Согласно действующему законодательству Российской Федерации‚ работодатель обязан вести трудовую книжку (бумажную или электронную) на каждого сотрудника‚ который проработал у него более пяти календарных дней‚ при условии что данная работа является для работника основной. Эта норма закреплена в статье 66.1 Трудового кодекса РФ и подробно раскрыта в Приказе Минтруда России от № 320н «Об утверждении Порядка ведения и хранения трудовых книжек».

Кто именно обязан вести трудовые книжки?

• Юридические лица (ООО‚ АО‚ ПАО и др.).
• Индивидуальные предприниматели (ИП)‚ которые несут ответственность за учет‚ хранение‚ выдачу и достоверность сведений‚ внесенных в трудовую книжку.
• Физические лица‚ не зарегистрированные как ИП‚ не обязаны вести трудовые книжки.

Таким образом‚ обязанность возникает у всех работодателей‚ которые официально оформляют трудовые отношения и несут ответственность за кадровый учет.

Сроки оформления трудовой книжки

Законодательно установленный срок оформления трудовой книжки не может превышать одну неделю с момента поступления сотрудника на работу. Если работник проработал менее пяти дней‚ оформление книжки не требуется‚ однако работодатель всё равно должен вести учет приема и увольнения в других формах (например‚ в табеле учета рабочего времени).

Бумажная или электронная трудовая книжка?

С 1 января 2026 года в России завершается переходный период по внедрению электронных трудовых книжек (ЭТК). Тем не менее‚ на текущий момент работодатель имеет право выбирать один из двух вариантов:

1. Бумажная трудовая книжка – традиционный формат‚ требующий наличия бланка‚ печати работодателя и подписи уполномоченного лица.
2. Электронная трудовая книжка – ведется в единой государственной информационной системе (ЕГИСЗ). Сведения о приеме‚ переводе‚ увольнении и других кадровых изменениях передаются в СФР через отчет ЕФС‑1 не позднее рабочего дня‚ следующего за днем оформления.

Если у newly hired сотрудника уже есть бумажная трудовая книжка‚ он может:

• попросить вести параллельно бумажную и электронную книжки;
• полностью отказаться от бумажной версии и оставить только электронную.

Выбор формы ведения трудовой книжки остается за работником‚ однако работодатель обязан обеспечить возможность реализации выбранного варианта.

Ответственность работодателя при ведении трудовых книжек

На работодателе лежит комплекс обязанностей‚ связанных с:

• Учетом и хранением бланков трудовых книжек (если используется бумажный формат) и обеспечением их сохранности;
• Внесением достоверных сведений о приеме‚ переводе‚ увольнении‚ награждениях и других кадровых событиях;
• Заверением записей печатью (пункт 36 приложения 2 к Приказу Минтруда от № 320н). Печать может ставиться как отделом кадров‚ так и непосредственно работодателем;
• Предоставлением выписки из трудовой книжки по требованию сотрудника в течение трех рабочих дней;
• Своевременной подачей отчетности в СФР (форма ЕФС‑1) при электронном ведении.

Нарушение указанных требований может повлечь административную ответственность (штрафы от 1 000 до 5 000 рублей для должностных лиц и от 30 000 до 50 000 рублей для организаций) согласно статье 5.27 КоАП РФ.

Практический алгоритм ведения трудовой книжки

1. Определение формы ведения – согласовать с сотрудником выбор бумажной или электронной трудовой книжки.
2. Оформление приема на работу – внести запись о приеме (должность‚ подразделение‚ дата приема) не позднее следующего рабочего дня.
3. Заверение записи – поставить печать организации и подпись уполномоченного лица (кадровик‚ руководитель).
4. Ведение последующих изменений – при переводе‚ увольнении‚ награждении и т.д. вносить соответствующие записи с соблюдением тех же требований к печати и подписи.
5. Хранение – бумажные книжки хранить в сейфе или металлическом шкафу с ограниченным доступом; электронные данные обеспечивать защитой от несанкционированного доступа и регулярным резервным копированием.
6. Выдача выписки – по требованию сотрудника подготовить и выдать выписку из трудовой книжки в течение трех рабочих дней.

Обязанность вести трудовую книжку возникает у каждого работодателя‚ который принимает на работу сотрудника на основное место работы и у которого стаж работы превышает пять календарных дней. Независимо от выбранного формата (бумажный или электронный) работодатель должен:

• своевременно оформлять и заверять записи;
• обеспечивать сохранность и конфиденциальность данных;
• предоставлять информацию сотруднику по первому требованию;
• соблюдать сроки подачи отчетности в СФР при электронном ведении.

Соблюдение этих требований не только защищает права работников‚ но и минимизирует риски административных штрафов для организации. Поэтому рекомендуется регулярно проводить внутренние аудиты кадрового учета и обучать ответственных сотрудников актуальным нормативным актам в области ведения трудовых книжек.