В современных организациях всё чаще используется электронный документооборот, а трудовые книжки ведутся в информационной системе 1С:Предприятие 8. При необходимости внести изменения, восстановить утраченные данные или оформить отпуск/увольнение сотруднику требуется подать заявление о трудовой книжке. Ниже представлена пошаговая инструкция, примеры оформления и полезные советы, которые помогут избежать ошибок при работе с 1С 8.

Когда нужно подавать заявление о трудовой книжке?

• При приёме на работу – для внесения первой записи о трудовой деятельности.
• При переводе на другую должность или в другое подразделение.
• При оформлении отпуска, больничного, декретного отпуска.
• При увольнении – для внесения записи о расторжении трудового договора.
• При восстановлении утраченной или повреждённой трудовой книжки.
• При необходимости внесения изменений (например, исправление ошибки в записи).

Какие документы необходимо приложить к заявлению?

В зависимости от цели заявления к нему могут потребоваться следующие приложения:

1. Трудовой договор (или его копия) – подтверждает факт трудовых отношений.
2. Приказ о приёме/переводе/увольнении – основание для внесения записи.
3. Справка о среднем заработке (при расчёте отпускных, больничных).
4. Копия паспорта и ИНН – для идентификации сотрудника.
5. Заявление о восстановлении трудовой книжки (если документ утерян или повреждён).
6. Документы, подтверждающие основания для изменения (например, медицинская справка при больничном).

Как оформить заявление в 1С 8?

В 1С 8 существует несколько способов подачи заявления о трудовой книжке: через форму «Заявление на кадровое действие», через документ «Трудовая книжка» или с помощью внешней обработки. Ниже описан самый универсальный метод – использование документа «Заявление на кадровое действие».

Шаг 1. Открытие формы заявления

1. В главном меню выберите Зарплата и кадры → Кадры → Заявления на кадровое действие.
2. Нажмите кнопку Создать.

Шаг 2. Заполнение реквизитов

• Дата заявления – текущая дата (можно изменить).
• Сотрудник – выберите нужного работника из справочника.
• Вид действия – укажите, например, «Приём на работу», «Перевод», «Увольнение», «Внесение записи в трудовую книжку», «Восстановление трудовой книжки» и т.д.
• Основание – выберите приказ или договор, который служит основанием для действия.
• Комментарий – кратко опишите суть заявления (например, «Прошу внести запись о приёме на работу с г.»).

Шаг 3. Приложение документов

В нижней части формы есть закладка Приложения. Здесь можно прикрепить сканы или электронные копии необходимых документов (трудовой договор, приказ, справка и т.д.). Для этого:

1. Нажмите Добавить.
2. Укажите путь к файлу на компьютере или выберите из уже загруженных в базу документов.
3. Подтвердите выбор.

Шаг 4. Сохранение и отправка на утверждение

• После заполнения всех полей нажмите Запить и закрыть.
• Документ попадает в список заявлений, ожидающих утверждения.
• Руководитель или ответственный кадровик открывает заявление, ставит резолюцию («Согласовать»/«Отклонить») и добавляет комментарий при необходимости.
• После утверждения система автоматически создаёт соответствующий кадровый документ (приказ, запись в трудовой книжке и т.д.).

Особенности работы с электронной трудовой книжкой в 1С 8

С 1 января 2020 года в России начался переход на электронные трудовые книжки (ЭТК). В 1С 8 это реализовано через справочник Сотрудники и документ Трудовая книжка (электронная). При подаче заявления важно учитывать следующее:

• Если организация ведёт ЭТК, то после утверждения заявления система автоматически формирует запись в электронной трудовой книжке сотрудника.
• При необходимости выдать бумажную выписку из ЭТК используйте обработку Печать выписки из трудовой книжки (доступна в разделе Зарплата и кадры → Отчёты).
• При восстановлении утраченной трудовой книжки в 1С 8 можно воспользоваться обработкой Восстановление трудовой книжки, которая формирует запрос в ПФР и генерирует необходимые документы.

Пример текста заявления (в свободной форме)

Если ваша организация принимает заявления в произвольном виде (не через форму 1С), вот типовой шаблон, который можно распечатать и подписать:

Заявление

Я, Иванов Иван Иванович, паспорт № 1234 567890, выдан ОВД г. Москвы , проживающий по адресу: г. Москва, ул. Ленина, д. 10, кв. 5, ИНН 770123456789, прошу:

• Внести запись о приёме на работу в организацию «ООО «Пример»» с г. на должность инженер-программист;
• Выдать мне выписку из электронной трудовой книжки для предоставления в Пенсионный фонд РФ.

Прилагаю:

1. Копию трудового договора № 456 от г.;
2. Приказ о приёме на работу № 12 от г.;
3. Копию паспорта (страницы с фото и пропиской);

Дата «___» __________ 2026 г.

Подпись _______________ /Иванов И.И./

Что делать после подачи заявления?

1. Отслеживайте статус заявления в журнале Заявления на кадровое действие (в колонке Состояние должно появиться «Утверждено»).
2. После утверждения проверьте, что запись появилась в карточке сотрудника (Зарплата и кадры → Сотрудники → Трудовая книжка).
3. При необходимости распечатайте выписку или предоставьте её сотруднику в электронном виде (например, через корпоративный портал).
4. Сохраните копию заявления и всех приложений в личном деле сотрудника (электронное или бумажное хранение в соответствии с внутренними регламентами компании).

Полезные советы и часто задаваемые вопросы

Совет 1. Используйте шаблоны 1С

В конфигурации 1С 8 уже есть готовые печатные формы заявлений (например, «Заявление на отпуск», «Заявление на увольнение»). Их можно адаптировать под свои нужды, изменив только реквизиты сотрудника и основание.

Совет 2. Проверяйте корректность реквизитов

Ошибки в номере трудового договора, дате приказа или ФИО сотрудника приводят к необходимости доработки заявления; Всегда сверяйте данные с исходными документами перед сохранением.

Совет 3. Сохраняйте электронные копии

Даже если вы подаёте бумажное заявление, сделайте скан или фото и прикрепите его к электронному документу в 1С. Это упрощает аудит и восстановление утерянных бумаг.

Часто задаваемый вопрос: Нужно ли нотариально заверять заявление?

Нотариальное заверение требуется только в случаях, когда заявление подаётся в государственные органы (например, в суд или ПФР) и законом прямо предусмотрено такое требование. Для внутренних кадровых процедур достаточно подписи сотрудника и резолюции руководителя.

Часто задаваемый вопрос: Можно ли подать заявление через мобильное приложение 1С?

Да, если в вашей организации настроен доступ к 1С через веб-клиент или мобильное приложение. В этом случае порядок заполнения аналогичен desktop‑версии, но интерфейс адаптирован под сенсорный экран.

Правильное оформление заявления о трудовой книжке в 1С 8 – это ключ к своевременному и безошибочному ведению кадрового учёта. Следуя представленной инструкции, используя стандартные формы системы и прилагая необходимые документы, вы minimизируете риски ошибок и ускорите процесс согласования с руководством и кадровой службой. Помните, что актуальность данных в трудовой книжке напрямую влияет на начисление выплат, стаж и пенсионные права сотрудников, поэтому относитесь к этому процессу с должной ответственностью.