Согласно Трудовому кодексу Российской Федерации, трудовую книжку выдает работодатель — это не просто формальность, а юридически обязательное действие, регулируемое нормами закона; В 2026 году, когда электронные технологии активно внедряются в кадровый учет, многие работники и работодатели остаются в заблуждении: кто именно обязан выдавать трудовую книжку, когда и в каких случаях? В этой статье мы подробно разберем все аспекты выдачи трудовой книжки — как на бумаге, так и в электронном виде — с ссылками на актуальные нормы ТК РФ и указания Пенсионного фонда России.
Кто обязан выдавать трудовую книжку?
Согласно статье 66 Трудового кодекса РФ, работодатель (за исключением физических лиц, не являющихся индивидуальными предпринимателями) обязан вести трудовые книжки на каждого работника, проработавшего у него более пяти дней, если эта работа является для сотрудника основной.
- Работодатели-организации (ООО, АО, ИП и др.) — обязаны выдавать и вести трудовые книжки.
- Физические лица (не ИП) — не обязаны вести трудовые книжки. Например, если вы наняли домашнего помощника или репетитора, трудовая книжка ему не выдается — но и не требуется.
- Индивидуальные предприниматели, обязаны вести трудовые книжки, как и юридические лица.
Важно! Если работник устраивается на работу впервые, работодатель обязан оформить ему трудовую книжку — будь то бумажная или электронная. Это не обязанность сотрудника, а прямая обязанность работодателя.
Когда работодатель обязан выдать трудовую книжку?
Выдача трудовой книжки происходит в двух ключевых случаях:
При увольнении
Согласно статье 84.1 ТК РФ и статье 66 ТК РФ, работодатель обязан выдать трудовую книжку в последний день работы (день увольнения). В этот же день в книжку вносится запись об увольнении с указанием основания (например, «уволен по собственному желанию», «расторгнут по соглашению сторон» и т.д.).
Нарушение этого срока — грубое нарушение закона! Если работодатель задерживает выдачу, работник вправе:
- Подать жалобу в трудовую инспекцию (Роструд);
- Требовать компенсацию за вынужденный прогул (ст. 234 ТК РФ);
- Обратиться в суд с иском о взыскании морального вреда и заработка за время задержки.
По письменному заявлению работника
Если работник нуждается в трудовой книжке для получения кредита, оформления пособия, переезда за границу или иных целей, он может подать работодателю заявление на выдачу трудовой книжки на руки.
Согласно п. 39 Правил ведения и хранения трудовых книжек (утв. Постановлением Правительства РФ от № 225), работодатель обязан выдать книжку не позднее трех рабочих дней со дня подачи заявления.
Важно! Работодатель не вправе требовать объяснений, зачем работник берет книжку. Даже если заявление подано «для проверки», «для снятия копии» или «для подачи в банк» — работодатель обязан выдать книжку без вопросов.
Как оформляется трудовая книжка при первом трудоустройстве?
С 1 января 2021 года вступили в силу изменения, касающиеся новых сотрудников:
- Если работник устраивается на работу впервые после — ему не выдается бумажная трудовая книжка. Вместо этого электронная трудовая книжка (ЭТК) формируется автоматически работодателем через передачу данных в Пенсионный фонд России (ПФР).
- Работодатель заполняет и отправляет в ПФР отчет по форме ЕФС-1 (сведения о трудовой деятельности), и на основании этих данных создается электронная запись в личном кабинете работника на портале Госуслуги.
- Если работник уже имел бумажную трудовую книжку до 2021 года — он может выбрать: оставить ее или перейти на ЭТК. Для этого нужно подать заявление в ПФР или через работодателя.
Пример: Новый сотрудник Иванов пришел на работу в ООО «Свет» 15 марта 2026 года; Он никогда не работал официально. Работодатель не выдает ему бумажную книжку, вместо этого в течение 3 рабочих дней передает его данные в ПФР. Через неделю Иванов может увидеть свою ЭТК в личном кабинете на Госуслугах.
Что делать, если работник принес бумажную трудовую книжку?
Если работник уже имеет бумажную трудовую книжку (например, работал ранее), работодатель обязан:
- Принять книжку и внести в нее все сведения о трудовой деятельности (прием, переводы, увольнение);
- Хранить книжку в специальном сейфе или архиве (ответственность за сохранность лежит на работодателе);
- Выдать книжку в день увольнения или по заявлению работника.
Важно! Вкладыш к трудовой книжке без самой книжки, недействителен. Если работник потерял книжку, он должен обратиться в ПФР для восстановления сведений — работодатель не вправе выдавать дубликаты.
Электронная трудовая книжка: как получить выписку?
Для сотрудников с ЭТК выдача сведений происходит иначе:
- Работник может получить выписку из ЭТК через:
- Личный кабинет на Госуслугах;
- Портал Пенсионного фонда России (pfrf.ru);
- МФЦ;
- Через работодателя — по письменному запросу (форма СТД-Р).
- Работодатель обязан выдать форму СТД-Р в течение 3 рабочих дней, она содержит информацию только о периоде работы в данной компании.
- Сведения о прошлых местах работы не видны работодателю — они хранятся только в ПФР и доступны только самому работнику.
Что делать, если работодатель отказывается выдавать трудовую книжку?
Если работодатель:
- Не выдает книжку при увольнении;
- Задерживает выдачу более 3 дней по заявлению;
- Отказывается оформить книжку при первом трудоустройстве;
- Требует «договориться» или «заплатить за выдачу» —
Это прямое нарушение ТК РФ! В таких случаях необходимо:
- Написать претензию в письменной форме (с копией для работодателя);
- Обратиться в Государственную инспекцию труда (Роструд) — через сайт или лично;
- Подать жалобу в прокуратуру;
- Подать иск в суд о взыскании морального вреда и компенсации за вынужденный прогул.
Штрафы за нарушение: от 30 000 до 50 000 рублей для организации, от 1 000 до 5 000 рублей для должностного лица (ст. 5.27 КоАП РФ).
В 2026 году принцип остается неизменным: трудовую книжку выдает работодатель — это его юридическая обязанность, а не дар или благодеяние. Независимо от того, работаете ли вы с бумажной или электронной книжкой — права работника защищены законом.
Помните:
- Работодатель обязан оформить трудовую книжку при первом трудоустройстве (бумажную или электронную).
- Выдать книжку — в день увольнения или в течение 3 рабочих дней по заявлению.
- Никаких «доплат», «заявлений с объяснениями» и «ожиданий», только закон.
- Электронная трудовая книжка, это не замена, а развитие. Она безопаснее, надежнее и доступна в любое время.
Если вы — работник — не бойтесь требовать свои права. Если вы — работодатель — соблюдайте закон: это не только обязанность, но и залог доверия, репутации и избежания штрафов.
Сохраните эту статью — она ваша юридическая поддержка в вопросах трудовой книжки!