Вопрос о том, кто может вносить записи в трудовую книжку и ставить подпись, часто возникает у работодателей, кадровиков и самих работников. По закону подпись в трудовой книжке ставит директор организации (или иной уполномоченный руководитель). Однако в реальной практике существуют законные способы делегировать эту функцию другим лицам. В статье рассмотрим:
- Какие нормы регулируют подпись в трудовой книжке;
- Кому может быть делегирована подпись;
- Как оформить доверенность или приказ;
- Особенности электронных трудовых книжек (ЭТК);
- Практические рекомендации для работодателей.
Нормативно-правовая база
Основные документы, регулирующие вопросы заполнения и подписи трудовой книжки:
- Трудовой кодекс РФ (ст. 67, 68, 71) – определяет порядок ведения трудовых книжек и обязательность подписи руководителя.
- Положение о порядке ведения и хранения трудовых книжек (утв. Приказом Минтруда России от № 2н) – уточняет, какие лица могут вносить записи.
- Приказ Минтруда России № 2н от – вводит электронные трудовые книжки и описывает порядок их заполнения.
- Гражданский кодекс РФ – регулирует вопросы доверенности.
1.1 Что говорит Трудовой кодекс?
Согласно ст. 71 ТК РФ, запись в трудовую книжку должна быть сделана «руководителем организации, а также лицом, уполномоченным им». Это значит, что подпись может ставить не только директор, но и лицо, получившее официальное полномочие от директора.
Кто может подписать трудовую книжку вместо директора?
2.1 Уполномоченный руководитель
В большинстве организаций в качестве уполномоченного выступает начальник отдела кадров или главный бухгалтер. Их полномочия оформляются приказом директора.
2.2 Доверенное лицо по доверенности
Директор может выдать доверенность (обычную или нотариальную) на право подписи в трудовых книжках. Доверенность должна содержать:
- ФИО и должность доверителя (директора);
- ФИО и должность доверенного лица;
- Конкретный перечень действий (подписание записей в трудовой книжке, внесение записей о приёме, переводе, увольнении и т.д.);
- Срок действия доверенности;
- Подпись и печать (при необходимости) директора.
2.3 Приказ о делегировании полномочий
Более простой способ – издать приказ (внутренний документ организации), в котором директор уполномочивает конкретного сотрудника (например, HR‑менеджера) подписывать трудовые книжки. Приказ фиксирует:
- Наименование организации;
- Дата и номер приказа;
- ФИО и должность уполномоченного;
- Перечень действий, которые он может выполнять;
- Подпись директора и печать организации.
2.4 Электронные трудовые книжки (ЭТК)
С 2021 года в России активно внедряется электронный формат трудовых книжек. В ЭТК запись вносится через систему «Госуслуги» или специализированный портал работодателя. Подпись в электронном виде ставит:
- Руководитель организации (через электронную подпись);
- Уполномоченный сотрудник, которому предоставлен доступ к системе с правом подписи.
Таким образом, в случае ЭТК подпись может ставить любой сотрудник, имеющий соответствующие права доступа, а не только директор.
Как оформить делегирование подписи: пошаговая инструкция
Шаг 1. Определить лицо, которое будет подписывать
Обычно выбирают:
- Начальника отдела кадров;
- HR‑менеджера;
- Главного бухгалтера;
- Ответственного за документооборот.
Шаг 2. Подготовить внутренний приказ
Пример приказа:
Приказ № 45‑О от О делегировании полномочий по подписанию трудовых книжек В соответствии со ст. 71 ТК РФ и Положением о порядке ведения и хранения трудовых книжек Приказываю: 1. Уполномочить Иванова Ивана Ивановича, начальника отдела кадров, подписью в трудовых книжках работников, а также внесением записей о приёме, переводе, увольнении и иных изменениях. 2. Установить срок действия полномочий – до г. 3. Довести приказ до сведения всех подразделений организации. Директор ___________________ (подпись) /Петров П. П./
Шаг 3. При необходимости оформить доверенность
Если требуется более формальная форма (например, при работе с государственными органами), оформляют доверенность у нотариуса. Образец доверенности:
ДОВЕРЕННОСТЬ Я, Петров Петр Петрович, директор ООО «Пример», действующий на основании Устава, настоящей доверенностью уполномочиваю Иванова Ивана Ивановича, начальника отдела кадров, подписью в трудовых книжках работников ООО «Пример» и внесением записей о приёме, переводе, увольнении, а также о награждении и иных изменениях, связанных с трудовыми отношениями, действовать от имени организации. Срок действия доверенности – до г. Подпись: ______________________ М.П.
Шаг 4. Обучить уполномоченное лицо
Важно, чтобы сотрудник знал:
- Порядок заполнения записей (какие данные обязательны);
- Требования к оформлению подписи (размер, расположение);
- Как работать с электронным журналом, если используется ЭТК.
Шаг 5. Вести журнал контроля
Для избежания спорных ситуаций рекомендуется вести журнал контроля подписей, где фиксируются:
- Дата внесения записи;
- ФИО уполномоченного лица;
- Тип записи (приём, перевод, увольнение, награждение и т.д.);
- Подпись руководителя (при необходимости подтверждения).
Особенности оформления записей в бумажной трудовой книжке
4.1 Что должно быть записано?
Согласно п. 25 Положения о ведении трудовых книжек, в книжку вносятся сведения о:
- Приёме на работу (дата, должность, наименование организации);
- Переводе (дата, новая должность, подразделение);
- Увольнении (дата, основание прекращения трудового договора);
- Награждении за трудовые заслуги (дата, вид награды);
- Обучении и повышении квалификации (при необходимости).
4.2 Как ставится подпись?
Подпись ставится в нижней части записи, рядом с датой. Если запись делается уполномоченным лицом, рядом с подписью указывается «по доверенности» или «по приказу № …».
Электронные трудовые книжки: новые возможности
ЭТК позволяют упростить процесс подписания:
- Подпись ставится электронно (КЭП) через портал;
- Доступ к системе может быть предоставлен нескольким сотрудникам с разными уровнями прав;
- Все изменения фиксируются в журнале аудита, что повышает прозрачность.
5.1 Как делегировать подпись в ЭТК?
Для этого необходимо:
- Создать в системе учетную запись сотрудника, которому нужны права;
- Назначить роль «Уполномоченный подписант» (в системе обычно есть предустановленные роли);
- Обеспечить сотруднику электронную подпись (КЭП) или доступ к сервису «Госуслуги».
Практические рекомендации для работодателей
- Оформляйте делегирование официально. Приказ или доверенность – обязательный документ.
- Контролируйте сроки. Не допускайте истечения срока действия доверенности без её продления.
- Обучайте персонал. Регулярные инструктажи по заполнению трудовых книжек снижают риск ошибок.
- Ведите журнал контроля. Это поможет быстро отследить, кто и когда вносил запись.
- Переходите на электронный формат. ЭТК упрощает процесс подписи и уменьшает бумажный документооборот.
- Соблюдайте конфиденциальность. Доступ к трудовым книжкам (бумажным и электронным) должен иметь только уполномоченный персонал.
Подписывать трудовую книжку может не только директор, но и любое лицо, получившее официальное полномочие от директора – будь то через приказ, доверенность или электронный доступ в системе ЭТК. Главное – оформить делегирование в соответствии с Трудовым кодексом и внутренними нормативными актами организации, а также обеспечить контроль за процессом.
Соблюдая указанные правила, вы избежите юридических рисков, ускорите процесс оформления кадровых документов и сможете эффективно управлять трудовыми отношениями в своей компании.
Дата публикации: