётся актуальным.

Нормативная база

• Трудовой кодекс РФ (ст. 66, ст. 65.1) – определяет порядок ведения и хранения трудовых книжек.
• Федеральный закон № 402‑ФЗ «О бухгалтерском учёте» (в части учёта кадровых документов).
• Постановление Правительства РФ от № 225 «Об утверждении Порядка ведения трудовых книжек и выдачи справок о трудовой деятельности» (далее – Порядок).
• Приказ Минтруда России от № 697н «Об утверждении формы электронной трудовой книжки и порядка её ведения» (регулирует переход на ЭТК).
• Пункт 40 Порядка ведения трудовых книжек – устанавливает обязанность работодателя вести книгу (журнал) по учету движения трудовых книжек и вкладышей в неё.

Кто может быть уполномоченным лицом?

Согласно пункту 40 Порядка и разъяснениям Минтруда, ведение трудовых книжек (как бумажных, так и электронных) может быть возложено на следующих сотрудников организации:

1. Специалист по кадрам (HR‑менеджер) – наиболее распространённый вариант. В его должностные обязанности обычно входят оформление приёма, перевода и увольнения сотрудников, а также ведение соответствующей документации.
2. Бухгалтер по учёту персонала – в небольших организациях, где отсутствует отдельный кадровый отдел, бухгалтер часто совмещает функции учёта трудовой деятельности и начисления заработной платы.
3. Юрист или специалист по трудовому праву – может быть привлечён для контроля соблюдения законодательных требований при внесении записей.
4. Руководитель подразделения (директор, начальник отдела) – в случаях, когда организация не имеет выделенного кадрового сотрудника, руководитель может лично осуществлять ведение трудовых книжек, однако это требует наличия соответствующих знаний и обучения.
5. Уполномоченное лицо по работе с электронными трудовыми книжками (ЭТК) – с 2026 года вводится отдельная роль, отвечающая за загрузку данных в ЭТК, проверку их корректности и взаимодействие с ПФР через личный кабинет работодателя.

Важно, чтобы лицо, уполномоченное на ведение трудовых книжек, прошло обучение по вопросам кадрового документооборота и имело доступ к необходимым нормативным актам (ТК РФ, Порядок, приказы Минтруда).

Обязанности уполномоченного лица

Ведение трудовых книжек включает в себя следующие ключевые функции:

• Оформление записей о приёме на работу, переводах, изменениях условий труда, награждениях и увольнениях.
• Проверка корректности вносимых сведений (ФИО, дата рождения, профессия, должность, порядковый номер записи).
• Ведение книги (журнала) по учету движения трудовых книжек и вкладышей в неё (пункт 40 Порядка).
• Хранение трудовых книжек в условиях, обеспечивающих их сохранность (сухое, защищённое от света место, доступ только уполномоченным лицам).
• Выдача справок о трудовой деятельности по запросу сотрудника или государственных органов.
• Контроль своевременного внесения записей в электронную трудовую книжку (ЭТК) и передача данных в Пенсионный фонд РФ.
• Информирование работников о порядке получения и хранения их трудовых книжек (как бумажных, так и электронных).
• Соблюдение конфиденциальности персональных данных, содержащихся в трудовых книжках.

Процедура назначения уполномоченного лица

1. Издание приказа руководителя организации о назначении ответственного за ведение трудовых книжек (указывается ФИО, должность, основание назначения).
2. Ознакомление appointed лица с нормативными актами (ТК РФ, Порядок, приказы Минтруда) и подписание листа ознакомления.
3. Проведение инструктажа/обучения (можно в форме внутреннего тренинга или внешних курсов).
4. Выдача необходимых средств доступа (ключи от шкафа с трудовыми книжками, логин/пароль к системе ЭТК).
5. Фиксация факта назначения в личном деле сотрудника и в журнале регистрации приказов по кадровому учету.

Ответственность за нарушение порядка ведения трудовых книжек

Нарушение требований по ведению трудовых книжек может повлечь:

• Административную ответственность согласно ст. 5.27 КоАП РФ (штраф от 1 000 до 5 000 руб для должностных лиц, от 30 000 до 50 000 руб для организаций).
• Дисквалификацию должностного лица на срок от 6 месяцев до 1 года при повторных нарушениях.
• Гражданско‑правовые последствия (взыскание ущерба, возмещение морального вреда) в случае, если из‑за ошибки в трудовой книжке сотрудник лишился права на пенсию или пособие.
• Возможные трудовые споры, ведущие к судебным разбирательствам и выплатам компенсаций.

Особенности ведения электронных трудовых книжек (ЭТК)

С 1 января 2026 года бумажные трудовые книжки постепенно выводятся из употребления, однако до полного перехода организации обязаны вести параллельный учет:

• ЭТК ведётся в личном кабинете работодателя на портале «Госуслуги» или через специализированные кадровые системы, интегрированные с ПФР.
• Уполномоченное лицо отвечает за своевременную загрузку данных о приёме, переводе и увольнении сотрудников, а также за проверку корректности внесённых сведений.
• При обнаружении ошибки в ЭТК необходимо внести исправление в течение пяти рабочих дней и уведомить сотрудника.
• Все изменения в ЭТК фиксируются с отметкой даты и времени, что обеспечивает прозрачность и возможность аудита.

Практические рекомендации для организаций

1. Определить чёткую структуру ответственности: кто является основным уполномоченным лицом, а кто – его заместителем (на случай отпуска, болезни).
2. Регулярно проводить обучение и аттестацию сотрудников, ответственных за ведение трудовых книжек (не реже одного раза в год).
3. Ввести внутренний контроль: ежемесячную сверку записей в бумажных книжках с данными в ЭТК и журналом движения.
4. Обеспечить надёжное хранение бумажных трудовых книжек (огнестойкий шкаф, ограниченный доступ).
5. Документировать все приказы о назначении и освобождении от duties, а также вести журнал ввода‑выдачи трудовых книжек.
6. При переходе на ЭТК сохранить копии всех бумажных записей на случай необходимости восстановления стажа.

Лица, уполномоченные на ведение трудовых книжек, играют ключевую роль в обеспечении законности кадрового документооборота и защите прав работников. Их компетентность напрямую влияет на корректность учёта трудового стажа, своевременность начисления пенсионных выплат и отсутствие административных штрафов для организации. С учётом завершения переходного периода на электронные трудовые книжки в 2026 году, важно не только сохранить навыки работы с бумажными документами, но и освоить новые цифровые инструменты, обеспечивая бесперебойный переход и соблюдение всех требований трудового законодательства.