Трудовая книжка, это главный документ‚ подтверждающий трудовой стаж работника. Её утрата или повреждение может стать серьёзной проблемой‚ особенно при оформлении пенсии‚ трудоустройстве или получении социальных льгот. В связи с этим возникает важный вопрос: кто именно обязан заполнять дубликат трудовой книжки при её утере? Ответ на него зависит от обстоятельств потери‚ статуса работника и законодательных норм‚ действующих в Российской Федерации.

Кто обязан оформлять дубликат трудовой книжки?

Дубликат трудовой книжки оформляется работодателем — именно тем‚ где работник был устроен на последнем месте работы. Это установлено пунктом 31 Порядка ведения и хранения трудовых книжек‚ утверждённого Постановлением Правительства РФ от № 225 (в редакции на 2026 год).

Независимо от того‚ утеряна ли книжка по вине работника или работодателя‚ обязанность по восстановлению документа лежит на последнем работодателе. Это правило действует как для действующих сотрудников‚ так и для уволенных.

Когда именно должен действовать последний работодатель?

• Если работник ещё числится в организации — он обращается с письменным заявлением к своему нынешнему работодателю.
• Если работник уже уволен — он должен обратиться к работодателю по последнему месту работы в течение 6 месяцев после увольнения. После этого срока обращение возможно‚ но работодатель всё равно обязан выдать дубликат‚ поскольку это его юридическая обязанность.
• Если работник работал по совместительству — дубликат выдаётся только по основному месту работы‚ если именно там была сделана последняя запись. Если последняя запись была в организации‚ где он работал по совместительству — тогда именно та организация обязана выдать дубликат.

Что делать‚ если работодатель потерял трудовую книжку?

Если утрата произошла по вине работодателя (например‚ книжка была утеряна в архиве‚ сгорела при пожаре‚ украдена из кабинета)‚ то работодатель обязан восстановить документ за свой счёт. В этом случае:

• Работник не обязан оплачивать стоимость бланка трудовой книжки.
• Работодатель несёт ответственность за утрату документа и должен восстановить все записи на основании имеющихся документов (приказы‚ справки‚ выписки из лицевых счётов и т.д.).
• Если работодатель отказывается восстанавливать документ, работник может обратиться в трудовую инспекцию или в суд.

Что делать‚ если работник сам утерял трудовую книжку?

Если утрата произошла по вине самого работника (например‚ книжка потеряна дома‚ украдена‚ испорчена)‚ то:

• Работодатель всё равно обязан выдать дубликат — это его обязанность по закону.
• Работник должен написать заявление о выдаче дубликата — без него работодатель не имеет права начинать процедуру.
• Стоимость бланка трудовой книжки (около 200–300 рублей) может быть возложена на работника‚ если утрата произошла по его вине. Однако это не является обязательным требованием закона — решение о возмещении расходов принимает работодатель самостоятельно.

Важно! Некоторые источники ошибочно утверждают‚ что работник должен сам собирать документы и оплачивать бланк. Это неверно. Работник обязан только подать заявление. Все остальные действия — сбор архивных данных‚ проверка документов‚ заполнение дубликата, лежат исключительно на работодателе.

Как оформляется дубликат: пошаговый процесс

1. Работник пишет заявление — в свободной форме‚ с указанием ФИО‚ паспортных данных‚ даты последнего трудоустройства и причины утраты («утеряна»‚ «пришла в негодность»).
2. Работодатель запрашивает документы — из архива‚ из бухгалтерии‚ из Пенсионного фонда (если есть сведения о начислении страховых взносов);
3. Составляется акт о восстановлении трудового стажа — если сведения о работе отсутствуют‚ работодатель может привлечь комиссию (но не обязательно, это требуется только при массовой утрате из-за ЧС).
4. Заполняется дубликат — на ьном листе указывается: «Дубликат»‚ дата выдачи‚ ФИО‚ дата рождения. В разделе «Сведения о работе» вносятся все записи‚ подтверждённые документами‚ с указанием дат и оснований.
5. Дубликат заверяется — печатью организации и подписью руководителя.
6. Выдача дубликата — в течение 15 календарных дней с даты подачи заявления (пункт 28 Порядка № 225).

Чем дубликат отличается от новой трудовой книжки?

Многие путают понятия «дубликат» и «новая трудовая книжка». Это разные вещи:

• Дубликат, это восстановленный документ‚ содержащий все записи‚ которые были в утраченной книжке. На ьном листе чётко указано: «Дубликат».
• Новая трудовая книжка, выдаётся только в случае‚ если работник никогда не имел трудовой книжки (например‚ впервые устраивается на работу после 2021 года‚ когда введена электронная форма). При утере старой книжки новая не выдаётся — только дубликат.

Важно! С 2021 года работодатели обязаны вести трудовые книжки в электронной форме‚ но бумажные дубликаты по-прежнему выдаются по запросу работника‚ если у него была бумажная книжка до 2021 года.

Что делать‚ если последний работодатель ликвидирован?

Если организация‚ где работник работал последним‚ была ликвидирована‚ то:

• Дубликат выдаётся архивом — по месту нахождения архива ликвидированной организации.
• Если архив также уничтожен, работник обращается в Пенсионный фонд РФ с заявлением о предоставлении сведений о трудовом стаже;
• ПФР предоставляет справку с данными о периоде работы и начисленных взносах — на основании этой справки новый работодатель может оформить дубликат.

Сроки оформления дубликата

Согласно закону‚ работодатель обязан выдать дубликат трудовой книжки в течение 15 календарных дней с момента получения письменного заявления работника. Пропуск срока — нарушение трудового законодательства и может повлечь штраф от Государственной инспекции труда.

• Дубликат трудовой книжки всегда оформляет последний работодатель‚ где была сделана последняя запись — независимо от того‚ уволен работник или нет.
• Работник обязан только подать заявление — всё остальное (сбор документов‚ заполнение‚ заверение), обязанность работодателя.
• Если утрата произошла по вине работодателя — он оплачивает бланк и несёт ответственность.
• Если утрата — по вине работника — работодатель может потребовать возмещения стоимости бланка‚ но не обязан.
• Срок выдачи — не более 15 дней.
• Дубликат — это не новая книжка‚ а точная копия утраченной с пометкой «Дубликат».

Помните: трудовая книжка, это ваше право‚ а не привилегия работодателя. Закон стоит на стороне работника‚ и даже при утере документа вы имеете полное право на его восстановление. Не бойтесь требовать дубликат — это ваша законная обязанность работодателя.

Если работодатель отказывается выдавать дубликат — обращайтесь в трудовую инспекцию или в суд. Ваш стаж — ваше право;