Трудовая книжка – это основной документ, подтверждающий трудовую деятельность и стаж работника. Она необходима для оформления пенсии, получения социальных выплат, подтверждения опыта при приёме на новую работу и многих других целей. В современной России coexistствуют как бумажный, так и электронный варианты трудовой книжки, и каждый работник может выбрать удобный способ её просмотра.
Что такое трудовая книжка
Трудовая книжка содержит сведения о:
- местах работы и должностях;
- периодах трудовой деятельности;
- переводах, награждениях и взысканиях;
- основаниях увольнения.
Согласно законодательству, работодатель обязан вносить записи в трудовую книжку не позднее пяти рабочих дней с момента события (приёма, перевода, увольнения и т.д.).
Способы просмотра бумажной трудовой книжки
Личное хранение у работника
Если вы получали трудовую книжку на руки при увольнении или при переходе к новому работодателю, она находится у вас. Достаточно открыть её и ознакомиться с записями.
Хранение у текущего работодателя
По закону, если вы не подали заявление об отказе от бумажного варианта, трудовая книжка остаётся у работодателя. Для её просмотра нужно:
- Обратиться к отделу кадров или непосредственному руководителю с запросом на предоставление трудовой книжки для ознакомления.
- Получить документ в присутствии сотрудника отдела кадров (чтобы избежать потери или повреждения).
- После ознакомления вернуть книжку обратно.
Запрос выписки из трудовой книжки
Если вам нужна только информация о определённом периоде, можно запросить выписку из трудовой книжки. Выписка выдаётся отделом кадров и имеет ту же юридическую силу, что и сама книжка.
Способы просмотра электронной трудовой книжки
С 2021 года в России функционирует система электронных трудовых книжек (ЭТК), доступная через портал «Госуслуги» и личный кабинет Пенсионного фонда РФ (ПФР).
Через портал «Госуслуги»
- Авторизуйтесь на gosuslugi.ru (требуется подтверждённая учётная запись).
- В разделе «Трудовая деятельность» выберите «Электронная трудовая книжка».
- Система покажет все записи, внесённые работодателями в ЭТК.
- Можно скачать выписку в формате PDF или распечатать её.
Через личный кабинет ПФР
- Войдите на сайт Пенсионного фонда РФ (pfrf.ru) в раздел «Личный гражданин»;
- Выберите услугу «Сведения о трудовой деятельности» → «Электронная трудовая книжка».
- После проверки данных отобразится полная история трудовой занятости.
Через работодателя (ЭДО)
Некоторые компании используют внутренние системы электронного документооборота (ЭДО). В этом случае запрос на выписку из ЭТК можно оформить через корпоративный портал или отдел кадров.
Что делать, если трудовая книжка утеряна или повреждена
В случае утраты или порчи документа следует:
- Сообщить об этом текущему работодателю (или последнему месту работы).
- Подать заявление о выдаче дубликата трудовой книжки.
- Работодатель в течение трёх рабочих дней обязан изготовить дубликат, внести в него все доступные сведения (на основании приказов, трудовых договоров и иных документов).
- Если сведения отсутствуют, можно запросить выписку из архива ПФР или использовать данные из электронной трудовой книжки.
Как получить выписку из трудовой книжки
Выписка может быть нужна для:
- подтверждения стажа при оформлении пенсии;
- подачи заявления на социальные выплаты;
- приёма на новую работу.
Порядок получения:
- Обратиться к отделу кадров текущего или последнего места работы с письменным запросом.
- Указать период, за который нужна выписка (или попросить полную выписку).
- Получить документ на руки или в электронном виде (через корпоративную почту или личный кабинет).
- При необходимости заверить выписку печатью организации.
Часто задаваемые вопросы (FAQ)
Можно ли одновременно пользоваться бумажной и электронной трудовой книжкой?
Да. Если работник не подал заявление об отказе от бумажного варианта, обе формы имеют равную юридическую силу. Записи вносятся одновременно в оба документа;
Нужно ли мне самим вносить записи в трудовую книжку?
Нет. Записи вносятся исключительно работодателем (или уполномоченным лицом отдела кадров). Самостоятельные изменения недопустимы и могут привести к признанию документа недействительным.
Как проверить, что моя электронная трудовая книжка актуальна?
В личном кабинете на Госуслугах или ПФР отображается дата последней записи. Если она соответствует дате последнего приказа о приёме, переводе или увольнении – данные актуальны.
Могу ли я получить трудовую книжку в электронном виде, если я никогда не подавал заявление об отказе от бумажного варианта?
Да. Электронная трудовая книжка ведётся автоматически для всех работников, независимо от наличия бумажного варианта. Вы можете пользоваться ею в любое время.
Просмотр своей трудовой книжки сегодня стал проще благодаря цифровизации. Вы можете ознакомиться с ней:
- в бумажном виде – у себя или у работодателя;
- в электронном виде – через портал «Госуслуги» или личный кабинет Пенсионного фонда;
- получив выписку – у отдела кадров или в электронном формате.
Важно помнить, что трудовая книжка – это юридически значимый документ, поэтому при её утере или повреждении следует оперативно оформлять дубликат или запрашивать выписку, чтобы не потерять подтверждение своего трудового стажа и права на социальные выплаты.