Трудовая книжка, это главный юридический документ, подтверждающий рабочий стаж и трудовую деятельность гражданина. Согласно Трудовому кодексу РФ, именно работодатель несет ответственность за ее ведение и хранение. На практике же часто возникает вопрос: кто именно должен делать записи — кадровик или бухгалтер? Может ли бухгалтер вносить записи в трудовую книжку и как при этом соблюсти все нормы закона? В этой статье мы подробно разберем нюансы ведения, учета и перехода на электронный формат.
Кто имеет право вести трудовые книжки?
По общему правилу, ведением трудовых книжек занимается отдел кадров. Однако в малых и средних предприятиях, где кадровая служба отсутствует, эти обязанности делегируются другому специалисту. Чаще всего этим специалистом становится бухгалтер.
Важно понимать, что запись в трудовой книжке вносит бухгалтер на законных основаниях, если на него официально возложены обязанности по ведению кадрового документооборота. Это должно быть закреплено в приказе организации, должностной инструкции или трудовом договоре. В таком случае бухгалтер несет полную ответственность за корректность внесения данных и сохранность бланков строгой отчетности.
Нормативная база и правила заполнения
Порядок ведения и хранения бумажных трудовых книжек строго регламентирован. Основным документом, регулирующим этот процесс сегодня, является Приказ Минтруда РФ от № 320н. В нем содержатся подробные разъяснения о том, как правильно заполнять документ: делать записи о приеме на работу, переводе, увольнении, а также как вносить изменения и аннулировать ошибочные записи.
С 2023 года в России действует новый бланк бумажной трудовой книжки; При этом имеющиеся у работодателей бланки старого образца, а также вкладыши к ним остаются действительными и могут использоваться без ограничения срока.
Бухгалтерский учет трудовых книжек
Наниматели обязаны осуществлять строгий бухгалтерский учет трудовых книжек. Этот процесс включает в себя:
- Приобретение бланков трудовых книжек и вкладышей в них;
- Учет поступивших и выданных бланков;
- Оплату стоимости бланка работником при его выдаче.
Налоговые нюансы: НДС при выдаче трудовой книжки
Один из частых вопросов, с которым сталкивается бухгалтерия — нужно ли начислять НДС при выдаче работникам трудовых книжек или вкладышей? Специалисты отмечают: да, начислять НДС необходимо. Даже если бланки передаются работникам по той же стоимости, по которой были приобретены, эта операция подлежит обложению НДС в соответствии с налоговым законодательством.
Электронная трудовая книжка (ЭТК): что изменилось к 2026 году?
С 1 января 2020 года вступил в силу Федеральный Закон, предусматривающий введение электронных трудовых книжек (ЭТК). В ТК РФ были внесены поправки, согласно которым работодатели обязаны формировать сведения о работнике, его трудовой деятельности и стаже в электронном виде и передавать их для хранения в ПФР.
Не позднее 31 декабря 2020 года работники должны были сделать выбор: написать заявление о сохранении бумажной трудовой книжки либо перейти на ЭТК. В законе нет официального определения для электронных ТК как отдельного цифрового документа — это скорее новый формат хорошо знакомого всем документа, база данных.
Проблема несоответствия данных
Несоответствие информации в бумажной и электронной версиях — частая проблема. Она может возникать из-за использования разных программ в бухгалтерии и кадровом отделе, а также из-за человеческого фактора или технических сбоев при отправке отчетности.
Чтобы избежать проблем, рекомендуется:
- Периодически запрашивать выписку из ЭТК через портал Госуслуг или другие официальные источники.
- Проверять корректность данных, сверяя бумажную и электронную версии.
Обе версии содержат одинаковую основную информацию: сведения о работнике, его трудоустройстве, переводах, увольнениях, профессии и квалификации.
Работа с ЭТК в бухгалтерских программах
Современные системы автоматизации значительно упрощают жизнь бухгалтеру. Например, если ваша компания ведет бухгалтерский и налоговый учет в системе «Экстерн», вы можете работать с ЭТК в разделе «Учет». Чтобы открыть электронную трудовую книжку сотрудника, на вкладке «Зарплата и кадры» нужно нажать на нужное ФИО и выбрать вкладку «Трудовая книжка» или «Трудовая деятельность».
Ответственность бухгалтера
В некоторых случаях на бухгалтера может быть возложена серьезная ответственность за нарушение порядка учета и выдачи трудовых книжек. За несвоевременное представление сведений о трудовой деятельности в электронном виде или за утерю бумажного бланка должностным лицам организаций грозит штраф.
Кроме того, за задержку выдачи трудовой книжки при увольнении работодатель (и ответственный бухгалтер/кадровик) может быть привлечен к материальной ответственности, выплате среднего заработка за время вынужденного прогула.
Внесение записей в трудовую книжку бухгалтером — это не просто кадровая формальность, а сложный процесс, требующий знаний трудового и налогового законодательства. Бухгалтер должен не только грамотно вносить записи в бумажный бланк по правилам Приказа Минтруда № 320н, но и корректно вести учет бланков (включая начисление НДС), а также своевременно передавать данные в электронном формате в ПФР. Сверка данных между бумажной и электронной версиями через Госуслуги станет надежной страховкой от ошибок и штрафов в 2026 году и в будущем.