В 2026 году система учета трудового стажа в России окончательно закрепилась в гибридном формате, сочетающем традиционные бумажные носители и цифровые данные․ Вопрос о том, кто именно обязан вести трудовую книжку, регулируется Трудовым кодексом РФ и актуальными постановлениями Социального фонда России (СФР)․ Ниже представлен подробный разбор обязанностей работодателей, исключений и правил ведения документации․
Основной ответ: кто несет ответственность?
Главным правилом, действующим в 2026 году, является следующее: вести трудовую книжку обязан каждый работодатель, с которым сотрудник состоит в трудовых отношениях более 5 дней, если эта работа является для сотрудника основной․
Согласно статье 66 ТК РФ, обязанность по ведению, хранению, учету и выдаче трудовых книжек возлагается на:
- Юридических лиц (организации всех форм собственности: ООО, АО, НКО и др․);
- Индивидуальных предпринимателей (ИП);
- Физических лиц, которые зарегистрированы в качестве работодателей (например, нанимают домработниц, водителей или садовников)․
Важно помнить: даже если у сотрудника уже есть бумажная трудовая книжка, оформленная до 2021 года, работодатель обязан продолжать вносить в нее записи параллельно с передачей данных в электронном виде․
Исключения: кто НЕ ведет трудовые книжки?
Законодательство четко определяет категорию работодателей, освобожденных от этой обязанности․ Это физические лица, не являющиеся индивидуальными предпринимателями, которые нанимают работников для личных нужд (не связанных с предпринимательской деятельностью) и не зарегистрировались в качестве работодателей в соответствующих органах․
Примеры таких ситуаций:
- Частное лицо нанимает няню, гувернантку или водителя для личных целей без оформления ИП․
- Гражданин нанимает помощника по хозяйству для разовых или периодических работ․
В этих случаях запись в трудовую книжку не вносится, и работодатель не обязан сдавать отчетность в СФР по форме ЕФС-1 в части стажа, так как такие отношения часто регулируются гражданско-правовыми договорами или не требуют обязательного страхования (хотя это зависит от конкретного статуса работника и наличия патента)․
Особенности ведения в 2026 году: Бумага и Электроника
На текущий момент (май 2026 года) в России действует двойная система учета․ Обязанности работодателя различаются в зависимости от формата книжки․
Электронная трудовая книжка (ЭТК)
Кто ведет: Все работодатели без исключений (и организации, и ИП)․
С 2020 года для всех новых сотрудников заводится только электронная трудовая․ Для тех, кто работал ранее, ЭТК ведется параллельно с бумажной․
Что нужно делать:
- Собирать сведения о трудовой деятельности (прием, перевод, увольнение, награждения)․
- Передавать данные в Социальный фонд России (СФР) в электронном виде․
- Использовать форму отчета ЕФС-1 (подраздел 1․1)․
- Передавать сведения не позднее рабочего дня, следующего за днем издания приказа․
Бумажная трудовая книжка
Кто ведет: Работодатели, у которых работают сотрудники, сохранившие бумажные книжки (оформленные до 2021 года)․
Новые бумажные трудовые в 2026 году уже не заводятся․ Если человек устраивается на работу впервые, ему выдается только выписка из ЭТК․
Правила ведения:
- Вносить записи чернилами черного, синего или фиолетового цвета․
- Записи должны быть полными, без сокращений․
- Каждая запись заверяется подписью работодателя и печатью организации (если она используется)․
- Вести книгу учета движения трудовых книжек․
Работа по совместительству: кто вносит запись?
Один из самых частых вопросов касается работы по совместительству․ Здесь действует важное правило:
Запись о работе по совместительству вносит только основной работодатель․
Работодатель, у которого сотрудник работает по совместительству, не ведет его трудовую книжку (ни бумажную, ни электронную в части этой записи, если сотрудник не попросит об этом, но обычно данные о совместительстве вносит основной работодатель на основании документов с места работы по совместительству)․
Однако, данные о работе по совместительству все равно передаются в СФР работодателем-совместителем в отчете ЕФС-1, чтобы сформировать полную картину стажа в электронной базе․
Алгоритм действий работодателя при приеме сотрудника
Чтобы не нарушить закон в 2026 году, работодатель должен выполнить следующие шаги:
- Проверить статус сотрудника: Запросить сведения о трудовой деятельности (выписку из ЭТК)․
- Определить формат:
- Если сотрудник впервые устраивается на работу — бумажная книжка не нужна, ведем только ЭТК․
- Если у сотрудника есть бумажная книжка — продолжаем вести её + ведем ЭТК․
- Оформить приказ: Издать приказ о приеме на работу в течение 3 дней․
- Внести запись в бумажную книжку (если есть): В течение 5 дней с момента приема․
- Отправить отчет в СФР: Сформировать и отправить форму ЕФС-1 не позднее следующего рабочего дня после издания приказа․
Ответственность за нарушение правил
Отсутствие трудовой книжки (бумажной, если она велась, или электронной отчетности) или неправильное её ведение грозит работодателю серьезными последствиями:
- Административные штрафы: По ст․ 5․27 КоАП РФ штрафы для должностных лиц и ИП составляют от 1 000 до 5 000 рублей, для юридических лиц, от 30 000 до 50 000 рублей․ При повторном нарушении суммы значительно выше․
- Материальная ответственность: Если из-за ошибки в трудовой книжке или несвоевременной выдачи сотрудник не смог устроиться на новую работу, работодатель обязан компенсировать ему заработок за все время простоя․
- Проблемы со стажем: Периоды работы, не отраженные в ЭТК или бумажной книжке, могут не быть учтены при расчете пенсии, что приведет к претензиям со стороны работника и СФР․
В 2026 году вопрос «кто должен вести трудовую книжку» имеет однозначный ответ: это обязанность любого работодателя (организации или ИП), нанявшего сотрудника на срок более 5 дней․ Единственное исключение — физические лица, не зарегистрированные как ИП, нанимающие работников для личных нужд․
Главный акцент сместился на цифровизацию: своевременная передача данных в СФР через отчет ЕФС-1 стала приоритетом №1, однако для миллионов россиян, сохранивших бумажные книжки, работодатели обязаны сохранять и традиционный бумажный документооборот, обеспечивая синхронизацию данных между бумагой и цифрой․