Вопрос о том, кто именно имеет право ставить подпись в бумажной трудовой книжке работника при приеме на работу или увольнении, часто возникает в практике кадрового делопроизводства․ Многие ошибочно полагают, что подписывать документы такого уровня важности может только руководитель организации․ Однако это не так․ Начальник отдела кадров может подписывать трудовую книжку, но для этого должны быть соблюдены определенные юридические условия․
Что говорит законодательство?
Согласно трудовому законодательству Российской Федерации, работодатель несет ответственность за ведение и хранение трудовых книжек․ В частности, статья 66 ТК РФ устанавливает, что все записи о выполняемой работе, переводе, квалификации, увольнении и награждении вносятся в трудовую книжку на основании соответствующего приказа (распоряжения) работодателя не позднее недельного срока, а при увольнении, в день увольнения․
При этом действующие Правила ведения и хранения трудовых книжек (утвержденные приказом Минтруда от № 320н) четко регламентируют порядок подписания записей․ После внесения записи об увольнении в трудовую книжку ставятся:
- Подпись лица, ответственного за ведение трудовых книжек;
- Печать работодателя (при наличии);
- Подпись самого работника․
Таким образом, закон не требует, чтобы это был исключительно генеральный директор․ Лицом, ответственным за ведение трудовых книжек, может быть начальник отдела кадров․
Как делегировать полномочия начальнику отдела кадров?
Чтобы начальник отдела кадров (или специалист по кадрам) получил законное право подписывать трудовые книжки, работодатель обязан официально передать ему эти полномочия․ Просто поставить подпись по умолчанию недостаточно — это может стать поводом для штрафов со стороны трудовой инспекции․
Процедура делегирования выглядит следующим образом:
- Издание приказа (распоряжения) работодателя․ В документе должно быть четко прописано, что назначенное лицо (ФИО, должность) является ответственным за ведение, хранение, учет и выдачу трудовых книжек․
- Ознакомление под подпись․ Назначенный сотрудник должен ознакомиться с приказом и поставить свою визу․
- Учет в локальных нормативных актах․ В правилах внутреннего трудового распорядка или положении о кадровом делопроизводстве стоит прописать должностные обязанности, включающие работу с трудовыми книжками․
Может ли начальник отдела кадров подписывать свою собственную трудовую книжку?
Это один из самых частых и каверзных вопросов․ Если именно начальник отдела кадров является лицом, ответственным за ведение трудовых книжек на предприятии, может ли он сам поставить подпись в своей трудовой книжке при собственном увольнении или приеме?
Ответ: Нет, не может․ В трудовом праве действует жесткое правило: сотрудник не имеет права подписывать документы за самого себя в качестве представителя работодателя․ В этом случае возникает юридический парадокс — одна и та же личность выступает в двух несовместимых ролях: работника и работодателя․
Как решить эту проблему? Руководитель организации должен издать отдельный приказ, которым временно (на период оформления приема или увольнения кадровика) возложит обязанность по ведению трудовых книжек на другого сотрудника (например, заместителя начальника отдела кадров, бухгалтера или самого директора)․ Именно этот сотрудник и должен расписаться в трудовой книжке кадровика․
Особенности увольнения и выдачи документов в 2026 году
В 2026 году кадровикам необходимо учитывать актуальные требования законодательства, в т․ч․ касающиеся электронных трудовых книжек (ЭТК) и взаимодействия с Социальным фондом России (СФР)․
Список документов при увольнении
Согласно статье 80 ТК РФ, по истечении срока предупреждения об увольнении работник имеет право прекратить работу․ В последний день работы работодатель обязан:
- Выдать работнику бумажную трудовую книжку (если она велась) или предоставить сведения о трудовой деятельности по форме СТД-Р (если на работника ведется электронная трудовая книжка);
- Выдать другие документы, связанные с работой, по письменному заявлению работника (справки о доходах, стаже и т․д․);
- Произвести окончательный расчет․
Внутренние положения компании (правила внутреннего трудового распорядка, положение о кадровом делопроизводстве) в 2026 году должны обязательно учитывать нормы работы с ЭТК․ В них стоит прописать порядок выдачи СТД-Р по заявлению и при увольнении, способы приема таких заявлений и ответственных за передачу данных в СФР․
Правила внесения записей
Третье важнейшее правило при увольнении касается внесения самих записей: они должны точно соответствовать тексту приказа (распоряжения) работодателя․ Запись об увольнении вносится на основании приказа об увольнении, подписанного руководителем․ Если полномочия по подписанию трудовой книжки переданы начальнику отдела кадров, он заверяет своей подписью именно факт правильного внесения записи, основанной на уже подписанном директором приказе․
Частые ошибки и ответственность
Несмотря на кажущуюся простоту, при подписании трудовых книжек начальники отделов кадров часто допускают ошибки:
- Подписание без приказа․ Если кадровик расписывается в трудовой, но нет приказа о назначении его ответственным лицом, подпись признается недействительной․
- Неправильное указание должности; В графе, где ставится подпись лица, ответственного за ведение трудовых книжек, необходимо указывать должность (например, «Начальник отдела кадров»), а не просто ставить роспись и расшифровку․
- Задержка выдачи․ Выдача трудовой книжки или формы СТД-Р должна происходить строго в день увольнения․ Задержка грозит работодателю ответственностью в виде оплаты работнику времени вынужденного прогула․
Начальник отдела кадров имеет полное право подписывать трудовые книжки сотрудников, но эти полномочия должны быть официально подтверждены приказом руководителя․ Кадровик является ключевой фигурой в процессе документального оформления трудовых отношений, и в 2026 году его роль только возрастает из-за необходимости параллельного ведения электронных сведений в СФР․ Главное, строго соблюдать процедуру делегирования полномочий и не забывать про правило запрета подписи «за самого себя»․