Вопрос о том, кто ведёт трудовые книжки, является одним из ключевых как для работников, так и для работодателей. Правила ведения этого документа претерпели значительные изменения с внедрением электронной трудовой книжки (ЭТК). Давайте разберемся подробно.

Кто обязан вести трудовые книжки?

Согласно Трудовому кодексу РФ, обязанность по ведению трудовых книжек лежит на работодателе. Однако есть важные нюансы:

• Все организации и ИП (за исключением работодателей — физических лиц, не являющихся индивидуальными предпринимателями) обязаны вести трудовые книжки на каждого работника.
• Книжка ведётся, если сотрудник проработал у данного работодателя свыше пяти дней и эта работа для него является основной.
• Исключения: если в соответствии с ТК РФ или иным федеральным законом трудовая книжка на работника не ведется (например, для некоторых категорий, работающих по гражданско-правовым договорам).

Важный случай: работа по совместительству

Для лиц, работающих по совместительству, трудовая книжка ведётся только по месту основной работы. У работодателя, где сотрудник работает вторым job, нет обязанности вносить записи.

Кто и когда оформляет трудовую книжку?

Оформление (заведение) трудовой книжки — это также обязанность работодателя.

• При первом официальном трудоустройстве (с 1 января 2021 года или ранее) работодатель (обычно отдел кадров) оформляет сотруднику трудовую книжку.
• Для тех, кто впервые поступил на работу до 1 января 2021 года, заводилась и велась бумажная трудовая книжка.

Электронная трудовая книжка (ЭТК): новые правила с 2021 года

С 1 января 2021 года введена система электронной трудовой книжки. Это кардинально изменило процесс ведения.

Кто имеет электронную трудовую книжку?

Электронная трудовая книжка формируется автоматически для всех лиц, впервые поступающих на работу с 1 января 2021 года. Для них ведение бумажной книжки не предусмотрено.

Как ведётся ЭТК?

• Все сведения о трудовой деятельности (приём, увольнение, переводы, награждения) вносятся работодателем только в электронную базу.
• Хранение и обеспечение целостности данных осуществляет Пенсионный фонд РФ (ПФР).
• Данные доступны гражданину через личный кабинет на портале Госуслуг.

А что с бумажной книжкой?

Для сотрудников, у которых на 1 января 2021 года уже была оформлена бумажная трудовая книжка, действует особый порядок:

1. Работодатель обязан продолжать вести бумажную книжку по старым правилам (делать штампы о приёме/увольнении).
2. Одновременно работодатель обязан вносить те же сведения в электронную трудовую книжку этого сотрудника в ПФР.
3. Если сотрудник добровольно откажется от бумажной книжки и подаст заявление, работодатель прекратит её ведение и будет вносить информацию только в электронный формат. Бумажная книжка возвращается сотруднику.
4. Работодатель не обязан хранить бумажные трудовые книжки тех сотрудников, кто перешёл на ЭТК. После возврата книжки сотруднику хранение становится его личной ответственностью.

Что вносится в трудовую книжку?

В трудовую книжку (как бумажную, так и электронную) вносятся следующие обязательные сведения:

• ФИО, дата рождения, место рождения работника.
• Сведения о работодателе (наименование, ОКПО/ИНН).
• Дата приёма на работу и наименование подразделения.
• Наименование должности, специальность, профессия (с указанием квалификации).
• Основания изменения трудового договора (переводы, изменения условий труда).
• Дата и основание увольнения работника (статья ТК РФ или иного закона).
• Сведения о награждениях, поощрениях.
• Отметки о получении дубликата трудовой книжки.

Передача и хранение трудовых книжек

• При увольнении или переходе на другое место работы трудовая книжка (бумажная) выдаётся работнику на руки под расписку.
• При оформлении на новое место работы сотрудник передаёт свою бумажную книжку в отдел кадров нового работодателя.
• Если трудовая книжка выдаётся не работнику, а его представителю по доверенности, в книге учета движения делается соответствующая отметка с указанием реквизитов доверенности.
• Для ЭТК передача не требуется. Новый работодатель получает доступ к сведениям в базе ПФР через межведомственное взаимодействие.

Краткий итог: кто и что делает?

Важно! Если в прошлом какая-либо организация не внесла запись о приёме или увольнении, это ошибка работодателя. Её необходимо исправить, подав заявление в ПФР (для ЭТК) или через суд (для бумажной книжки).

Таким образом, сегодня работодатель ведёт трудовые книжки, но делает это преимущественно в электронном виде через систему ПФР, за исключением случаев, когда у сотрудника сохранилась старая бумажная версия, которую нужно вести параллельно.