Вопрос выдачи и ведения трудовых книжек остается одним из самых важных в трудовом праве․ Многие работники и работодатели до сих пор задаются вопросом: кто именно обязан выдавать трудовую книжку и что делать, если документ утерян или никогда не оформлялся? В 2026 году правила окончательно закрепились вокруг цифровизации, однако бумажный формат все еще имеет юридическую силу для определенных категорий граждан․
В этой статье мы подробно разберем, в каких случаях работодатель обязан выдать или оформить трудовую книжку, как изменились правила с внедрением электронных форматов и какие права есть у сотрудника․
Кто обязан выдавать трудовую книжку?
Согласно статье 66 Трудового кодекса РФ, основным документом о трудовой деятельности и трудовом стаже работника является трудовая книжка․ Обязанность по ее оформлению, ведению и хранению возлагается на работодателя․
Работодатель обязан выдать или оформить трудовую книжку в следующих случаях:
- При первом трудоустройстве: Если гражданин поступает на работу впервые, работодатель обязан завести на него трудовую книжку․
- При отсутствии документа: Если работник поступает на работу, а трудовая книжка у него отсутствует (утеряна, пришла в негодность), новый работодатель обязан по письменному заявлению сотрудника оформить новую․
- При переходе на электронную версию: Работодатель обязан подать сведения в Социальный фонд России (СФР) для формирования электронной трудовой книжки (ЭТК), если работник выбрал этот формат․
Важное уточнение для 2026 года
С 1 января 2020 года в России введен переход на электронные трудовые книжки․ Однако ключевое различие кроется в дате первого трудоустройства:
- Для тех, кто впервые устраивается на работу в 2026 году: Трудовая книжка оформляется исключительно в электронном виде․ Бумажный вариант для них не ведется․ Работодатель обязан передать сведения в СФР․
- Для работников, имевших трудовой стаж до 2021 года: Они имеют право выбора между бумажной и электронной трудовой книжкой․ Если выбор сделан в пользу бумажной, работодатель обязан вести ее параллельно с подачей электронных отчетов․
Электронная трудовая книжка: обязанности работодателя
С 2021 года, и особенно актуально в 2026 году, работодатели обязаны ежемесячно (не позднее 25-го числа следующего месяца) подавать в Социальный фонд России форму ЕФС-1 («Сведения о трудовой деятельности»)․ Это и есть механизм формирования электронной трудовой книжки․
Что обязан сделать работодатель:
- Зарегистрироваться в системе электронного документооборота СФР․
- Вносить сведения о приеме, переводе и увольнении сотрудника․
- Предоставлять работнику выписку из электронной трудовой книжки по его запросу (в день увольнения или в течение 3 рабочих дней по письменному заявлению)․
Электронная трудовая книжка, это сведения о трудовой деятельности, которые хранятся в информационной системе СФР․ Это снижает риски потери или повреждения документа, так как данные хранятся в защищенной государственной базе․
Что делать, если работодатель отказывается выдавать или оформлять книжку?
Отказ работодателя в оформлении трудовой книжки при приеме на работу является нарушением трудового законодательства; Трудовая книжка — документ строгой отчетности, и ее отсутствие может создать проблемы работнику при подтверждении стажа для пенсии․
Если работодатель игнорирует обязанность выдать или оформить документ:
- Работник должен написать письменное заявление на имя работодателя с просьбой оформить трудовую книжку․
- В случае отказа или игнорирования, следует обратиться в Государственную инспекцию труда (ГИТ)․
- Также можно подать жалобу в прокуратуру или обратиться в суд для принуждения работодателя к исполнению обязанностей и компенсации морального вреда․
Как подтвердить стаж, если трудовая книжка утеряна?
Иногда возникает ситуация, когда работодатель обязан выдать новую книжку, так как старая утеряна (не обязательно по вине текущего работодателя)․ Подтвердить трудовой стаж в этом случае можно с помощью:
- Трудовых договоров с предыдущих мест работы;
- Справок, выданных бывшими работодателями․
- Выписок из приказов о приеме и увольнении․
- Архивных справок․
- Сведений из электронной базы СФР (для периодов после 2020 года данные там уже есть)․
Фраза «трудовую книжку обязан выдать» относится в первую очередь к работодателю․ Именно он несет ответственность за правильное оформление документа (будь то бумажный бланк или электронный реестр) при приеме сотрудника․ В 2026 году цифровизация охватила практически все сферы: новые работники получают только электронные книжки, а для опытных сотрудников данные дублируются в базе СФР․
Работникам важно помнить: наличие актуальной трудовой книжки (в любом формате), это гарантия сохранности вашего стажа и будущих пенсионных прав․ Контролируйте, подает ли работодатель сведения в Социальный фонд, и не стесняйтесь требовать оформления документа при трудоустройстве․