Трудовая книжка — один из важнейших документов, подтверждающих стаж работы, квалификацию и право на социальные выплаты. Иногда возникает необходимость получить заверенную копию этой книжки: при оформлении виз, получении кредита, подаче документов в Пенсионный фонд и т.п. Вопрос, кто может заверить копию трудовой книжки, часто ставит в тупик многих граждан. В этой статье мы подробно разберём, какие полномочия есть у нотариуса, какие документы нужны, какие ограничения существуют и сколько это стоит.
Что такое нотариальное заверение?
Нотариальное заверение — это официальное подтверждение нотариусом того, что представляемая им копия документа полностью соответствует оригиналу. Нотариус не проверяет достоверность содержания (например, правдивость записей о работе), а лишь удостоверяет тождество копии и оригинала. После заверения копия получает юридическую силу, позволяющую использовать её в государственных и коммерческих процедурах.
Ключевые отличия от заверения у работодателя
- Работодатель может заверить копию только в том случае, когда он является владельцем оригинала (т.е. хранит трудовую книжку у себя). Такая заверка подтверждает, что запись в книжке сделана им.
- Нотариус проверяет оригинал, сравнивает печати, подписи, штампы и любые исправления, но не имеет отношения к содержанию записей.
Законодательная база
Порядок нотариального заверения копий документов, в т.ч. трудовой книжки, регулируется:
- ГОСТ Р 7.0.97‑2016 «Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Библиографическая запись. Требования к оформлению копий документов». Пункт 5.26 описывает порядок заверения копий трудовых договоров и трудовых книжек.
- Федеральный закон № 115‑ФЗ «О нотариате» (ст. 2, 5) – определяет полномочия нотариусов по удостоверению подлинности копий официальных документов.
- Трудовой кодекс РФ (ст. 66) и Положение о трудовых книжках (утв. приказом Минтруда РФ от № 353н) – устанавливают, что оригинал трудовой книжки хранится у работодателя, а выдаётся работнику только при увольнении.
Таким образом, законодательство прямо не запрещает нотариусу заверять копию трудовой книжки, но накладывает ряд обязательных условий.
Какие документы может заверить нотариус?
Нотариус имеет право заверять:
- Копию закрытой трудовой книжки (с печатями всех записей).
- Копию незакрытой трудовой книжки (если в ней уже есть записи, но книжка ещё не закрыта).
- Копию трудового договора и иных трудовых документов (приказов о приёме, переводе, увольнении).
Нотариус не может заверить копию, если в оригинале обнаружены:
- Подделки, стирания, исправления карандашом без соответствующего официального протокола.
- Отсутствие обязательных печатей и подписей сторон.
- Повреждения, делающие документ нечитаемым.
Пошаговый порядок заверения копии трудовой книжки у нотариуса
Шаг 1. Подготовка оригинала и копии
- Возьмите оригинал трудовой книжки (в идеальном состоянии, без отрывов страниц).
- Сделайте чистую копию (обычно на белой бумаге формата А4). Копия должна включать все листы, включая титульный лист.
Шаг 2. Сбор необходимых документов
Для удостоверения тождества копии нотариус потребует:
- Паспорт (или иной документ, удостоверяющий личность).
- Оригинал трудовой книжки.
- Копию, которую необходимо заверить.
- При необходимости: доверенность (если документ передаётся представителем).
Шаг 3. Проверка оригинала
Нотариус внимательно осматривает оригинал:
- Сравнивает печати, штампы, подписи.
- Отмечает наличие исправлений, подчисток, записей карандашом.
- При обнаружении нарушений (подделка, отсутствие печати) нотариус имеет право отказать в заверении.
Шаг 4. Удостоверение тождества
Если оригинал признан подлинным, нотариус ставит на копию:
- Штамп «Копия соответствует оригиналу».
- Подпись и печать нотариуса.
- Дата и место заверения.
Шаг 5. Получение заверенной копии
После выполнения всех процедур вы получаете заверенную копию, которую можно использовать в любых официальных целях.
Стоимость нотариального заверения
Тарифы на нотариальные услуги фиксируются Постановлением Правительства РФ № 317 от «О порядке установления платы за нотариальные действия». На 2026 год стоимость заверения копии трудовой книжки составляет:
- Базовый тариф за удостоверение тождества копии – 300 руб.
- Дополнительные расходы (если требуется перевод, составление доверенности, экспресс‑услуга) – от 150 руб. до 500 руб. в зависимости от региона.
Ограничения и нюансы
6.1 Нотариус не проверяет содержание
Важно помнить, что нотариус не проверяет правдивость записей в трудовой книжке (даты, должности, причины увольнения). Если в книжке есть ошибки, они останутся без исправления, а заверенная копия будет подтверждать лишь её внешний вид.
6.2 Требования к оригиналу
Если оригинал имеет существенные дефекты (отсутствие печати, подписи, повреждения), нотариус может отказать. В таком случае следует обратиться в отдел кадров работодателя для получения справки‑выписки.
6.3 Возможность заверения без присутствия владельца
По общему правилу нотариус требует личного присутствия владельца документа (для подтверждения личности). Однако в случае наличия доверенности от владельца (нотариально заверенной) заверение может быть выполнено представителем.
6.4 Закрытая vs. незакрытая книжка
Нотариус заверит как закрытую, так и незакрытую книжку, если в ней уже есть официальные записи. При закрытой книжке заверение обычно требуется реже, так как документ уже считается «полным».
6.5 Выдача оригинала работнику
Согласно Трудовому кодексу, оригинал трудовой книжки выдаётся работнику только при увольнении. Поэтому в большинстве случаев работнику необходимо обращаться к работодателю за копией, а уже затем к нотариусу.
Часто задаваемые вопросы (FAQ)
- Можно ли заверить копию трудовой книжки, если я уже уволен?
Да. Вы берёте оригинал, полученный при увольнении, делаете копию и обращаетесь к нотариусу с паспортом. - Нужен ли оригинал для подачи в Пенсионный фонд?
Для большинства заявлений ПФР принимает заверенную копию, однако иногда требуется оригинал. Уточняйте в конкретном отделении. - Сколько времени занимает процесс?
При наличии всех документов заверение обычно занимает 15–30 минут. Если требуется дополнительная проверка, время может увеличиться. - Можно ли заверить копию онлайн?
В России пока нет официального сервиса дистанционного нотариального заверения копий трудовых книжек. Операцию необходимо выполнить в кабинете нотариуса. - Что делать, если в книжке есть исправления карандашом?
Нотариус может отказать в заверении. В таком случае обратитесь к работодателю за официальным подтверждением (справка‑выписка) и уже её заверяйте.
Нотариус может заверить копию трудовой книжки, но только при условии, что оригинал находится в надлежащем состоянии и содержит все необходимые подписи и печати. Нотариальное заверение подтверждает лишь тождество копии и оригинала, а не достоверность записей внутри. Стоимость услуги невысока, а процедура проста: оригинал + копия + паспорт (или доверенность) → проверка нотариусом → штамп и подпись.
Если вам требуется официально подтверждённая копия трудовой книжки для государственных или коммерческих целей, обращайтесь в ближайшую нотариальную контору, подготовьте перечисленные документы и уточните тарифы. При наличии вопросов о содержании записей в книжке лучше сразу обсудить их с работодателем.
Дата публикации: 21 мая 2026 г.