Вопрос о том, кто может официально заверять копии трудовой книжки, часто возникает у работников, которые планируют оформить новые документы, подавать в другую организацию или же просто желают иметь подлинный экземпляр своих трудовых отношений. Ниже представлено подробное разъяснение правовых норм, перечисление уполномоченных лиц и описание процедуры заверения.
Нормативная база
В России заверение копий трудовой книжки регулируется несколькими нормативными актами:
- Кодекс труда РФ (ст. 64, 65, 66)
- Федеральный закон «О труде» № 178-ФЗ
- Закон РФ «О государственной регистрации прав на недвижимости и о регистрации прав на землю» (в части, касающейся удостоверения копий)
- Положения о порядке выдачи и оформления трудовой документации внутри организаций.
Кто может заверять копию трудовой книжки?
Заверять копию может только лицо, имеющее соответствующее полномочие в рамках действующего законодательства и внутренних регламентов организации. Ниже перечислены все категории уполномоченных лиц.
Работодатель (представитель организации)
Самым частым и самым простым способом является обращение к представителю работодателя, который имеет право подписать копию трудовой книжки. Это может быть:
- Директор организации;
- Уполномоченный руководитель отдела кадров;
- Специалист по персоналу с соответствующей подписью в штатном расписании.
Для заверения достаточно поставить подпись и печать организации (если она имеется). При этом важно, чтобы копия была подписана в том месте, где обычно ставится подпись при выдаче оригинала.
Нотариус
Если работник не может получить подпись от работодателя (например, в случае увольнения, когда компания уже не существует или не отвечает), он может обратиться к нотариусу. Нотариус может:
- Подтвердить подлинность подписи на копии;
- Поставить нотариальную печать.
Нотариальное заверение считается полноценным удостоверением копии, однако оно не заменяет подпись работодателя, если та требуется по закону.
Сотрудник организации‑заказчика
В некоторых случаях, когда копия трудовой книжки нужна для внешних организаций (например, банков, юридических инстанций), в договоре может быть предусмотрено право заверять копии своими подписями уполномоченные сотрудники заказчика. Это обычно фиксируется в локальных нормативных актах.
Другие уполномоченные лица
В редких случаях заверением копии может заниматься:
- Член профсоюза, если он имеет соответствующее полномочие;
- Советник по персоналу в государственных учреждениях;
- Представитель профсоюза в рамках коллективного договора.
Однако такие случаи обычно регламентируются внутренними документами организации и реже используются.
Как правильно оформить заверение копии
Для того чтобы заверенная копия была признана юридически значимой, необходимо соблюсти несколько требований:
- Точность копии. Копия должна полностью повторять все страницы оригинального документа, включая подписи, отметки и печати.
- Подпись уполномоченного лица. На каждой странице копии ставится подпись и (при необходимости) печать организации.
- Указание даты и места. На заверенной копии указывается дата и место заверения.
- Отметка о том, что копия является точной. Часто в конце копии добавляется фраза: «Копия является заверенной и соответствует оригиналу».
Пример оформления (в виде текста, который можно перенести в документ):
_______________________________(Подпись уполномоченного лица) _______________________________ «Копия является заверенной и соответствует оригиналу». Место: «г. Москва»
Частые вопросы и ответы
- Можно ли заверять копию без оригинала? — Да, но лучше иметь оригинал под рукой, чтобы убедиться в полном соответствии текста.
- Сколько стоит заверение у нотариуса? — Стоимость зависит от региона и нотариуса, обычно от 500 до 2000 рублей за одну страницу.
- Нужна ли печать организации? — Не всегда, но в большинстве случаев подпись без печати может быть признана, однако наличие печати усиливает юридическую силу документа.
- Можно ли заверять копию в электронном виде? — Да, при условии использования электронной подписи, однако для официальных целей часто требуется бумажный вариант с подписью и печатью.
Заверять копию трудовой книжки может только лицо, которое имеет соответствующее полномочие: представитель работодателя, нотариус или иной уполномоченный сотрудник организации. Правильное оформление заверения включает подпись, дату, место и отметку о соответствии оригиналу. При соблюдении всех требований заверенная копия будет иметь юридическую силу и пригодится в различных официальных процедурах.
Если у вас возникнут сомнения по поводу того, кто именно может заверять вашу копию, рекомендуется обратиться в отдел кадров вашего текущего (или бывшего) работодателя или проконсультироваться с нотариусом.