Дата актуализации:  г. 23:18:30

Почему нужна комиссия?

Трудовая книжка — один из ключевых кадровых документов. При её утрате, порче или необходимости списания организация обязана:

• соблюдать сроки хранения, установленные законодательством;
• обеспечить документальное подтверждение правомерности уничтожения;
• избежать претензий со стороны работников и контролирующих органов.

Для выполнения этих задач в большинстве организаций создаётся экспертная комиссия по уничтожению трудовых книжек. Ее работа регламентируется нормативными актами (приказ Росархива от 19 января 1995 г., Положение о работе комиссии, а также требования Консультанта Плюс).

Правовая база

Основные нормативные документы, регулирующие процесс:

1. Федеральный закон «О персональных данных» (№ 152‑ФЗ) – определяет порядок обработки и уничтожения персональных данных.
2. Трудовой кодекс РФ (ст. 176) – устанавливает обязательность ведения и хранения трудовых книжек.
3. Приказ Росархива от  № 31 «Об утверждении Положения о работе экспертных комиссий».
4. Методические рекомендации Роструда (2024) – конкретизируют состав комиссии и порядок составления актов.
5. КонсультантПлюс (2025‑2026) – образцы актов, приказов и форм.

Состав комиссии

Согласно разъяснениям Роструда, количество членов комиссии может быть определено работодателем самостоятельно, но минимум – два человека.

Обычно в состав включают:

• Начальник отдела кадров (или главный специалист по кадрам) – отвечает за правильность учета.
• Бухгалтер/финансовый контролёр – обеспечивает соответствие финансовой части (стоимость уничтожения, списание).
• При необходимости – представитель юридического отдела или внутренний аудитор (особенно в крупных предприятиях).

Порядок создания комиссии

Приказ о создании комиссии

Для официального формирования комиссии необходимо издать приказ руководителя организации. Примерный шаблон приказа (см. ниже) включает:

• наименование организации;
• цель создания комиссии (уничтожение трудовых книжек, бланков и вкладышей);
• перечень членов комиссии с указанием их должностей;
• права и обязанности комиссии;
• порядок формирования актов и их подписания.

Утверждение Положения о работе комиссии

Внутренний документ «Положение о работе комиссии по уничтожению трудовых книжек» разрабатывается на основе приказа Росархива от 1995 г. и включает:

1. цели и задачи комиссии;
2. состав и порядок назначения членов;
3. порядок проведения инвентаризации;
4. требования к оформлению актов и протоколов;
5. меры ответственности за нарушение порядка.

Основные функции комиссии

1. Инвентаризация – проверка наличия и состояния всех бланков трудовых книжек и их вкладышей.
2. Определение правомерности уничтожения – проверка сроков хранения, наличия судебных или иных оснований для списания.
3. Составление актов – оформление «Акта об уничтожении трудовых книжек» и «Протокола списания».
4. Контроль за процессом уничтожения – присутствие при физическом уничтожении (шрединг, сжигание) и подтверждение факта.
5. Хранение документов – архивирование копий актов и протоколов в течение установленного срока (обычно 5 лет).

Пошаговый порядок уничтожения трудовых книжек

1. Подготовительный этап
   • Определить перечень документов, подлежащих уничтожению (испорченные бланки, устаревшие экземпляры).
   • Проверить сроки хранения (по ТК РФ – 5 лет после увольнения, но в случае утраты – немедленно).
2. Инвентаризация
   • Комиссия совместно с ответственным за кадровый архивом проводит подсчёт и фиксирует количество бланков.
   • Заполняется журнал инвентаризации (образец в Приложении 2).
3. Составление акта
   • Заполняется «Акт об уничтожении испорченных бланков трудовых книжек и вкладышей» (см. Приложение 3).
   • В акте указываются: дата, место, перечень уничтожаемых документов, основания (например, «повреждены при заполнении»), подписи всех членов комиссии.
4. Уничтожение
   • Документы передаются в специализированную службу (шредер, утилизирующая компания) либо уничтожаются на месте в соответствии с требованиями ФЗ 152‑ФЗ.
   • Комиссия присутствует при процессе и фиксирует факт уничтожения в протоколе.
5. Оформление протокола
   • После уничтожения составляется «Протокол о проведении уничтожения трудовых книжек» (Приложение 4).
   • Протокол подписывается всеми членами комиссии и хранится в архиве кадровой службы.
6. Архивирование
   • Копии актов и протоколов помещаются в отдел кадров и в бухгалтерию (для контроля расходов).
   • Срок хранения копий – 5 лет (по требованиям ФЗ 152‑ФЗ).

Образцы документов

Приказ о создании комиссии

Положение о работе комиссии (кратко)

Акт об уничтожении бланков трудовых книжек

Практические рекомендации

• Регулярно проверяйте сроки хранения. Вести календарный план, чтобы своевременно проводить списание.
• Используйте электронные трудовые книжки. При переходе на электронный формат уменьшаете риск порчи бумажных бланков.
• Заключайте договор с лицензированной компанией по утилизации. Это гарантирует соответствие требованиям ФЗ 152‑ФЗ.
• Обучайте персонал. Сотрудники отдела кадров должны знать порядок составления актов и протоколов.
• Храните копии актов в двух независимых местах. Это упрощает проверку со стороны контролирующих органов.

Создание комиссии по уничтожению трудовых книжек – обязательный элемент внутреннего контроля любой организации, работающей с кадровыми документами. Правильно оформленная комиссия обеспечивает:

• соответствие законодательству;
• защиту интересов работников;
• минимизацию рисков штрафов и судебных споров.

Следуя приведённому порядку и используя образцы документов, вы сможете организовать процесс уничтожения трудовых книжек быстро, прозрачно и без юридических осложнений.

Автор: виртуальный помощник ChatGPT, 2026 г.