Вопрос о том, кто и кому обязан вести трудовые книжки, остается одним из ключевых в кадровом делопроизводстве. С введением электронных трудовых книжек (ЭТК) правила претерпели изменения, но основная обязанность по их ведению лежит на работодателе. Данная статья подробно разбирает, кто именно должен выполнять эту функцию, в каких форматах и с какими последствиями.
Кто является субъектом обязанности? Основные категории
Согласно статье 66.1 Трудового кодекса РФ, обязанность по ведению сведений о трудовой деятельности (трудовой книжки) возложена на работодателя. Однако важно понимать, кто подпадает под это определение.
Обязаны вести трудовые книжки:
- Все юридические лица (ООО, АО, НКО и т.д.).
- Индивидуальные предприниматели (ИП), заключающие трудовые договоры.
- Организации, не являющиеся юридическими лицами (например, некоторые формы некоммерческих партнерств).
НЕ обязаны вести трудовые книжки:
- Работодатели — физические лица, не являющиеся индивидуальными предпринимателями, если они нанимают работников для личных нужд (например, домработницу, няню). С ними заключается гражданско-правовой договор, а не трудовой.
Важно: Исключение касается именно статуса «физическое лицо, не ИП». Если физическое лицо зарегистрировано как ИП и нанимает работника по трудовому договору — оно обязано вести ЭТК.
Два формата ведения: электронный и бумажный
С 1 января 2022 года в России действует система единой электронной трудовой книжки (ЕЭТК). Однако работник имеет право выбора.
Электронная трудовая книжка (основной формат)
С 2022 года все работодатели, указанные выше, обязаны:
- Вести сведения в Единой государственной системе информации о деятельности (ЕГИС) «Трудовая книжка».
- Передавать информацию в Пенсионный фонд России (ПФР) по каждому сотруднику.
- Сдавать отчетность по форме ЕФС-1 (сведения о трудовой деятельности) в СФР (бывший ПФР).
Кто выполняет эти функции? Руководитель организации назначает ответственного сотрудника (как правило, кадровик или бухгалтер), который ведет ЭТК и подает отчетность. Эти обязанности должны быть зафиксированы в его должностной инструкции.
Бумажная трудовая книжка (по заявлению работника)
Несмотря на переход на электронный формат, бумажная трудовая книжка не отменена. Работник вправе написать заявление о выдаче ему бумажного документа.
Когда работодатель обязан вести бумажную книжку?
- Если работник написал заявление о выдаче бумажного документа.
- Если работник уже имел бумажную книжку на момент введения ЭТК и не отказался от нее в пользу электронной.
Правила ведения бумажной книжки:
- Работодатель ведет ее по старым правилам (ТК РФ, Инструкция Минтруда).
- Одновременно с ведением бумажной книжки обязан вести электронную в ЕГИС и сдавать отчетность (ЕФС-1).
- Обязан обеспечить учет, хранение и выдачу самих книжек и вкладышей к ним.
Ключевые процедуры и документы
Форма СЗВ-ТД
При приеме на работу, увольнении или внесении иных изменений в сведения о трудовой деятельности работодатель обязан отчитаться перед ПФР/СФР, направив форму СЗВ-ТД. Срок сдачи — в соответствии с п. 2.5 ст. 11 Закона № 27-ФЗ (обычно до 15-го числа месяца, следующего за отчетным).
Выдача трудовой книжки работнику
По письменному заявлению работника работодатель обязан не позднее трех рабочих дней выдать ему трудовую книжку (бумажную или электронную, в виде распечатанного документа с электронной подписью);
Кто ставит подпись?
Запись в трудовой книжке (как в бумажной, так и в электронной) заверяется:
- Подписью руководителя организации (или уполномоченного лица).
- Расшифровкой подписи (ФИО).
- Печатью организации (для бумажного документа).
Запись, подписанная самим работником (даже если он ответственный за кадры), не имеет юридической силы. Подпись должен ставить руководитель или иное уполномоченное лицо на основании приказа (распоряжения).
Ответственность за нарушение обязанности
Неисполнение обязанности по ведению трудовых книжек (как электронных, так и бумажных по запросу) влечет административную ответственность по статье 5.27 КоАП РФ.
- Для должностных лиц, штраф от 1 000 до 5 000 рублей.
- Для юридических лиц, штраф от 30 000 до 50 000 рублей.
Кроме того, работник может обратиться в суд с требованием об обязании работодателя оформить трудовую книжку правильно и в установленный срок.
Краткий итог: что нужно помнить
- Обязаны вести все организации и ИП. Исключение — физлица-неИП, нанимающие для личных нужд.
- Основной формат — электронный. Обязанность передавать данные в ЕГИС и СФР (форма ЕФС-1) есть у всех работодателей.
- Бумажная книжка — по заявлению работника. Если заявление есть — вести ее параллельно с электронной.
- Ответственный за ведение назначается руководителем. Его обязанности фиксируются в документах.
- Подпись в книжке ставит руководитель или уполномоченное лицо, а не сам работник-кадровик.
- Несоблюдение правил ведет к штрафам по КоАП РФ.