Трудовая книжка – один из важнейших документов, подтверждающих трудовой стаж и квалификацию работника. В ней фиксируются все ключевые события: прием на работу, переводы, повышение квалификации, увольнение и др. Для того чтобы запись имела юридическую силу, в ней должны стоять подписи (или подписи‑расшифровки) тех лиц, которые уполномочены вносить и подтверждать данные сведения.

Общие принципы оформления записей

Согласно пункту 26 Инструкции по ведению трудовых книжек (утверждённой приказом Минтруда РФ), запись о приёме, переводе, повышении, увольнении и других событиях вносится на основании приказа (распоряжения) работодателя в течение семи календарных дней после его издания. При этом в запись обязаны вносить подпись и печать того лица, которое уполномочено вести трудовые книжки.

Кто именно может подписывать запись в трудовой книжке?

Ниже перечислены категории лиц, которые могут ставить подпись (или подпись‑расшифровку) в трудовой книжке, а также обстоятельства, при которых это происходит.

Руководитель организации (директор, генеральный директор, президент)

• Имеет право подписывать записи в трудовой книжке в случае, если в организации нет отдельного отдела кадров.
• Подпись ставится в виде «Директор ___________ / Ф.И.О.» и сопровождается печатью организации.

Руководитель структурного подразделения (начальник отдела, цеха, филиала)

• Если в организации есть приказ, передающий обязанность ведения трудовых книжек конкретному руководителю, он может подписывать записи.
• Требуется наличие соответствующего приказа работодателя, в котором указано, что данное лицо отвечает за ведение трудовых книжек.

Специалист по кадрам (инспектор по кадрам, HR‑менеджер, кадровый специалист)

• Самый распространённый вариант в современных компаниях.
• Подпись ставится в виде «Инспектор по кадрам ___________ / Ф.И.О.» или «Кадровый специалист ___________ / Ф.И.О.».
• Для законности подписи необходимо, чтобы в приказе работодателя была прописана передача полномочий по ведению трудовых книжек этому сотруднику.

Уполномоченный сотрудник (заместитель директора, главный бухгалтер)

• В некоторых организациях полномочия могут быть делегированы главному бухгалтеру или заместителю директора.
• Требуется документальное подтверждение (приказ работодателя).

Работник (сотрудник)

• Подписывает запись только в особых случаях:
  • При получении трудовой книжки от работодателя (например, при переводе в другое подразделение или при выдаче новой книжки); В этом случае работник ставит подпись в графе «Получил(а)».
  • При сдаче книжки в бухгалтерию/кадровую службу при увольнении – в книге учёта движения трудовых книжек.
• В самой трудовой книжке подпись работника не требуется для подтверждения записей о приёме, переводе, увольнении и т.п. (ТК РФ не предусматривает обязательную подпись работника в этих графах).

Представитель работодателя (доверенное лицо)

• Если работодатель (юридическое лицо) не может лично подписать запись, он может уполномочить доверенное лицо (например, юриста компании) оформить запись.
• Требуется нотариально заверенная доверенность и приказ о передаче полномочий.

Требования к подписи и печати

1. Подпись должна быть разборчивой и соответствовать фамилии, имени, отчеству лица, подписывающего запись.
2. Подпись сопровождается печатью организации (если таковая предусмотрена внутренними документами).
3. Если подпись ставится от имени организации (например, «Директор»), то рядом должна быть указана фамилия, инициалы и должность подписанта.
4. В случае, когда запись вносится по приказу, в графе «Основание» указывается номер и дата приказа.

Особые ситуации

Выдача новой трудовой книжки

С 2024 года допускается производство новых бланков трудовых книжек не только Гознаком, но и другими предприятиями, соответствующими требованиям. При выдаче новой книжки:

• Работодатель (директор, HR‑специалист) подписывает запись о выдаче новой книжки.
• Работник ставит подпись в графе «Получил(а)».

Дистанционный работник

Если работник находится в удалённом режиме, он может направить свою бумажную трудовую книжку по почте. В этом случае:

• Работодатель вносит запись в книжку после её получения.
• Подпись вносит уполномоченный сотрудник (HR‑специалист, инспектор по кадрам).

Смерть работника

По ст. 14 СК РФ право на получение трудовой книжки умершего имеют ближайшие родственники (супруг(а), дети, родители). В этом случае:

• Близкий родственник получает книжку и ставит подпись в графе «Получил(а)».
• Запись о выдаче книжки подписывается уполномоченным представителем работодателя.

Увольнение и сдача книжки

Раньше требовалось, чтобы работник подписывался в личной карточке и в книге учёта движения книжек. По новым правилам (с 2023 г.) это требование отменено, однако:

• Работник всё равно ставит подпись в графе «Сдал(а)» в книге учёта движения трудовых книжек (если такая книга ведётся).
• Запись о прекращении трудового договора подписывается уполномоченным лицом (HR‑специалист, руководитель).

Пример оформления записи о приёме на работу

Краткая таблица «Кто может подписывать запись в трудовой книжке»

• Запись в трудовой книжке подписывает уполномоченное лицо работодателя – чаще всего это инспектор по кадрам или HR‑менеджер.
• Руководитель организации (директор) может подписывать записи, если в компании нет отдельного кадрового отдела.
• Работник ставит подпись только в графах, подтверждающих получение или сдачу книжки, но не в самих записях о приёме, переводе, увольнении.
• Все подписи должны сопровождаться печатью (если это предусмотрено внутренними документами) и ссылкой на приказ, на основании которого запись делается.
• При изменении структуры компании (создание нового отдела кадров, делегирование полномочий) необходимо оформить соответствующий приказ, иначе подпись может быть признана недействительной.

Соблюдение указанных правил гарантирует, что записи в трудовой книжке будут иметь юридическую силу и не вызовут вопросов при проверках со стороны инспекций, судов и пенсионных фондов.