Трудовая книжка – основной документ о трудовой деятельности и трудовом стаже работника. Её ведение и хранение регламентируются Трудовым кодексом РФ (ст. 39‚ ст. 66) и нормативными актами Социального фонда России. В организации заполнение трудовой книжки обычно возлагается на специалиста кадрового обеспечения (HR‑специалиста‚ кадровика). Ниже подробно рассмотрены его функции‚ особенности работы с бумажной и электронной трудовой книжкой (ЭТК) в 2025 году‚ а также пошаговая инструкция по корректному заполнению.

Кто такой специалист по трудовой книжке?

Специалист кадрового обеспечения – сотрудник отдела кадров‚ ответственный за:

• ведение и хранение трудовых книжек (бумажных и электронных);
• внесение записей о приёме‚ переводе‚ увольнении‚ награждениях и других событиях трудовой деятельности;
• контроль соответствия записей законодательным требованиям;
• консультирование работников и руководителей по вопросам оформления трудовой книжки;
• взаимодействие с Социальным фондом России при передаче данных в ЭТК.

Важно помнить‚ что специалист несет личную ответственность за достоверность внесённых сведений (ст. 66 ТК РФ). Ошибки могут привести к штрафам для организации и трудностям при подтверждении стажа сотрудником.

Бумажная и электронная трудовая книжка: основные различия

Бумажная трудовая книжка

Традиционный документ установленного образца‚ который выдаётся работнику при приёме на работу и хранится у него лично. Сведения вносятся от руки или печатным способом‚ каждая запись заверяется подписью специалиста и печатью организации.

Электронная трудовая книжка (ЭТК)

С 1 января 2020 года в России функционирует единая база данных трудовых книжек‚ хранящаяся в Социальном фонде России. ЭТК – цифровой вариант стандартной бумажной трудовой книжки‚ содержащая всю историю трудовой деятельности работника: места работы‚ должности‚ периоды‚ причины увольнения‚ награды и т.д.

Основные отличия ЭТК от бумажной версии:

• Хранение в centralized базе (СФР)‚ а не у работника;
• Возможность мгновенного получения выписки через личный кабинет на портале «Госуслуги» или через работодателя;
• Отсутствие необходимости ведения бумажного носителя для данных‚ внесённых после 2020 года (данные до 2020 года остаются в бумажной книжке и выдаются работнику);
• Автоматическая проверка корректности вводимых данных системой СФР.

При оформлении ЭТК специалист кадрового обеспечения вносит данные в электронную форму через личный кабинет работодателя на сайте СФР‚ после чего информация сразу становится доступной работнику.

Правовое регулирование ведения трудовой книжки в 2025 году

Основные нормативные акты‚ которыми должен руководствоваться специалист:

1. Трудовой кодекс РФ – ст. 39 (определение трудовой книжки)‚ ст. 66 (форма‚ порядок ведения и хранения);
2. Федеральный закон № 400‑ФЗ «О страховых пенсиях» – регулирует взаимодействие с Социальным фондом;
3. Приказ Минтруда России от  № 185н – утвердил форму электронной трудовой книжки и порядок её заполнения;
4. Постановление Правительства РФ от  № 1765 – ввело обязательную ведение ЭТК с .

Специалист обязан следить за актуальными изменениями в этих документах и своевременно обновлять внутренние инструкции отдела кадров.

Пошаговая инструкция по заполнению трудовой книжки специалистом

Подготовка документов

• Запросить у newly hired сотрудника паспорт‚ СНИЛС‚ ИНН‚ военный билет (при наличии) и предыдущую трудовую книжку (если она есть);
• Проверить соответствие данных в предоставленных документах;
• Убедиться‚ что у организации есть доступ к личному кабинету СФР для работы с ЭТК.

Внесение записи о приёме на работу

1. В разделе «Сведения о работе» указать:
• Дата приёма (число‚ месяц‚ год);
• Наименование организации (полное‚ как в учредительных документах);
• Подразделение‚ отдел‚ служба (если предусмотрено штатным расписанием);
• Должность (согласно штатному расписанию и трудовому договору);
• Тип трудового договора (срочный/бессрочный);
2. Завершить запись подписью специалиста кадрового обеспечения и печатью организации;
3. При работе с ЭТК – заполнить соответствующие поля в электронной форме и подтвердить отправку в СФР.

Внесение записи о переводе на другую постоянную работу

1. Указать дату перевода;
2. Указать новое подразделение и должность;
3. Указать основание перевода (приказ о переводе‚ номер и дата);
4. Подпись специалиста и печать.

Внесение записи об увольнении

1. Указать дату увольнения;
2. Указать основание увольнения (по соглашению сторон‚ по инициативе работника‚ по инициативе работодателя‚ по статье ТК РФ и т.д.);
3. Указать номер и дат приказа об увольнении;
4. Подпись специалиста и печать.

Внесение сведений о наградах и поощрениях

В отдельном разделе «Сведения о наградах» указывают:

• Название награды (например‚ «Почётная грамота Министерства труда»);
• Дата награждения;
• Основание (приказ‚ номер и дата).

Проверка и завершение работы

• Сверить все внесённые данные с исходными документами (приказы‚ трудовые договоры);
• Убедиться‚ что записи читабельны‚ нет исправлений‚ зачёркиваний или неразборчивого текста;
• При работе с бумажной книжкой – прошить страницы ниткой и опечатать;
• При работе с ЭТК – получить подтверждение от СФР о successful загрузке данных (обычно в виде электронного уведомления).

Типичные ошибки специалиста и как их избежать

Рекомендации по эффективной работе специалиста

• Регулярно проходить обучение по изменениям в трудовом законодательстве и порядку ведения ЭТК (вебинары‚ курсы от Минтруда и СФР).
• Внедрять электронный документооборот в отделе кадров: использование 1С:ЗУП‚ SAP SuccessFactors или аналогичных систем снижает риск ошибок.
• Вести внутренний журнал контроля за трудовыми книжками с отметками о дате последней проверки и ответственном специалисте.
• Обеспечивать конфиденциальность данных: ограничивать доступ к личным делам сотрудников только уполномоченным лицам.
• При переходе с бумажной на электронную форму вести параллельное ведение в течение переходного периода (до полной уверенности в корректности передачи данных).

Специалист кадрового обеспечения играет ключевую роль в обеспечении законности и точности ведения трудовой книжки – будь то традиционный бумажный документ или современная электронная трудовая книжка. Его компетентность напрямую влияет на:

• Право работника на подтверждение трудового стажа и получение пенсии;
• Репутацию организации как добросовестного работодателя;
• Избежание административных штрафов и судебных споров.

Соблюдение нормативных требований‚ внимательность при внесении данных и использование современных IT‑решений позволяют специалисту эффективно выполнять свои обязанности и обеспечивать надежную защиту трудовых прав сотрудников.

Статья актуальна на май 2026 года. При изменениях в законодательстве рекомендуется сверяться с последними версиями ТК РФ‚ приказов Минтруда и разъяснений Социального фонда России.