Трудовая книжка – один из самых важных документов в трудовых отношениях. Она фиксирует все этапы трудовой жизни работника, а её правильное заполнение напрямую влияет на размер пенсии, отпускных, а также на законность трудовых договоров. Вопрос о том, может ли работник самостоятельно вести и заполнять трудовую книжку, волнует как новых сотрудников, так и тех, кто уже работает в компании. Ниже разберём все нюансы, которые помогут понять, кто и как может вносить записи, какие правила действуют в 2023‑2026 годах, а также как правильно оформить бумажную и электронную трудовую книжку.

Законодательная база

• Федеральный закон «О труде» (ст. 65) и Правила ведения трудовых книжек, утверждённые Постановлением Правительства РФ № 1224 (с 2021 г.).
• Положение о переходе на электронные трудовые книжки (ПФР, 2020 г.) – от 1 января 2020 г. работодатели обязаны отчитываться в ПФР по форме СЗВ‑ТД.
• Постановление о новых бланках трудовых книжек (с 2023 г.) – обязательное использование новых бланков и вкладышей.

Ключевые требования к заполнению

• Записи в трудовой книжке вносит только работодатель (или уполномоченное лицо).
• Работник может только подтвердить правильность внесённых данных, подписав запись.
• Самостоятельное заполнение без подписи работодателя считается недействительным и может привести к штрафам.

Когда можно самостоятельно вносить записи?

В большинстве случаев работник не может самостоятельно заполнять трудовую книжку. Однако есть исключения:

1. Внутренние изменения – если работник меняет фамилию, отчество, дату рождения, это вносится в ьный лист. Работник может самостоятельно зачеркивать прежние данные и писать новые, но запись должна быть подписана работодателем.
2. Переход на электронную трудовую книжку – работник может подать заявление о переходе, но сам вносить данные в электронную систему он не может.
3. Ведение трудовой книжки индивидуальным предпринимателем – если ИП является работодателем, он сам может вести и заполнять книжку, но подпись должна быть его собственная.

Как правильно заполнить бумажную трудовую книжку?

ьный лист

На ьном листе указываются:

• ФИО сотрудника (полностью, без инициалов и сокращений).
• Дата рождения.
• Номер и дата выдачи паспорта.
• Серия и номер трудовой книжки.

Если фамилия, имя, отчество изменились, прежние данные зачеркиваются одной чертой, а сверху пишется новая информация. Важно, чтобы подпись работника и работодателя присутствовала.

Внутренняя сторона обложки

На внутренней стороне обложки указывается документ‑основание: название, номер и дата документа, который подтверждает факт трудоустройства (например, трудовой договор, приказ о приёме на работу).

Записи о приёме, увольнении, переводе

Каждая запись должна содержать:

• Дата начала работы.
• Должность и место работы.
• Условия труда (зарплата, график).
• Подпись работодателя и печать.
• Подпись работника (если предусмотрено).

Неправильное заполнение может привести к снижению размера пенсии, отсрочке выплат и даже к юридическим последствиям.

Электронная трудовая книжка (ЭТК)

С 2021 г. работодатели обязаны вести электронные трудовые книжки. Вопросы, связанные с заполнением ЭТК, решаются через электронные сервисы:

• Личный кабинет на сайте ПФР.
• Единый портал госуслуг gosuslugi.ru.

Как заполнить ЭТК?

Заполнение осуществляется работодателем через электронную систему. Работник может:

• Подтвердить данные, получив электронную выписку.
• Проверить, что информация о приёме, увольнении и переводе совпадает с его личными данными.

Когда нужно оформить ЭТК?

• При приёме на работу – работодатель сразу вносит запись.
• При увольнении – запись о выходе из трудовых отношений.
• При переводе – новая запись о переводе на другую должность или в другое подразделение.

Как получить бумажную выписку из ЭТК?

Если работнику нужна бумажная копия, он может запросить её в электронном виде, а затем распечатать. Важно, чтобы копия была заверена печатью и подписью работодателя.

Что делать, если вы хотите самостоятельно заполнить трудовую книжку?

1. Обратитесь к отделу кадров – уточните, какие записи могут быть внесены вами.
2. Получите письменное согласие – если работодатель разрешает вам вносить данные, получите подпись и печать.
3. Соблюдайте формат – используйте официальные бланки и придерживайтесь правил оформления.
4. Проверяйте данные – убедитесь, что все сведения точны и соответствуют документам.
5. Сохраняйте копии – храните копии записей для личного архива.

• Самостоятельное заполнение трудовой книжки без подписи работодателя недействительно.
• Работник может только подтверждать и проверять данные, а также вносить изменения в ьный лист при изменении ФИО.
• Для индивидуальных предпринимателей, которые являются работодателями, самостоятельное ведение возможно, но подпись должна быть их собственная.
• Переход на электронные трудовые книжки требует от работодателя заполнения через официальные сервисы; работник может только проверять и подтверждать данные.
• Неправильное заполнение может негативно сказаться на пенсионных выплатах и других правах.

Таким образом, ответ на вопрос «Можно ли самому заполнять трудовую книжку?» – в большинстве случаев нет. Только в ограниченных ситуациях и при наличии официального согласия работодателя можно вносить данные самостоятельно. Всегда лучше доверять заполнение официальным сотрудникам кадрового отдела, чтобы избежать ошибок и последствий.