Дата актуализации информации: 05:43:06 ()․

Содержание

1. Нормативная база
2. Кто обязан оплачивать бланки?
3. Как определяется стоимость бланка?
4. Порядок оплаты и возмещения
5. Бухгалтерский учёт
6. Примеры из практики
7. Часто задаваемые вопросы

Трудовая книжка – основной документ, фиксирующий трудовую деятельность и стаж работника․ Для её оформления необходимы бланки трудовых книжек и вкладышей к ним․ Вопрос о том, кто несёт расходы на приобретение этих бланков, регулируется законодательством и часто вызывает споры между работодателями и сотрудниками․

Нормативная база

• Трудовой кодекс Российской Федерации (ст․ 137) – запрещает удерживать из заработной платы работника стоимость бланка трудовой книжки без его согласия․
• Постановление Правительства РФ от … (утверждающее Правила ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей) – определяет, что бланки приобретает только работодатель․
• Порядок изготовления бланков трудовых книжек и обеспечения ими работодателей (приказ Минтруда России № 320н) – регламентирует процедуру получения бланков, учёт НДС и бухгалтерские проводки․
• Письмо Минтруда от – разъясняет, что чистые бланки и бланки‑вкладыши старого образца остаются действительными и могут использоваться без ограничения․

Кто обязан оплачивать бланки?

Согласно указанным нормативным актам:

• Работодатель приобретает бланки трудовых книжек и вкладышей за свой счёт․
• Работник не обязан оплачивать бланк трудовой книжки, даже если вInternal локальных актах компании прописано иное․
• Удержание стоимости бланка из заработной платы допускается только при наличии письменного согласия работника (п․ 41 Порядка 320н, ст․ 137 ТК РФ)․ Без такого согласия удержание является незаконным․

Как определяется стоимость бланка?

Стоимость, которую может возместить сотрудник (при его согласии), определяется:

1. Фактическими затратами работодателя на приобретение бланка (цена покупки у законного распространителя или изготовителя)․
2. Включением НДС, если бланк приобретался с налогом (проводка: Дебет 73 Кредит 91-1)․
3. Если бланк получен бесплатно (например, в рамках государственной программы), стоимость считается нулевой․

Пример расчёта: Работодатель купил бланк за 150 руб․ без НДС․ При согласии работника возмещение составит 150 руб․ Если бланк куплен с НДС 20 % (180 руб․ с учётом налога), то возмещение включает сумму налога – 180 руб․

Порядок оплаты и возмещения

1. Закупка бланков – отдел кадров или бухгалтерия оформляет заявку на приобретение бланков у аккредитованного поставщика․
2. Оформление документации – при получении бланков составляется акт приёма‑передачи, фиксирующий количество и стоимость․
3. Согласие работника – если работник согласен оплатить бланк, оформляется письменное заявление (можно в виде приложения к трудовому договору или отдельного согласия)․
4. Удержание из заработной платы – в расчётном листе делается удержание в размере согласованной суммы (с учётом НДС, если применимо)․
5. Возврат излишне удержанных сумм – при отсутствии согласия работника или при ошибочном удержании работодатель обязан вернуть деньги в течение срока, установленного внутренними нормами (как правило, не позднее следующего выплаты заработной платы)․

Бухгалтерский учёт

С учётом требований Порядка 320н и инструкций по применению Плана счетов:

• Приобретение бланков:

  Дебет 10 Кредит 60 – отражение стоимости бланков (без НДС)
  Дебет 19 Кредит 60 – учёт НДС, предъявленного поставщиком
   

• Принятие к учету НДС к вычету:

  Дебет 68 Кредит 19 – принятие НДС к вычету
   

• Удержание с работника (при его согласии):

  Дебет 73 Кредит 70 – удержание из заработной платы
   

• Возмещение работнику (если удержание было ошибочным):

  Дебет 70 Кредит 73 – возврат удержанной суммы
   

Все операции отражаются в книге учёта движения трудовых книжек и книге учёта бланков трудовых книжек на бумажном носителе, как предписано Минтрудом․

Примеры из практики

Пример 1․ Законное удержание

ООО «СтройСервис» приобрело 50 бланков трудовых книжек по 120 руб․ каждое (без НДС)․ Работник Иванов П․С․ подал письменное согласие на оплату одного бланка․ В расчётном листе за март 2026 г․ сделано удержание 120 руб․ Бухгалтерия отразила операцию:

Дебет 73 Кредит 70 120

Пример 2․ Незаконное удержание

ИП «Кофейня» удержала из зарплаты барistas стоимость бланка (150 руб․) без получения согласия․ Работник обратился в трудовую инспекцию․ Инспекция признала удержание незаконным, обязала вернуть сумму и выплатить компенсацию за задержку выплаты заработной платы (ст․ 236 ТК РФ)․

Пример 3․ Возмещение при покупке с НДС

ЗАО «ТехноПром» купило бланки с НДС 20 % по цене 180 руб․ за штуку (включая налог); Работник согласился оплатить бланк․ Удержание составило 180 руб․ Проводки:

Дебет 19 Кредит 60 36 (НДС к вычету)
Дебет 10 Кредит 60 144 (стоимость без НДС)
Дебет 73 Кредит 70 180 (удержание с работника)

Часто задаваемые вопросы

Можно ли включать стоимость бланков в состав расходов на оплату труда?

Нет․ Стоимость бланков относится к общехозяйственным расходам (п․ 46‑47 Правил ведения и хранения трудовых книжек)․

Что делать, если работник отказался подписывать согласие на оплату бланка?

Тогда удержание из заработной платы запрещено․ Работодатель должен оплатить бланк за свой счёт․

Нужно ли вести отдельный журнал учёта бланков?

Да․ Согласно инструкции Минтруда, необходимо вести книгу учёта движения трудовых книжек и книгу учёта бланков трудовых книжек на бумажном носителе․

Можно ли использовать бланки старого образца?

Да․ Письмо Минтруда от подтверждает, что чистые бланки и бланки‑вкладыши старого образца остаются действительными и могут использоваться без ограничения․

Какие документы нужны для получения бланков от поставщика?

Обычно требуется письмо на администрацию района (или город) с запросом на поставку бланков, копия устава организации и реквизиты для оплаты․

Оплата за бланки трудовых книжек регулируется чётко: основная финансовая нагрузка лежит на работодателе․ Работник может возместить стоимость бланка только при своём добровольном письменном согласии, иначе любые удержания из заработной платы являются незаконными․ Соблюдение указанных норм не только защищает права сотрудников, но и помогает избежать штрафов и споров с трудовыми инспекциями․ Рекомендуется:

• Внутренние локальные акты компании должны соответствовать ТК РФ и Постановлению Правительства о ведении трудовых книжек․
• Оформлять письменное согласие работника перед любым удержанием․
• Вести обязательные книги учёта на бумажном носителе․
• Регулярно проводить внутренний аудит соответствия расходов на бланки законодательным требованиям․

Следуя этим рекомендациям, организация обеспечит законопослушный порядок работы с трудовыми книжками и minimизирует риски трудовых споров․