При прекращении трудового договора в трудовой книжке делаются обязательные записи, а также ставятся подписи и печати. Ошибки в этом процессе могут привести к юридическим спорам и задержкам в выплате компенсаций. В статье подробно рассматривается, кто именно обязан подписать запись об увольнении, какие документы при этом оформляются и каковы особенности электронных трудовых книжек.

Правовая база

Основные нормы, регулирующие оформление записей об увольнении, содержатся в:

• Трудовом кодексе Российской Федерации (ст. 81, 84, 85).
• Положении о порядке ведения трудовых книжек (утв. приказом Минтруда РФ от № 129н).
• Законе «Об электронных трудовых книжках» (ФЗ 273‑2006) и Порядке заполнения формы ЕФС‑1.

Основные участники процесса подписи

2.1 Работодатель (руководитель организации)

Руководитель (директор, генеральный директор, глава учреждения) или уполномоченное им лицо (начальник отдела кадров, главный бухгалтер) ставит подпись и печать организации в графе 4 записи об увольнении. Это подтверждает, что запись сделана в соответствии с приказом об увольнении.

2.2 Сотрудник отдела кадров (или иной ответственный за ведение трудовых книжек)

Сотрудник, который фактически вносит запись, ставит свою подпись (или подпись в электронном виде) в графе, где указывается, кто вёл запись. В бумажной форме это часто оформляется подписью «Ответственный за ведение трудовых книжек». В электронных системах – это квалифицированная электронная подпись (КЭП).

2.3 Работник (уволенный)

Работник обязан подтвердить своей подписью ознакомление с записью в трудовой книжке. Это делается в графе «Ознакомлен(а)» (обычно внизу записи). Подпись работника фиксирует, что он согласен с внесёнными данными и не имеет возражений.

2.4 При необходимости – представитель профсоюза

Если увольнение происходит по инициативе работодателя и работник состоит в профсоюзе, в запись может быть внесена подпись представителя профсоюза, подтверждающая, что работник был проинформирован о своих правах.

Пошаговая процедура заполнения записи об увольнении

1. Подготовка приказа об увольнении. В приказе указываются дата, причина увольнения (пункт 2 ст. 81 ТК РФ, сокращение штата и т.д.), номер и дата приказа.
2. Заполнение графы 1 (порядковый номер записи). Вносится очередной номер записи в разделе «Сведения о работе».
3. Заполнение графы 2 (дата увольнения). Указывается фактическая дата прекращения трудового договора.
4. Заполнение графы 3 (основание увольнения). Пример: «Уволен по сокращению штата работников организации, пункт 2 статьи 81 Трудового кодекса РФ».
5. Заполнение графы 4 (датa и номер приказа). Пример: «, приказ № 123 от ».
6. Подпись ответственного за ведение трудовых книжек. Ставится подпись (или КЭП) и, при необходимости, печать.
7. Подпись работника. Работник ставит подпись в графе «Ознакомлен(а)», подтверждая правильность записи.
8. Подпись руководителя (или уполномоченного лица). Руководитель ставит свою подпись и печать организации.
9. Выдача трудовой книжки. После всех подписей работнику вручают трудовую книжку, а в журнале учёта трудовых книжек фиксируют факт выдачи.

Особенности оформления в электронной трудовой книжке

С 2024 года большинство организаций перешли на электронный вариант трудовой книжки (ЭТК). Процесс подписи в этом случае выглядит так:

• Запись в ЭТК вносится автоматически через форму ЕФС‑1 (подраздел 1.1). Система заполняет все графы, используя данные приказа.
• Ответственный за ведение ЭТК ставит квалифицированную электронную подпись (КЭП).
• Работник получает уведомление в личном кабинете Фонда социального страхования и подтверждает ознакомление своей ЭЦП (или простым подтверждением в системе).
• Руководитель организации также подписывает запись своей КЭП.
• Все действия фиксируются в системе в режиме реального времени, что исключает возможность «подделки» записей.

Примеры записей (бумажный и электронный варианты)

5.1 Бумажный вариант (2026 г.)

Графа 1: 12
Графа 2: 
Графа 3: Уволен по сокращению штата работников организации, пункт 2 статьи 81 ТК РФ
Графа 4: Приказ № 456 от 
Подпись ответственного за ведение трудовых книжек: ___________________ (И.В. Петрова)
Подпись работника: ___________________ (С. Иванов)
Подпись руководителя: ___________________ (Д. Сидоров) + печать

5.2 Электронный вариант (2026 г.)

{
 "recordNumber": 12,
 "dismissalDate": "2026-05-15",
 "reason": "Уволен по сокращению штата работников организации, пункт 2 статьи 81 ТК РФ",
 "order": {
 "number": "456",
 "date": "2026-05-12"
 },
 "signatures": {
 "hr": "КЭП И.В. Петровой",
 "employee": "ЭЦП С. Иванова",
 "employer": "КЭП Д. Сидорова"
 }
}

Что происходит, если подпись отсутствует?

Отсутствие любой из обязательных подписей (работника, руководителя, ответственного за ведение книжки) делает запись недействительной. В таком случае:

• Работник может потребовать исправление записи и повторное подписание.
• Работодатель рискует получить претензии в Трудовой инспекции.
• В случае электронных записей отсутствие КЭП приводит к отклонению формы ЕФС‑1 системой ФСС.

При увольнении в трудовой книжке обязательно участвуют три стороны:

• Работодатель (или уполномоченное им лицо) – ставит подпись и печать, подтверждая законность приказа.
• Сотрудник отдела кадров (ответственный за ведение книжки) – вносит запись и подписывает её.
• Работник – подтверждает ознакомление своей подписью (или ЭЦП в электронном виде).

Только совместное подписание гарантирует юридическую чистоту записи и отсутствие споров в дальнейшем.

Дата составления статьи: . Информация взята из открытых источников (КонсультантПлюс, e‑xecutive.ru, FactorAcademy и др.).