Вопрос оформления трудовых отношений всегда актуален как для работодателей, так и для сотрудников․ Одним из ключевых моментов является ведение документа, подтверждающего трудовой стаж․ В данной статье мы подробно разберем, кто именно обязан заводить трудовую книжку, как происходит этот процесс в условиях перехода на электронный формат и какие существуют нюансы в 2026 году․
Основной ответ: кто несет ответственность?
Согласно действующему трудовому законодательству Российской Федерации, обязанность по заведению и ведению трудовой книжки лежит исключительно на работодателе․
Сотрудник не может самостоятельно завести себе трудовую книжку при приеме на работу․ Именно организация или индивидуальный предприниматель, нанимающие работника, должны оформить этот документ (или внести запись в электронный реестр), если у сотрудника его еще нет․
Ключевые правила:
- Срок оформления: Трудовая книжка должна быть заведена не позднее 5 дней с момента фактического начала работы сотрудника․
- Первое место работы: Если человек трудоустраивается впервые, работодатель обязан завести ему новую трудовую книжку․
- Стоимость: Расходы на бланк трудовой книжки (если речь идет о бумажном варианте для тех, кто впервые устраивается на работу после 2021 года и выбрал бумажный формат до его полной отмены, либо в переходных случаях) несет работодатель․ Удерживать стоимость бланка из зарплаты сотрудника запрещено․
Электронная трудовая книжка: реалии 2026 года
На текущий момент (май 2026 года) в России окончательно закрепился формат электронных трудовых книжек (ЭТК)․ Информация о стаже хранится в единой базе данных Социального фонда России (СФР)․
Как происходит процесс в электронном формате?
При приеме на работу сотрудник предоставляет работодателю свои данные (ФИО, СНИЛС, дату рождения)․
Работодатель формирует отчетность в Социальный фонд (форма ЕФС-1 или аналогичная в актуальных системах документооборота)․
СФР вносит запись в электронный реестр․
Сотрудник может в любой момент выписать из СФР или через портал «Госуслуги» документ, содержащий полную историю его стажа․
> Важно: Электронная трудовая книжка содержит те же данные, что и бумажная: личные данные сотрудника, информацию о периодах работы, должностях, причинах увольнения и основаниях внесения записей․
Что делать, если трудовая книжка утеряна или испорчена?
Ситуации, когда документ теряется, приходят в негодность или содержат ошибки, встречаются нередко․ Порядок действий зависит от причины:
Утеря работодателем: Если книжка была утеряна по вине организации, работодатель обязан немедленно восстановить ее․ Для этого собираются документы с предыдущих мест работы, архивные справки и на основании них вносится запись о восстановленном стаже․
Утеря сотрудником: Если работник потерял свою бумажную книжку (актуально для переходного периода или архивных документов), он должен написать заявление работодателю о выдаче новой․ Однако стаж, который не подтвержден документально, может быть утерян, если его невозможно доказать через архивы СФР․
Испорченный бланк: Если записи в бумажной книжке невозможно прочитать или они повреждены, заводится новая, куда переносятся действительные записи․
Можно ли работать без трудовой книжки?
Существуют категории работников, которым трудовая книжка не заводится и не ведется:
- Сотрудники, работающие по гражданско-правовым договорам (ГПХ), так как эти отношения не являются трудовыми․
- Работники, трудящиеся у работодателей — физических лиц, не являющихся индивидуальными предпринимателями (в этом случае стаж подтверждается трудовым договором, но запись в книжку не вносится)․
- Совместители, которые решили не вносить запись о работе по совместительству в основную книжку (хотя право на внесение такой записи у них есть)․
Преимущества электронного формата для сотрудника
Переход на хранение данных в Социальном фонде решил множество проблем:
- Невозможность потери: Данные хранятся в защищенной государственной базе․
- Доступность: Выписку о стаже можно получить мгновенно через МФЦ, клиентскую службу СФР или онлайн․
- Прозрачность: Легче подтвердить стаж для назначения пенсии или получения социальных выплат․
Если вы столкнулись с отказом работодателя в оформлении трудовой книжки, это является прямым нарушением трудового законодательства, и вы имеете полное право обратиться в трудовую инспекцию для защиты своих прав․