Трудовая книжка — основной документ о стаже и трудовой деятельности работника. Однако в кадровой практике нередко возникают ситуации‚ когда сотрудник отказывается предоставить трудовую книжку при приеме на работу или забрать ее при увольнении. С введением электронных трудовых книжек (ЭТК) таких случаев стало больше. Ниже подробно разобраны обе ситуации с учетом актуального законодательства на 2026 год.

Ситуация 1: Отказ предоставить трудовую книжку при приеме на работу

Согласно ст. 65 ТК РФ‚ трудовая книжка является обязательным документом при заключении трудового договора. Но что делать работодателю‚ если кандидат отказывается ее предъявлять?

Возможные причины отказа

• Утрата или порча документа. Работник говорит‚ что потерял трудовую книжку‚ и не хочет ее восстанавливать.
• Переход на электронный формат (ЭТК). Кандидат ранее подал заявление об отказе от бумажной трудовой книжки и считает‚ что работодателю достаточно сведений из СТД-Р или ПФР.
• Сокрытие негативного стажа. Желание скрыть факты увольнения по статье или частую смену работы.

Как действовать работодателю?

1. Если работник отказался от бумажной книжки ранее: В этом случае он должен предоставить вам распечатанную форму СТД-Р (сведения о трудовой деятельности) из ПФР или выписку из электронной трудовой книжки. В предъявленный им при приеме на работу документ (если он предоставил СТД-Р) внесите сведения о трудовой деятельности по желанию работника (ч. 6 ст. 312.2 ТК РФ).
2. Если работник потерял документ: Если у работника уже была оформлена бумажная трудовая книжка‚ но она утеряна‚ у него есть право выбора: оформить дубликат (восстановить стаж через ПФР или бывших работодателей) или отказаться от бумажного документа и перейти на электронный формат. Работодатель не имеет права заставить сотрудника заводить новую бумажную книжку‚ если тот выбрал ЭТК.
3. Оформление новой бумажной книжки: Новая бумажная трудовая книжка оформляется работодателем только в том случае‚ если сотрудник поступает на работу впервые в жизни. Во всех остальных случаях при потере оформляется дубликат или осуществляется переход на ЭТК.

Переход на ЭТК при приеме на работу: разъяснения Минтруда

Минтруд четко разъяснил порядок действий‚ если новый сотрудник хочет перейти на ЭТК при трудоустройстве:

• Сначала работодатель обязан внести в бумажную трудовую книжку работника (если она имеется и предоставлена) запись о приеме на работу.
• Затем работник подает заявление о переходе на электронные сведения о трудовой деятельности (отказе от бумажной книжки).
• Только после этого работодатель делает в бумажной книжке запись о том‚ что сотрудник подал заявление об отказе от ее ведения‚ и выдает ее на руки.

Ситуация 2: Отказ забрать трудовую книжку при увольнении

В день прекращения трудового договора работодатель обязан выдать работнику трудовую книжку или предоставить сведения о трудовой деятельности (ст. 66.1 ТК РФ). Если сотрудник отсутствует на рабочем месте или отказываеться получать документ‚ работодатель несет риски. Задержка выдачи трудовой книжки по вине работодателя может привести к обязанности оплатить работнику средний заработок за все время задержки (ст. 234 ТК РФ). Кроме того‚ если работник докажет‚ что из-за отсутствия трудовой книжки ему отказали в трудоустройстве на новом месте‚ работодателя могут обязать возместить и этот ущерб.

Пошаговый алгоритм защиты работодателя

Чтобы избежать ответственности‚ работодатель должен действовать строго по закону:

1. Составить акт об отказе. Если работник прямо отказывается забрать документ‚ необходимо составить Акт об отказе работника от получения трудовой книжки в связи с увольнением. Акт подписывается комиссией из трех человек (например‚ кадровик‚ руководитель подразделения и свидетель).
2. Направить уведомление. В случае‚ когда в день прекращения трудового договора выдать трудовую книжку невозможно в связи с отсутствием работника либо его отказом‚ работодатель обязан направить ему уведомление. В уведомлении должно содержаться требование явиться за трудовой книжкой либо дать согласие на отправку ее по почте.
3. Отправка по почте. Пересылка трудовой книжки почтой допускается только с согласия работника‚ выраженного в письменной форме (или в ответном письме на уведомление).
4. Хранение. До момента получения уведомления или явки сотрудника‚ невостребованная трудовая книжка должна храниться у работодателя в соответствии с правилами архивного хранения.

Электронные трудовые книжки (ЭТК): мифы и реальность

Переход на ЭТК породил много заблуждений‚ которые напрямую влияют на поведение работников.

Можно ли отказаться от электронной трудовой книжки?

Нет‚ отказаться от ведения электронной трудовой книжки россияне не могут. Такого понятия в действующем законодательстве просто не существует. ЭТК ведется в обязательном порядке на всех работников за счет отчетности‚ которую работодатели сдают в Социальный фонд России (СФР).

От чего тогда можно отказаться?

Работник может отказаться только от бумажной трудовой книжки. Если у работника есть бумажная трудовая книжка‚ он может подать работодателю заявление об отказе от ее дальнейшего ведения. В этом случае:

• Бумажная книжка выдается на руки с соответствующей записью.
• Дальнейший стаж фиксируется только в электронном виде.
• Важно: Вносить в бумажную трудовую книжку запись об увольнении не нужно‚ если работник ранее отказался от ее ведения‚ подав соответствующее заявление.

Бумажная или электронная: что надежнее?

Многие работники считают‚ что трудовая книжка на бумажном бланке сегодня выглядит более надежным документом. Однако тем‚ кто отказался от печатной версии‚ и молодым специалистам‚ которые впервые трудоустроились с 2021 года‚ придется вести свою трудовую биографию только в формате ЭТК. Вернуться к бумажному формату после подачи заявления об отказе от него нельзя.

Если работник отказывается предоставлять трудовую книжку при приеме‚ работодатель должен выяснить причину: это потеря документа или переход на ЭТК. В любом случае‚ оформить сотрудника без этого документа можно‚ соблюдая процедуру перехода на электронные сведения или оформления дубликата. Если же работник отказывается забирать трудовую книжку при увольнении‚ критически важно зафиксировать этот факт актом и отправить уведомление по почте — это единственный способ снять с себя ответственность за задержку выдачи документов.