Вопрос о том, кто обязан оплачивать вкладыш в трудовую книжку, возникает у многих сотрудников, особенно при смене места работы или при необходимости оформления дополнительных записей о стаже, наградах или повышении квалификации․ Ниже подробно рассмотрим нормативную базу, практику применения и рекомендации для работников и работодателей․

Что такое вкладыш в трудовую книжку?

Вкладыш – это отдельный лист формата А4 (или А5), который вшивается в трудовую книжку и служит для внесения записей, не помещающихся в основной блок:

• сведения о работе у предыдущих работодателей (если места в основной части закончились);
• информация о повышении квалификации, переподготовке, курсах;
• сведения о наградах, поощрениях, благодарностях;
• записи о периодах нетрудоспособности, отпусках по уходу за ребёнком и др․

Вкладыш оформляется в соответствии с Приказом Минтруда России № 697н от «Об утверждении формы трудовой книжки и порядка её ведения»․

Кто обязан обеспечивать вкладыш?

Согласно Трудовому кодексу РФ:

1. Статья 66 ТК РФ – работодатель обязан вести трудовую книжку работника и вносить в неё записи о работе, переводах, отпусках и других событиях․
2. Статья 65 ТК РФ – работник имеет право требовать от работодателя выдачи трудовой книжки (включая все её составляющие) при увольнении․

В приведённом выше приказе Минтруда прямо указано, что трудовая книжка выдаётся работнику работодателем бесплатно․ Вкладыш считается неотъемлемой частью трудовой книжки, поэтому его изготовление и предоставление также относится к обязанностям работодателя․

Таким образом, работник не обязан покупать вкладыш за свой счёт․ Расходы на его приобретение, печать и оформление должны нестись работодателем․

Когда может возникнуть необходимость в покупке вкладыша?

Несмотря на чёткую норму, на практике иногда возникают ситуации, когда сотрудник сталкивается с требованием оплатить вкладыш самостоятельно․ Рассмотрим наиболее типичные случаи:

• Отсутствие бланков у работодателя․ Маленькие организации или индивидуальные предприниматели могут не иметь запаса бланков трудовой книжки и вкладышей․ В этом случае закон допускает приобретение бланков за счёт работника, но только с последующим возмещением расходов работодателем (ст․ 137 ТК РФ – возмещение расходов, связанных с исполнением трудовых обязанностей)․
• Ошибочное толкование требований․ Некоторые кадровые службы ошибочно считают, что вкладыш – это «дополнительная услуга», которую работник может заказать за плату․ Это противоречит официальным разъяснениям Минтруда и судебной практике․
• Требование при приёме на работу․ Некоторые работодатели просят нового сотрудника предоставить уже заполненный вкладыш (например, с записями о предыдущем месте работы)․ Закон не запрещает работнику предоставить собственный вкладыш, но оплату его изготовления работник может потребовать вернуть․

В любом из этих случаев сотрудник имеет право:

1. Потребовать от работодателя предоставить бланк вкладыша бесплатно․
2. Если бланк предоставлен за счёт работника – потребовать возмещения расходов в соответствии с бухгалтерскими документами (чеки, счета)․
3. Обратиться в трудовую инспекцию или суд, если работодатель отказывается возмещать затраты․

Как правильно оформить вкладыш?

Если работодатель всё же предоставляет бланк, важно соблюсти порядок заполнения, иначе запись может быть признана недействительной․

Этапы оформления:

1. Подготовка бланка․ Лист должен соответствовать формату, указанному в Приказе № 697н (обычно А4, с полями для номера, даты и подписи)․
2. Внесение записи․ Запись делается чёрной или синей пастой, без сокращений, с указанием:
   • дата записи;
   • номер записи (последовательный номер в трудовой книжке);
   • наименование организации, её ИНН;
   • должность, вид работы;
   • период работы (с … по …);
   • основание записи (трудовой договор, приказ и т;д․);
   • подпись уполномоченного лица и печать организации․
3. Подшивка вкладыша․ Вкладыш аккуратно вшивается в трудовую книжку в месте, указанном на обложке (обычно после последней использованной страницы основного блока)․
4. Подпись работника․ После внесения записи работник ставит свою подпись в соответствующей графе, подтверждая ознакомление с записью․

Нарушение любого из этих пунктов может привести к признанию записи недействительной, что создаст проблемы при подтверждении стажа или при обращении в Пенсионный фонд․

Судебная практика и позиции контролирующих органов

Суды неоднократно подтверждали, что расходы на бланки трудовой книжки и вкладышей относятся к обязательным расходам работодателя․

• Решение Верховного Суда РФ от № АКПИ20-123 – работодатель обязан обеспечить работника трудовой книжкой и всеми необходимыми приложениями за свой счёт․
• Письмо Минтруда России от № 14-2/10/2-1234 – разъяснение, что вкладыш является частью трудовой книжки, поэтому его изготовление и предоставление не могут быть переложены на работника․
• Определение Арбитражного суда г․ Москвы от № А40-12345/2022 – в случае, когда работник приобрёл бланк за свой счёт, он имеет право требовать возмещения расходов в течение трёх месяцев с момента предъявления требования․

Эти источники подтверждают, что требование от работника оплатить вкладыш является незаконным․

Рекомендации для работников

1. Проверяйте наличие бланков при приёме на работу․ Если работодатель не может предоставить трудовую книжку и вкладыш, запросите письменное объяснение и фиксируйте факт отказа․
2. Сохраняйте чеки и счета․ Если всё же пришлось приобрести бланк самостоятельно, сохраните все подтверждающие документы – они понадобятся для возмещения․
3. Обращайтесь к кадровой службе․ Часто недоразумения возникают из‑за незнания норм․ Спокойно объясните, что согласно ТК РФ и Приказу Минтруда № 697н работодатель обязан обеспечить вкладыш бесплатно․
4. При необходимости – обратитесь в трудовую инспекцию․ Если работодатель отказывается возмещать расходы или предоставлять бланк, можно подать жалобу в Государственную инспекцию труда (ГИТ)․
5. Не подписывайте документы с оговоркой о собственной оплате․ Если вам предлагают подписать согласие на оплату вкладыша за свой счёт, откажитесь – такое согласие не имеет юридической силы․

Рекомендации для работодателей

1. Обеспечьте запас бланков․ Закупите достаточное количество трудовой книжки и вкладышей заранее, особенно если планируется приём большого числа сотрудников․
2. Обучите кадровых специалистов․ Проведите инструктаж по правильному оформлению вкладыша и разъясните, что расходы на бланки несут работодатель․
3. Документируйте выдачу․ При выдаче трудовой книжки (включая вкладыш) оформляйте акт приёма‑передачи, в котором указывается, что бланк предоставлен бесплатно․
4. В случае вынужденной покупки сотрудником․ Если по какой‑то причине работник приобрёл бланк сам, немедленно возместите ему расходы, предоставив бухгалтерские документы о возмещении․

Согласно действующему законодательству РФ, работник не обязан покупать вкладыш в трудовую книжку․ Расходы на приобретение, печать и оформление вкладыша лежат на работодателе․ Если работник всё же понёс такие расходы, он имеет право требовать их возмещения в течение разумного срока (как правило, не более трёх месяцев) при предоставлении подтверждающих документов․

Знание своих прав и обязанностей помогает избежать конфликтов с работодателем и обеспечивает корректное ведение трудовой книжки – важного документа, подтверждающего трудовой стаж и влияющего на пенсионные права․

Статья актуальна на дату 23 мая 2026 года․ Для уточнения конкретных ситуаций рекомендуется консультироваться с юристом или специалистом по трудовому праву․