С 2021 года в России начался масштабный переход от бумажных трудовых книжек к электронным трудовым книжкам (ЭТК). Этот процесс был законодательно закреплён Федеральным законом № 439-ФЗ от , вносящим изменения в Трудовой кодекс РФ. К 1 января 2026 года завершается переходный период, и теперь все работодатели обязаны вести учёт трудовой деятельности исключительно в электронном виде — за исключением случаев, когда работник лично выбрал сохранение бумажной трудовой книжки.

В этой статье подробно разберём:

• Обязанности работодателя по уведомлению сотрудников
• Как правильно составить уведомление о переходе на ЭТК
• Что делать, если работник не подал заявление
• Как оформить уведомление о выдаче трудовой книжки при увольнении
• Последние изменения на 2026 год и юридические риски

Законодательная основа: ФЗ-439 и обязательные сроки

Согласно пункту 4 части 1 статьи 2 Федерального закона № 439-ФЗ, каждый работодатель обязан:

1. В письменной форме уведомить каждого работника об изменениях в трудовом законодательстве, связанных с введением электронных трудовых книжек.
2. Предоставить работнику возможность выбрать способ ведения трудовой деятельности: бумажная трудовая книжка или электронная трудовая книжка.
3. Сделать это не позднее 31 октября 2020 года, именно в этот срок был установлен первоначальный дедлайн.

Однако, несмотря на прошедшие годы, многие работодатели до сих пор сталкиваются с необходимостью уведомлять новых сотрудников, а также работников, которые не подавали заявления ранее. Важно понимать: отсутствие уведомления, нарушение закона, которое может повлечь штрафы от Государственной инспекции труда.

Обязательное уведомление: что должно быть в документе?

Уведомление о переходе на электронные трудовые книжки, это обязательный документ, который должен содержать следующие элементы:

Структура уведомления (образец)

Шапка документа

Наименование организации
Адрес, ИНН, ОГРН
Дата составления

Основная часть

В соответствии с пунктом 4 части 1 статьи 2 Федерального закона от № 439-ФЗ, уведомляем Вас о внесении изменений в трудовое законодательство, связанных с формированием сведений о трудовой деятельности в электронном виде.

С 1 января 2021 года работодатели обязаны вести сведения о трудовой деятельности работников в электронном виде в соответствии с требованиями законодательства РФ. При этом Вы имеете право выбрать один из двух вариантов:

• Вариант 1: Продолжить ведение трудовой книжки в бумажной форме. Для этого необходимо подать заявление в письменной форме на имя работодателя до 31 декабря 2025 года.
• Вариант 2: Перейти на ведение трудовой деятельности в электронном виде (электронная трудовая книжка — ЭТК). В этом случае бумажная трудовая книжка остаётся у Вас, а сведения о трудовой деятельности будут формироваться в информационной системе Пенсионного фонда РФ.

Важно! Если Вы не подадите заявление до 31 декабря 2025 года, то с 1 января 2026 года Ваша трудовая деятельность будет автоматически вестись в электронном виде, а бумажная трудовая книжка будет передана Вам на руки с отметкой «Данные о трудовой деятельности с ведутся в электронном виде».

Заключительная часть

Вы можете подать заявление лично, через представителя или в электронной форме (если у организации есть электронный документооборот).
Контактное лицо: [ФИО, должность, телефон, email]
Место подачи: [адрес кадрового отдела или электронная почта]

Подпись руководителя
Печать организации (если используется)

Приложение

Приложение 1: Образец заявления о выборе формата ведения трудовой книжки
Приложение 2: Инструкция по регистрации в личном кабинете ПФР для просмотра ЭТК

Что делать, если работник не подал заявление?

Если работник не подал заявление о выборе формата ведения трудовой книжки до 31 декабря 2025 года, то по умолчанию:

• С 1 января 2026 года все сведения о его трудовой деятельности будут вестись только в электронном виде.
• Работодатель обязан выдать бумажную трудовую книжку на руки с соответствующей отметкой (см. ниже).
• После этого бумажная книжка больше не используется для внесения новых записей.

Важно! Работодатель не вправе удерживать бумажную трудовую книжку у себя после 31 декабря 2025 года, если работник не подал заявление на её сохранение. В противном случае — это нарушение трудового законодательства (ст. 234 ТК РФ), влекущее административную ответственность по ст. 5.27 КоАП РФ.

Уведомление о выдаче трудовой книжки при увольнении (2026)

С 2026 года при увольнении работника, который ранее выбрал бумажную трудовую книжку, работодатель обязан:

1. Выдать трудовую книжку в день увольнения (ст. 84.1 ТК РФ).
2. Если работник не явился за книжкой — направить ему письменное уведомление с просьбой явиться за ней или дать согласие на отправку по почте.

Образец уведомления о необходимости получить трудовую книжку

УВЕДОМЛЕНИЕ

Иванову Ивану Ивановичу
Работнику отдела продаж

В соответствии со ст. 84.1 Трудового кодекса РФ, в день увольнения Вам должна быть выдана трудовая книжка. На дату составления настоящего уведомления трудовая книжка не получена Вами.

Настоящим уведомляем Вас:

• Вариант 1: явиться за трудовой книжкой в кадровый отдел по адресу: г. Москва, ул. Советская, д. 10, каб. 205, в рабочие дни с 9:00 до 17:00.
• Вариант 2: дать письменное согласие на направление трудовой книжки по почте заказным письмом с уведомлением о вручении. В этом случае просим направить согласие на электронную почту: kadr@company.ru или в письменной форме в кадровый отдел.

Срок для ответа, 14 календарных дней с момента получения настоящего уведомления. По истечении срока трудовая книжка будет направлена по почте без дополнительного согласия.

При возникновении вопросов обращайтесь: кадровый отдел, тел. +7 (495) -23-45-67

Руководитель кадрового отдела
_________________ /Сидорова М.А./
«06» апреля 2026 г.

Примечание: После отправки уведомления работодатель не несёт ответственности за просрочку выдачи трудовой книжки, если работник не отреагировал на уведомление (см. Письмо Роструда от № ПГ/10863-6-1).

Возможность смены выбора: можно ли перейти с бумажной на электронную книжку?

Да, можно! Работник, который ранее выбрал бумажную трудовую книжку, в любой момент вправе подать заявление о переходе на электронную трудовую книжку. Это право закреплено в пункте 5 статьи 2 ФЗ-439.

Для этого необходимо:

1. Подать заявление в письменной форме (на бумаге или в электронной форме, если есть ЭДО).
2. Работодатель в течение 3 рабочих дней направляет сведения в ПФР.
3. С 1-го числа следующего месяца все новые записи вносятся в ЭТК.
4. Бумажная книжка остаётся у работника — она сохраняется как исторический документ, но новые записи в неё не вносятся.

Последние изменения на 2026 год: что изменилось?

На 2026 год вступили в силу ключевые изменения:

• Завершение переходного периода — с 1 января 2026 года все новые трудовые отношения оформляются только с электронной трудовой книжкой, если работник не подал заявление на сохранение бумажной.
• ПФР стал единственным хранителем данных — работодатели больше не ведут резервные копии в бумажном виде. Все записи передаются в Единую информационную систему ПФР.
• Дубликаты трудовых книжек — с 1 января 2024 года при выдаче дубликата работодатель использует данные из ПФР, а не из архивов организации (Постановление Правительства РФ от № 123).
• Электронная подпись обязательна — для передачи данных в ПФР работодатель обязан использовать усиленную квалифицированную электронную подпись (УКЭП).

Юридические риски и рекомендации для работодателей

Риски:

• Штрафы за несвоевременное уведомление — до 50 000 руб. для организации (ст. 5.27 КоАП РФ).
• Штрафы за удержание трудовой книжки — до 50 000 руб. за каждый день просрочки.
• Исковые требования работников о компенсации морального вреда за непредоставление трудовой книжки.

Рекомендации:

1. Проведите аудит всех трудовых книжек в организации — выявите работников, не подавших заявления.
2. Отправьте повторные уведомления всем, кто не ответил в 2020–2024 гг.
3. Создайте внутренний регламент по работе с ЭТК: кто отвечает, как передавать данные, как хранить бумажные книжки.
4. Обучите кадровый отдел работе с порталом ПФР и системой «Электронная трудовая книжка».
5. Сохраняйте копии уведомлений и заявлений не менее 5 лет.

Переход на электронные трудовые книжки — это не просто техническое обновление, а фундаментальное изменение в системе учёта трудового стажа. Работодатели обязаны соблюдать закон, своевременно уведомлять работников и обеспечивать их право на выбор формата ведения трудовой деятельности.

С 2026 года бумажная трудовая книжка перестала быть основным документом — она стала архивным свидетельством прошлого. Электронная трудовая книжка — это будущее, доступное каждому работнику через личный кабинет на сайте ПФР или портале Госуслуги.

Помните: Ваша задача — не просто соблюсти формальности, а обеспечить прозрачность и защиту прав работников. Уведомление — это не формальность, а проявление уважения к труду ваших сотрудников.

Для скачивания актуальных образцов уведомлений и заявлений на 2026 год рекомендуем использовать официальные источники:

• Портал Пенсионного фонда РФ: www.pfrf.ru
• Система ГАРАНТ: www.garant.ru
• Сайт Роструда: rosmintrud.gov.ru

Если вы не уверены в правильности оформления документов — обратитесь к юристу по трудовому праву или в региональное управление труда и занятости.