Вопрос о том, кто вправе делать записи и ставить подпись в трудовой книжке работника, регулируется нормами трудового законодательства и подзаконными актами. Ниже рассмотрены основные положения, практические рекомендации и примеры оформления, связанные с подписанием трудовой книжки директором организации.
Нормативная база, регулирующая ведение трудовых книжек
- Федеральный закон от № 439‑ФЗ «О трудовых книжках» – определяет, кто ведет и хранит трудовые книжки, а также порядок внесения записей.
- Постановление Правительства РФ от № 225 «Об утверждении Правил ведения и хранения трудовых книжек» – содержит детальные правила оформления записей, подписей и печатей.
- Приказ Минтруда России от № 69 «Об утверждении формы трудовой книжки и порядка её заполнения» – регламентирует форму книжки и требования к подписям.
- Письмо Федеральной службы по труду и занятости (Роструд) от № ПГ/05385‑6‑1 – разъясняет, кто может подписывать кадровые документы, включая трудовые книжки.
- Трудовой кодекс РФ, ст. 66 – обязывает работодателя вносить записи о приёме, переводе, увольнении и других событиях в трудовую книжку работника.
Согласно этим нормам, запись в трудовой книжке делает работодатель (организация) либо лицо, уполномоченное работодателем на совершение таких действий.
Кто может подписывать трудовую книжку от имени организации?
Подпись в трудовой книжке ставится не самим работником, а представителем работодателя; Законодательство не ограничивает круг таких лиц конкретной должностью; достаточно, чтобы лицо имело соответствующее полномочие.
Основания для наделения полномочиями
- Устав (или учредительный договор) организации – может прямо указывать, что генеральный директор (или иной исполнительный орган) имеет право подписывать кадровые документы.
- Внутренний приказ (распоряжение) руководителя – например, приказ о назначении ответственного за ведение трудовых книжек (часто специалист отдела кадров или бухгалтер).
- Доверенность, выданная работодателем – доверенность на подписание трудовых книжек и иных кадровых документов должна содержать чёткое указание на такие полномочия.
- Должностная инструкция – если в инструкции сотрудника (например, начальника отдела кадров) прописано право подписи в трудовых книжках.
Таким образом, директор может подписывать трудовую книжку, если он наделен соответствующим полномочием (уставом, приказом, доверенностью или должностной инструкцией). В этом случае его подпись считается подписью работодателя.
Может ли директор подписывать свою собственную трудовую книжку?
Здесь важно разделить две роли:
- Директор как работник – лицо, в отношении которого вносятся записи о приёме, переводе, увольнении и т.д.
- Директор как представитель работодателя – лицо, от имени организации осуществляющее кадровые действия (в т.ч. подпись в трудовой книжке).
Согласно ст. 66 ТК РФ и Правилам ведения трудовых книжек (Постановление № 225), запись в трудовой книжке делает работодатель, а не работник. Поэтому директор не может подписывать свою трудовую книжку в качестве работника – такая подпись будет считаться незаконной.
Ситуация, когда директор является единственным учредителем (или единственным работником)
В практике часто возникает вопрос: кто подписывает трудовую книжку директора‑учредителя, если в организации нет иного уполномоченного лица?
- В качестве работодателя запись делает учредитель (или орган управления организации). Если учредитель и директор – одно и то же лицо, то запись делается им в качестве работодателя, а не работника.
- Формальное оформление – рекомендуется зафиксировать это обстоятельство внутренним документом (приказом о возложении обязанностей по ведению трудовых книжек на директора‑учредителя) либо выдать доверенность на подписание трудовых книжек самому себе, указав, что доверенность выдаётся от имени организации (учредителя) в интересах работодателя.
- Практика Роструда – в письме от № ПГ/05385‑6‑1 указано, что «заверить записи в трудовой книжке может уполномоченное доверенностью лицо, при этом полномочия на подписание трудовых книжек должны быть отражены в доверенности». Это подтверждает возможность самоподписания при наличии надлежащей доверенности.
Таким образом, директор‑учредитель может подписать свою трудовую книжку, но только в качестве представителя работодателя и при наличии соответствующего внутреннего основания (приказа, доверенности, устава).
Электронные трудовые книжки (ЭТК)
С 2021 г. в России действует система электронных трудовых книжек. Подпись в ЭТК осуществляется с помощью квалифицированной электронной подписи (КЭП) уполномоченного лица.
- Подпись ставит работодатель (или его представитель) с использованием КЭП.
- Директор может подписывать ЭТК, если у него есть КЭП, выданная от имени организации, и он наделен правом подписи кадровых документов (устав, приказ, доверенность).
- Для собственного учета (директор‑работник) подпись также ставится от имени работодателя.
Порядок работы с ЭТК регламентирован Приказом Минтруда России от № 697н и Письмом Роструда от № ПГ/04562‑6‑1.
Практические рекомендации для организаций
Оформление полномочий директора на подпись трудовых книжек
- Проверить устав: есть ли прямое указание на право генерального директора подписывать кадровые документы.
- Если в уставе нет такого положения – издать внутренний приказ (например, «О возложении обязанностей по ведению и хранению трудовых книжек на генерального директора»).
- При необходимости оформить доверенность на подписание трудовых книжек, указав:
- наименование организации;
- ФИО директора;
- перечень действий (подписание записей о приёме, переводе, увольнении, внесение изменений);
- срок действия доверенности;
- подпись руководителя организации (или учредителя) и печать.
Оформление записи в трудовой книжке директора при увольнении
- Определить, кто выступает в качестве работодателя:
- Если директор не является единственным учредителем – запись делает уполномоченное лицо (например, специалист отдела кадров) по доверенности или приказу.
- Если директор – единственный учредитель – запись делает им самим в качестве работодателя (с оформлением приказа о возложении обязанностей или доверенности).
- Составить приказ об увольнении (подписывается директором как работодателем или уполномоченным лицом).
- Внести запись в трудовую книжку:
- дата увольнения;
- основание (пункт статьи ТК РФ, например, п. 1 ст. 81 ТК РФ – по соглашению сторон);
- реквизиты приказа;
- подпись уполномоченного лица и печать организации.
Образец доверенности на подпись трудовых книжек
ДОВЕРЕНОСТЬ № ____ г. ___________ «___» __________ 20__ г. Я, _____________________________ (ФИО), действующий на основании Устава ООО «___________», в качестве Генерального директора, hereby доверяю: _____________________________ (ФИО), занимающему должность _____________________, подписывать трудовые книжки работников организации, вносить записи о приёме, переводе, увольнении и иные сведения, предусмотренные законодательством РФ о трудовых книжках. Настоящая доверенность действительна до отзыва, но не более чем на один год. Подпись ___________________ (М.П.)
При необходимости доверенность может быть выдана самому директору (в случае, когда он является единственным учредителем) – в этом случае в документе указывается, что доверенность выдаётся от имени организации (учредителя) в интересах работодателя.
- Директор может подписывать трудовую книжку работников организации, если он наделен соответствующим полномочием (устав, приказ, доверенность или должностная инструкция).
- Подпись своей собственной трудовой книжки директор может поставить только в качестве представителя работодателя, а не как работник. Для этого необходимо оформить внутренний приказ либо выдать доверенность на подписание трудовых книжек от имени организации.
- В случае, когда директор является единственным учредителем, запись в его трудовой книжке делается им самим в качестве работодателя; желательно зафиксировать это полномочие приказом или доверенностью, чтобы избежать претензий со стороны контролирующих органов.
- Для электронных трудовых книжек порядок аналогичен: подпись ставится уполномоченным лицом с использованием квалифицированной электронной подписи;
- Нарушение указанных правил (например, самоподписание без надлежащего оформления) может повлечь признание записи недействительной и административную ответственность организации.
Соблюдение изложенных требований гарантирует легитимность записей в трудовых книжках и защищает интересы как работника, так и работодателя.
Статья подготовлена на основе актуального законодательства на 22 мая 2026 года.