В 2026 году электронная трудовая книжка (ЭТК) стала основным документом, подтверждающим трудовой стаж гражданина России. Бумажный аналог уходит в прошлое, оставаясь лишь у тех, кто своевременно не подал заявление о переходе на цифровой формат. Процесс увольнения сотрудника теперь неразрывно связан с формированием и передачей сведений в Социальный фонд России (СФР) через единую форму ЕФС-1.

В этой статье мы подробно разберем, какие действия должен совершить работодатель, какие сроки соблюдать и как правильно оформить документы при расставании с сотрудником.

Основной документ: Форма ЕФС-1

С 1 января 2020 года, и continuing в 2026 году, обязанностью работодателя является подача сведений о приеме, переводе и увольнении работников. Эти данные формируют электронную трудовую книжку.

При увольнении сотрудника бухгалтер или кадровик обязан подготовить и отправить в СФР форму ЕФС-1. Нас интересует Раздел 1 («Сведения о трудовой (иной) деятельности, страховом стаже, заработной плате…»), который полностью заменяет записи в бумажной трудовой книжке.

Что должно быть указано в форме:

• Дата увольнения: последний день работы сотрудника.
• Причина увольнения: ссылка на статью Трудового кодекса РФ (например, п. 3 ч. 1 ст. 77 ТК РФ, по собственному желанию).
• Должность и структурное подразделение: точно так же, как они были указаны при приеме на работу.
• Основание: реквизиты приказа об увольнении (номер и дата).

Критически важные сроки подачи сведений

Один из самых важных моментов, о котором нельзя забывать: время подачи отчетности строго регламентировано.

1. Сформировать форму ЕФС-1 необходимо сразу после издания приказа об увольнении.
2. Отправить сведения в СФР нужно не позднее следующего рабочего дня после дня издания приказа (согласно пп. 2 п. 5 ст. 11 Закона от N 27-ФЗ).

Пример: Если приказ об увольнении подписан в пятницу, то отчет ЕФС-1 должен быть отправлен в СФР в понедельник (если суббота и воскресенье — выходные дни организации). Опоздание даже на один день может повлечь за собой штрафы для работодателя.

Выдача сведений работнику: Форма СТД-Р

После того как сведения ушли в фонд, работодатель обязан выдать увольняющемуся сотруднику документ, подтверждающий его трудовой путь в данной компании. Этим документом является форма СТД-Р («Сведения о трудовой деятельности, предоставляемые работодателем»).

Правила выдачи СТД-Р:

• Обязательность: Работодатель обязан выдать СТД-Р при увольнении, даже если сотрудник не писал об этом заявления.
• Содержание: В документе отражаются все периоды работы у данного работодателя, должности, причины и даты увольнений.
• Заверение: Документ должен быть подписан работодателем и заверен печатью организации (или подписан квалифицированной электронной подписью — КЭП, если выдается в электронном виде).
• Формат выдачи: Сотрудник может получить бумажный экземпляр или электронный документ (на email), подписанный КЭП. Выбор формата остается за работником.

Также, если у сотрудника велась бумажная трудовая книжка (он не перешел на ЭТК), работодатель обязан внести запись об увольнении в нее, заверить подписью и печатью, и выдать книжку на руки в день увольнения.

Особенности для иностранных граждан

На иностранных граждан, работающих легально в РФ, распространяются те же правила ведения электронных трудовых книжек, что и на граждан России.

• Если у иностранца нет СНИЛС, работодатель помогает ему в оформлении.
• Сведения о приеме и увольнении подаются в СФР в общем порядке через форму ЕФС-1.
• При увольнении иностранному сотруднику также выдается форма СТД-Р.

Чек-лист действий при увольнении в 2026 году

Чтобы избежать ошибок и штрафов, кадровику рекомендуется следовать следующему алгоритму:

1. Издать приказ об увольнении сотрудника.
2. Ознакомиться сотрудника с приказом под роспись.
3. Сформировать раздел 1 формы ЕФС-1 с данными об увольнении.
4. Отправить ЕФС-1 в СФР на следующий рабочий день после даты приказа.
5. Сформировать и подписать справку-выписку по форме СТД-Р.
6. Выдать сотруднику СТД-Р (и бумажную трудовую, если она велась) в последний день работы.
7. Получить от сотрудника подпись о получении документов (в журнале учета или на копии СТД-Р).

Электронная трудовая книжка упростила документооборот, но возложила на работодателей ответственность за оперативность передачи данных. Главное помнить: ключевым моментом является своевременная подача формы ЕФС-1 в СФР (не позднее следующего рабочего дня) и обязательная выдача сотруднику формы СТД-Р. Соблюдение этих правил гарантирует отсутствие проблем с проверяющими органами и сохранение трудового стажа сотрудника в целостности.