В современных организациях оформление трудовых книжек традиционно возлагается на отдел кадров. Однако в небольших компаниях, стартапах или в фирмах, где кадровый отдел пока не создан, возникает вопрос: кто отвечает за ведение трудовых книжек? В статье рассмотрим правовую основу, практические варианты распределения обязанностей и пошаговую инструкцию по оформлению трудовых книжек без специализированного кадрового подразделения.

Правовая база

Согласно Трудовому кодексу РФ (ст. 65‑66), при приёме на работу работодатель обязан:

1. Выдать работнику бумажную трудовую книжку или справку из электронной трудовой книжки (форма СТД‑Р, СТД‑ПФР).
2. Внести в неё сведения о приёме, переводе, увольнении, а также о периодах отпуска, командировок и т.д.
3. Обеспечить сохранность и контроль движения трудовых книжек.

Трудовой кодекс не указывает конкретного должностного лица, которое должно выполнять эти функции, а лишь требует, чтобы их осуществлял работодатель или лицо, уполномоченное им.

Кто может оформлять трудовые книжки, если отдела кадров нет?

В отсутствие отдельного кадрового подразделения обязанности по оформлению трудовых книжек могут быть возложены на:

• Руководителя (генерального директора, управляющего) – в малом бизнесе часто именно он подписывает первую страницу и ставит печать.
• Бухгалтера – если в компании уже есть бухгалтер, он знаком с документооборотом и может вести трудовые книжки.
• Секретаря или делопроизводителя – человек, отвечающий за делопроизводство и хранение корпоративных документов.
• Ответственного сотрудника, назначенного приказом – любой сотрудник, которому доверено вести кадровый документооборот (можно оформить должностную инструкцию).

Важно оформить приказ о назначении ответственного лица (пример ниже) – это документ, подтверждающий, что данное лицо имеет полномочия подписывать и ставить печать в трудовых книжках.

Как оформить трудовую книжку: пошаговая инструкция

Шаг 1. Подготовка приказа о приёме на работу

Приказ № ___
«О приёме (переводе) на работу Иванова И.И.»

В соответствии со ст. 65 ТК РФ
приказываю:
Принять на работу Иванова Ивана Ивановича с г. на должность «Менеджер по продажам».
Выдать ему трудовую книжку (или справку из электронной трудовой книжки) и оформить трудовой договор.
Ответственным за оформление трудовой книжки назначить ______________________ (должность, ФИО).

Шаг 2. Выдача и заполнение первой страницы трудовой книжки

1. Проверьте, что в книжке нет повреждений и она соответствует требованиям ТК РФ.
2. На ьном листе подпишите «Выдано» и укажите дату выдачи.
3. Поставьте печать организации (если есть) или подпись ответственного лица.

Шаг 3. Оформление первой записи о приёме

Запись в трудовую книжку делается в следующем виде (пример):

Запись подписывается руководителем организации (или уполномоченным лицом) и ставится печать.

Шаг 4. Регистрация в государственных системах

• Зарегистрировать сотрудника в ПФР (посредством формы СТД‑ПФР) и в ФСС.
• Если используется электронная трудовая книжка, оформить справку СТД‑Р через портал Госуслуг.

Шаг 5. Хранение и контроль движения книжек

Ответственное лицо должно вести реестр движения трудовых книжек (журнал, где фиксируются даты выдачи, возврата и изменения записей). Это требование ст. 66 ТК РФ.

Пример должностной инструкции для ответственного за трудовые книжки

Наименование должности: Специалист по кадровому делопроизводству (или Бухгалтер, Секретарь).
Основные обязанности:
 2.1. Выдача и прием трудовых книжек.
 2.2. Внесение записей о приёме, переводе, увольнении, отпусках.

 2.3. Ведение реестра движения трудовых книжек.
 2.4. Оформление справок СТД‑Р, СТД‑ПФР.
 2.5. Своевременное информирование руководства о нарушениях сроков оформления.
Права:
 3.1. Требовать предоставления необходимых документов от работников.
 3.2. Запрашивать справки из государственных информационных систем.
Ответственность:
 4.1. За нарушение сроков оформления – дисциплинарная ответственность в соответствии с ТК РФ.

Часто задаваемые вопросы (FAQ)

Можно ли полностью отказаться от бумажных трудовых книжек?

С 2021 года большинство работодателей перешли на электронные трудовые книжки. Однако закон допускает использование как бумажных, так и электронных форм. Если в организации нет возможности вести бумажные книжки, следует оформить справку СТД‑Р и обеспечить доступ сотрудника к электронной версии через портал Госуслуг.

Что делать, если у нового сотрудника нет трудовой книжки?

Согласно практике, если у работника нет бумажной трудовой книжки, ему выдается новая книжка (или справка из электронной); Приём на работу оформляется тем же порядком, что и для работников с уже имеющейся книжкой.

Кто подписывает первую страницу трудовой книжки?

Подпись ставит лицо, ответственное за выдачу трудовых книжек. Это может быть руководитель, бухгалтер или специально назначенный сотрудник. После подписи ставится печать организации (если она предусмотрена уставом);

Как оформить трудовую книжку в ИП?

Индивидуальный предприниматель также обязан выдавать трудовые книжки своим работникам. Ответственным может выступать сам ИП или его помощник (бухгалтер). При этом в реестре ИП фиксируются все выданные книжки.

Отсутствие отдельного отдела кадров не освобождает работодателя от обязанности вести трудовые книжки. Закон требует, чтобы кто‑то из руководства или уполномоченного сотрудника оформлял и контролировал эти документы. Наиболее практичными вариантами являются назначение ответственного из числа:

• руководителя;
• бухгалтера;
• секретаря/делопроизводителя;
• специально назначенного сотрудника (приказом).

Главное – оформить приказ о назначении, вести реестр движения книжек и соблюдать сроки оформления согласно ТК РФ. При правильной организации процесс будет таким же надёжным, как и в компаниях с развитым кадровым отделом.

Статья составлена на основе актуальной информации из открытых источников (КонсультантПлюс, Гарант.ру, портал Госуслуг, материалы «Современного предпринимателя» и др.) по состоянию на .