Оформление увольнения сотрудника завершается выдачей трудовой книжки (или сведений о трудовой деятельности) с обязательной подписью уполномоченного лица и печатью организации. Неправильное оформление может привести к спорам, штрафам и восстановлению сотрудника на работе. Ниже подробно рассмотрены нормы Трудового кодекса РФ, подзаконные акты и практические рекомендации, которые помогут определить, кто именно вправе ставить свою подпись в трудовой книжке при увольнении.

Нормативная база

• Трудовой кодекс РФ, ст. 77 – работодатель обязан выдать трудовую книжку в день увольнения и заверить все записи подписью и печатью.
• Постановление Правительства РФ от № 225 «Об утверждении Правил ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей» – устанавливает порядок подписи и печатного заверения.
• Федеральный закон № 402‑ФЗ «О бухгалтерском учёте» (в части ведения кадровой документации) – допускает передачу полномочий по подписанию кадровых документов уполномоченным лицам.
• Письма и разъяснения Минтруда России, КонсультантПлюс, Гарант.ру – уточняют, кто может выступать в качестве уполномоченного лица.

Общие правила подписи трудовой книжки при увольнении

Согласно ст. 77 ТК РФ и пункту 4 Правил ведения трудовых книжек:

1. Все записи, внесённые в трудовую книжку за период работы, должны быть заверены подписью уполномоченного лица и печатью организации (или ИП).
2. Подпись ставится непосредственно напротив последней записи о увольнении (дата, основание, номер приказа).
3. Если у организации нет печати, допускается заверение подписью только (но на практике рекомендуется иметь печать для избежания споров).
4. В день выдачи трудовой книжки работник расписывается в журнале движения трудовых книжек (или в личной карточке), подтверждая получение документа.

Кто может выступать в качестве уполномоченного лица

Закон не указывает конкретную должность, поэтому право подписи предоставляется любому лицу, на которое работодатель официально возложил соответствующие полномочия. На практике это могут быть:

• Руководитель организации (директор, генеральный директор, президент и т.п.) – наиболее распространённый вариант.
• Уполномоченное им лицо – например, заместитель директора, главный бухгалтер, руководитель кадровой службы, юрист, секретарь, если соответствующее поручение оформлено приказом или доверенностью.
• Специалист по кадрам (HR‑менеджер) – в организациях с выделенным кадровым отделом именно он часто отвечает за ведение и выдачу трудовых книжек.
• Главный бухгалтер – в небольших компаниях, где бухгалтерия совмещает кадровые функции.
• Индивидуальный предприниматель (ИП) – сам предприниматель или лицо, которому он выдал доверенность на ведение кадровой документации.

Важно, чтобы полномочия были документально закреплены (приказ о возложении обязанностей, доверенность, внутренний регламент). Без такого оформления подпись может быть признана незаконной.

Особенности при отсутствии директора

Директор в отпуске или на больничном

Если директор временно отсутствует, он может delegировать свои полномочия:

• Издать приказ о временном возложении обязанностей по подписанию кадровых документов на заместителя, главного бухгалтера или HR‑специалиста.
• Выдать доверенность на право подписи трудовой книжки и других кадровых документов.

В отсутствие такого приказа или доверенности подпись, поставленная другим сотрудником, может быть оспорена.

Отсутствие кадровой службы

В малых организациях, где нет отдельного HR‑отдела, право подписи обычно предоставляется:

• Главному бухгалтелю (при наличии соответствующего приказа).
• Заместителю директора.
• Самому директору, если он исполняет кадровые функции лично.

Дистанционные (удаленные) работники

Для сотрудников, работающих в другом городе или удалённо, порядок остаётся тем же:

• Работодатель обязан выдать бумажную трудовую книжку (или электронную, если она ведётся) в последний день работы.
• Подпись ставит уполномоченное лицо организации (директор или его представитель).
• Если работник находится далеко, допустимо направление трудовой книжки почтой с описью и требованием расписаться в журнале получения (или электронным подтверждением получения при электронной форме).
• Важно, чтобы дата подписи в трудовой книжке совпадала с датой увольнения, указанной в приказе.

Подпись трудовой книжки при увольнении директора самого себя

Если увольняется директор (или единственный учредитель‑ИП), ситуация требует особого внимания:

• Директор не может подписать собственную трудовую книжку в качестве «уполномоченного лица», поскольку это создаст конфликт интересов.
• В таких случаях подпись ставит лицо, которому директор официально передал полномочия по ведению кадровой документации (например, главный бухгалтер, юрист или внешний консультант, действующий на основании доверенности).
• Если организация является ИП без сотрудников, трудовая книжка выдаётся самому предпринимателю, но заверяется подписью лица, уполномоченного на ведение кадровой документации (может быть нанятый бухгалтер на аутсорсе).

Ответственность за неправильное оформление

Нарушение требований по подписи и печатному заверению трудовой книжки может повлечь:

• Административные штрафы по ст. 5.27 КоАП РФ (нарушение сроков и порядка выдачи трудовой книжки).
• Возможность признания увольнения незаконным и восстановления сотрудника на работе с выплатой среднего заработка за период вынужденного прогула.
• Трудовые споры в суде, где отсутствие надлежащей подписи часто трактуется как нарушение права работника на документ, подтверждающий трудовую стаж.

Практические рекомендации для работодателей

1. Оформить внутренний регламент о ведении и выдаче трудовых книжек, в котором чётко указать, кто уполномочен ставить подпись (должность, порядок выдачи доверенности).
2. Издать приказ о возложении обязанностей на конкретное лицо (заместителя директора, главного бухгалтера, HR‑менеджера) на период отсутствия директора.
3. Использовать доверенности при необходимости подписи уполномоченным лицом, не являющимся штатным сотрудником (например, внешний юрист).
4. Проверить наличие печати и её соответствие ОГРН/ИНН организации; при отсутствии печати оформить внутренний документ, допускающий заверение только подписью (но лучше завести печать).
5. Своевременно выдавать трудовую книжку в последний день работы, получать расписку работника в журнале движения.
6. При удалённом работнике – направлять трудовую книжку заказным письмом с описью и требованием вернуть подпись о получении (или использовать электронный документооборот, если обе стороны согласны).
7. Хранить копии приказов о увольнении и доверенностей в личном деле сотрудника не менее 50 лет, как требует законодательство о хранении кадровых документов.

Право подписи трудовой книжки при увольнении принадлежит руководителю организации или лицу, на которое он официально возложил соответствующие полномочия (заместитель, главный бухгалтер, HR‑специалист, ИП или доверенное лицо). Оформление должно быть документально подтверждено (приказ, доверенность, внутренний регламент). Соблюдение этих требований гарантирует юридическую силу трудовой книжки, защищает права работника и minimизирует риски для работодателя.