Трудовая книжка — это главный документ‚ подтверждающий стаж и трудовую деятельность работника․ С переходом на электронные трудовые книжки (ЭТК) в законодательстве произошло немало изменений‚ однако вопрос о том‚ кто именно имеет право и обязан вести эти документы‚ остается актуальным․ В этой статье мы подробно разберем‚ какие работодатели обязаны вести трудовые книжки‚ кто уполномочен их заполнять и как влияет выбор формата на процесс ведения․
Кто обязан вести трудовые книжки?
Согласно Трудовому кодексу РФ‚ в частности изменениям‚ внесенным Федеральным законом 90-ФЗ‚ обязанность по ведению трудовых книжек возлагается на работодателя․ При этом важно понимать‚ что работодатель, это не только юридическое лицо‚ но и индивидуальный предприниматель․
- Юридические лица (компании‚ организации): Обязаны вести трудовые книжки на всех своих штатных сотрудников․
- Индивидуальные предприниматели (ИП): Закон прямо обязывает ИП вести трудовые книжки своих работников по общим правилам․
Крайне важно отметить‚ что вести трудовую книжку работника может только основной работодатель․ Работа по совместительству не дает права на внесение записей в трудовую книжку по умолчанию — записи о совместительстве вносятся только по желанию самого работника и исключительно по его основному месту работы на основании справок от работодателя по совместительству․
Кто имеет право заполнять трудовую книжку внутри организации?
Несмотря на то‚ что ответственность за ведение трудовых книжек несет руководитель организации (или ИП)‚ физически этот процесс делегируется уполномоченным сотрудникам․ В зависимости от размера компании‚ этим могут заниматься:
- Отдел кадров: В средних и крупных компаниях ведение трудовых книжек, это прямая обязанность кадровиков․ Для оптимизации работы отдел кадров наделяется правом иметь круглую печать с указанием фирменного наименования организации‚ которая ставится в трудовой книжке․
- Бухгалтерия: В небольших фирмах‚ где штатный кадровик не предусмотрен‚ функции по ведению кадровой документации часто передаются бухгалтеру․
- Сам руководитель: В микропредприятиях или у индивидуального предпринимателя‚ если нет других сотрудников‚ ведение трудовых книжек берет на себя лично руководитель или ИП․
Назначение ответственного лица должно быть оформлено приказом по организации․ Форма‚ порядок ведения и хранения трудовых книжек‚ а также порядок изготовления бланков устанавливаются уполномоченным Правительством РФ федеральным органом исполнительной власти (в настоящее время эти нормы регулируются Приказом Минтруда РФ от г․ N 320н)․
Бумажная и электронная трудовая книжка: кто и что ведет в 2026 году?
С 2020 года у каждого работника появилось право выбора формата трудовой книжки․ К 2025 году все компании и ИП обязаны вести электронные трудовые книжки‚ подавая соответствующие отчеты․ Однако бумажный формат не отменен полностью․
Когда сохраняется обязанность вести бумажную трудовую книжку?
Обязанность по ведению бумажной трудовой книжки в 2026 году сохраняется в двух случаях:
- Работник сам выбрал бумажный формат: Если сотрудник написал заявление о сохранении бумажной трудовой книжки․
- Работник еще не принял решение: Если сотрудник не написал заявление о выборе формата трудовой․
Часть 2 статьи 2 Федерального закона 439-ФЗ гласит: если сотрудник не написал заявления о выборе формата‚ работодатель должен продолжать вести его бумажную книжку и вместе с этим подавать по нему отчёт ЕФС-1 в СФР (двойное ведение)․ Никаких изменений в ведении бумажных документов в данном случае нет — они ведутся по прежним правилам․
Права работника на переход
Работник имеет право в любой момент передумать и перейти на электронные сведения (ЭТК)․ Для этого ему достаточно написать заявление работодателю․ Однако здесь есть важное ограничение: те‚ кто уже перешёл на ЭТК‚ вернуться обратно к бумажному документу не смогут․
Бумажную трудовую продолжают вести только у тех работников‚ у которых она была оформлена раньше (до 2021 года)‚ и кто не отказался от нее․
Предъявление трудовой книжки при приеме на работу
При заключении трудового договора лицо‚ поступающее на работу‚ обязано предъявить работодателю трудовую книжку и (или) сведения о трудовой деятельности․ Если у работника есть бумажная книжка‚ он передает ее работодателю‚ который продолжает ее ведение (если работник не выбрал ЭТК)․ Если книжка утеряна‚ работодатель обязан оформить новую․
Право вести трудовые книжки принадлежит исключительно основному работодателю — будь то крупная корпорация‚ небольшой ООО или индивидуальный предприниматель․ Внутри организации эти полномочия делегируются кадровикам‚ бухгалтерам или самому руководителю․ В 2026 году актуально двойное ведение: электронные сведения подаются на всех сотрудников‚ а бумажная трудовая книжка продолжает вестись для тех‚ кто сохранил за собой это право или не сделал выбор․ Работникам важно помнить‚ что переход на ЭТК возможен в любой момент‚ но он необратим․