Трудовая книжка – один из важнейших документов, подтверждающих трудовой стаж, квалификацию и право на социальные выплаты. Несмотря на то, что в 2021 г. в России была введена электронная трудовая книжка, бумажный вариант всё ещё широко используется в практике большинства работодателей. Возникает вопрос: кто обязан приобретать бланки трудовой книжки и её вкладыши – работник или работодатель? В статье разберём нормативную базу, практические нюансы и ответы на часто задаваемые вопросы.
Нормативно‑правовая база
Основные положения регулируются Трудовым кодексом Российской Федерации (ТК РФ) и постановлением Правительства РФ от № 1065 «Об утверждении порядка изготовления и обращения бланков трудовых книжек, вкладышей в трудовые книжки и их замены». Ключевые статьи:
- Статья 65, часть 4 ТК РФ – работодатель обязан оформить трудовую книжку (бумажную или электронную) при приёме работника на работу.
- Постановление № 1065 – бланки трудовых книжек и вкладыши в них приобретаются только у изготовителя или распространителя, утверждённого Минтрудом РФ.
- Приказ Минтруда России от № 366н – запрещает требовать от работника самостоятельную покупку бланков.
Таким образом, законодательство чётко указывает, что покупка и обеспечение бланками трудовых книжек возлагается на работодателя.
Как происходит покупка и оформление?
Приём на работу (первый раз)
- Работодатель приобретает чистый бланк трудовой книжки у официального поставщика.
- Заполняет первые страницы (данные о работнике, сведения о приёме).
- Работник подписывает первую страницу, подтверждая достоверность сведений.
- Работодатель выдаёт книжку работнику.
При необходимости вкладыша (перевод, повышение квалификации и т.п.)
- Работодатель заранее закупает вкладыши в трудовую книжку (по той же схеме – у официального изготовителя).
- Вкладка делается в порядке, установленном Минтрудом, и заверяется подписью работодателя.
- Стоимость вкладыша не удерживается из заработной платы работника.
Что говорят практики и эксперты?
Согласно материалам КонсультантПлюс (2026):
- «Бланки трудовых книжек и вкладышей в них обязан приобретать работодатель. Он должен делать это у изготовителя или распространителя, утверждённого Минтрудом».
- «Работодатель не вправе требовать от работника самостоятельно покупать бланки, а также отказывать в оформлении трудовой книжки или вкладыша из‑за их отсутствия» (пример из 17 апреля 2026).
Практика показывает, что попытки «перекладывать» стоимость на работника часто приводят к нарушениям Трудового кодекса и могут стать основанием для претензий со стороны инспекции по труду.
Исключения и особые случаи
| Ситуация | Кто покупает бланк | Комментарий |
|---|---|---|
| Перевод работника в другую организацию (при наличии старой книжки) | Работодатель‑приёмщик | Работодатель оформляет запись о переводе в старой книжке, а в новой – выдаёт новую книжку (если требуется). |
| Работник уже имеет электронную трудовую книжку | Не требуется покупка | Работодатель вносит запись в электронный реестр СФР. |
| Работник потерял книжку | Работодатель (по заявлению работника) | Оформляется замена книжки, стоимость берёт работодатель. |
Электронная трудовая книжка
С 2021 года в России функционирует электронная трудовая книжка (ЭТК), хранящаяся в системе Пенсионного фонда России. При её использовании:
- Работодатель вносит запись в электронный реестр – никаких физических бланков не требуется.
- Работник получает доступ к своей ЭТК через личный кабинет в ПФР.
- Стоимость внедрения и обслуживания ЭТК покрывается работодателем (по договору с ПФР).
Тем не менее, многие организации продолжают вести бумажные книжки в качестве резервной копии, поэтому вопрос о покупке бланков остаётся актуальным.
Последствия нарушения обязанности работодателя
- Штрафы – согласно статье 5.27 Кодекса РФ об административных правонарушениях, нарушение порядка оформления трудовых книжек может привести к штрафу для юридических лиц от 10 000 до 30 000 рублей.
- Трудовые споры – отсутствие надлежащей записи в трудовой книжке может стать основанием для исков о признании стажа, начислении компенсаций и т.д.
- Проверка инспекции – в случае проверки инспектор по труду может потребовать предоставить оригиналы бланков, а их отсутствие будет расценено как нарушение.
Часто задаваемые вопросы (FAQ)
Вопрос 1: Может ли работник купить собственный бланк и принести его работодателю?
Нет. Законодательство не предусматривает такой вариант. Приём на работу с «самодельной» книжкой считается нарушением, и запись в неё не будет признана официальной.
Вопрос 2: Нужно ли платить за вкладыш в трудовую книжку?
Стоимость вкладыша покрывается работодателем. Удержание стоимости с заработной платы работника запрещено.
Вопрос 3: Что делать, если работодатель отказывается оформить книжку?
Работник имеет право обратиться в Государственную инспекцию труда или в суд с требованием оформить трудовую книжку в соответствии с ТК РФ.
Вопрос 4: Как перейти с бумажной книжки на электронную?
Работник подаёт заявление в отдел кадров, а работодатель инициирует перевод записи в электронный реестр ПФР. При этом бумажная книжка может быть изъята или сохранена в архиве.
Согласно действующему законодательству РФ, обязанность по покупке бланков трудовых книжек и их вкладышей полностью лежит на работодателе. Работник не должен ни платить, ни приносить собственные бланки. Нарушение этой нормы влечёт административную ответственность и может стать причиной трудовых споров.
Если вы работодатель – убедитесь, что закупаете бланки у официальных поставщиков и своевременно оформляете их в соответствии с приказами Минтруда. Если вы работник – требуйте от работодателя соблюдения ваших прав и не соглашайтесь на удержание стоимости книжки из заработной платы.
Статья составлена на основе официальных нормативных актов, материалов КонсультантПлюс (2026) и практических рекомендаций кадровых специалистов.