Трудовая книжка – это официальный документ, подтверждающий трудовую деятельность сотрудника и его стаж. В большинстве организаций её ведёт отдел кадров, но в небольших компаниях, стартапах или семейных бизнесах такой отдел может отсутствовать. В таком случае возникает вопрос: кто именно обязан вести и заполнять трудовую книжку?

Законодательная база

• Трудовой кодекс РФ (ст. 49) – устанавливает обязанность работодателя вести трудовую книжку.
• Федеральный закон «О трудовой книжке» (№ 94-ФЗ) – регламентирует порядок заполнения, хранение и выдачу трудовой книжки.
• Постановления Минтруда РФ – уточняют детали оформления и подписей.

Согласно статье 49 ТК РФ, работодатель обязан:

1. выдать работнику трудовую книжку;
2. внести в неё сведения о месте работы, должности, стаже и т.д.;
3. сохранять её в течение 10 лет после увольнения.

Если в компании нет специализированного кадровика, обязанность переходит к другому сотруднику, который имеет полномочия работодателя.

В зависимости от структуры организации, возможны следующие варианты:

• Генеральный директор / владелец – в небольших фирмах и индивидуальных предпринимателях часто он лично подписывает все записи.
• Начальник отдела / руководитель подразделения – если есть несколько отделов, каждый руководитель отвечает за свою группу сотрудников.
• Главный бухгалтер / финансовый директор – в некоторых компаниях бухгалтерия ведёт кадровые документы.
• Сотрудник, назначенный ответственным за кадровые вопросы – может быть назначен временно, пока не будет создан отдел кадров.

Важно, чтобы заполняющий имел доступ к официальной печати компании и был уполномочен подписывать документы от имени работодателя.

Как правильно заполнить трудовую книжку без кадровика?

Ниже приведён пошаговый алгоритм действий:

1. Получение книги – в России трудовая книжка выдаётся в бумажном виде. При приёме на работу сотруднику выдаётся первый экземпляр.
2. Заполнение первой страницы – на первой странице указываются данные о работодателе (название, адрес, ОГРН, ИНН) и данные о сотруднике (ФИО, дата рождения, паспортные данные).
3. Внесение записей о приёме на работу – в разделе «Приём на работу» указываются дата, должность, вид работы, режим работы, а также подпись работодателя и печать.
4. Записи о повышении квалификации, переводах и т.д. – каждая новая запись оформляеться в отдельном блоке, с датой, подписью и печатью.
5. Сохранение и хранение – книга должна храниться в безопасном месте, в течение 10 лет после увольнения сотрудника.

Если у компании нет печати, можно использовать электронную подпись в соответствии с Федеральным законом № 63-ФЗ «Об электронной подписи».

Что делать, если в компании нет кадровика и нет официальной печати?

• Получить печать – оформить печать в официальном порядке (производство печати в печатном центре, регистрация в налоговой).
• Назначить уполномоченного – в приказе или распоряжении работодателя указать сотрудника, который будет вести трудовую книжку.
• Вести журнал учета – в дополнение к трудовой книжке можно вести электронный журнал, который будет храниться в системе документооборота.
• Обратиться к внешнему специалисту – в случае сомнений можно нанять внешнего кадрового консультанта.

Частые ошибки и как их избежать

• Неправильный формат даты – использовать формат «ДД.ММ.ГГГГ».
• Отсутствие подписи и печати – это делает запись недействительной.
• Неполные данные о сотруднике – паспортные данные, дата рождения, место жительства.
• Смешивание записей в одном блоке – каждая запись должна быть в отдельном блоке.
• Утеря первой страницы – в случае потери необходимо получить замену в Фонд трудовых книжек.

Практический пример

Предположим, что в небольшом IT‑стартапе нет отдела кадров. Генеральный директор Иванов Иван Иванович принимает на работу нового разработчика Петрова Петра Петровича. Вот как выглядит заполнение:

Шаг 1: На первой странице указываем:

• Наименование работодателя: ООО «TechStart»
• Адрес: 123456, г. Москва, ул. Программная, д. 10
• ИНН: 7701234567, ОГРН: 1234567890123
• ФИО сотрудника: Петров Петр Петрович
• Дата рождения:
• Паспорт: серия 45 67, № 890123, выдан Минполицейским отделом № 12 г. Москвы, дата выдачи

Шаг 2: В разделе «Приём на работу» пишем:

• Дата приёма:
• Должность: Старший разработчик
• Вид работы: Полная занятость
• Режим работы: 40 часов в неделю
• Подпись работодателя: Иванов И.И.
• Печать компании

После этого книга считается официально заполненной.

Что делать при увольнении?

При увольнении необходимо внести запись о прекращении трудовых отношений, указать причину (например, «по инициативе работодателя»), дату увольнения и подписать работодателя. После этого книгу выдают сотруднику и сохраняют копию в архиве.

• В любой компании, даже без кадровика, обязанность вести трудовую книжку лежит на работодателе.
• Если кадровый отдел отсутствует, эту роль может выполнять руководитель, бухгалтер или назначенный сотрудник.
• Заполнение должно быть точным, подписанным и печатным (или с электронной подписью).
• Хранить книгу необходимо в течение 10 лет после увольнения.
• При возникновении сомнений лучше обратиться к юристу или кадровому консультанту.

Таким образом, даже в небольших компаниях без специализированного отдела кадров можно правильно вести трудовую книжку, соблюдая все требования законодательства и обеспечивая надёжность кадровой документации.