Вопрос о выдаче трудовой книжки (ТК) на руки по запросу работника, особенно в период действия трудового договора, часто вызывает споры. Важно различать две ситуации:

1. Обязательная выдача при увольнении (ст. 62 ТК РФ) — безусловное требование.
2. Временная выдача по письменному заявлению в период работы, ситуация, требующая особого внимания.

Правовая основа: что говорит Трудовой кодекс?

Ключевая норма — статья 62 Трудового кодекса РФ. Она обязывает работодателя по письменному заявлению работника выдать ему:

• Трудовую книжку (если она ведется).
• Копии документов, связанных с работой.

Срок: не позднее трех рабочих дней со дня подачи заявления.

Позиция контролирующих органов: письмо Роструда

В Письме Роструда от № ПГ/25181-6-1 содержится важная позиция. Роструд указывает, что обязанность по выдаче ТК на руки в течение всего периода работы не предусмотрена.

Суть позиции: Выдача ТК по заявлению в ст. 62 ТК РФ relates primarily to the moment of termination of employment (for the purpose of mandatory social insurance). В остальных случаях (например, для сверки с ПФР) работодатель вправе отказать, предложив предоставить информацию иным способом (выписка из ТК, заверенная копия).

Парадокс и его разрешение

На первый взгляд, возникает противоречие: ст. 62 ТК РФ обязывает выдать по любому заявлению, а Роструд ограничивает это право. На практике:

• При увольнении — выдача обязательна и безусловна.
• В период работы — работодатель может, но не обязан выдать оригинал на руки. Однако если работник настаивает, а работодатель отказывает, судебная практика может стать неоднозначной. Чаще всего работодатель действует осторожно и выдает ТК под расписку, чтобы избежать претензий.

Правильная процедура выдачи по заявлению (на практике)

Если работодатель принял решение выдать ТК на руки (чтобы избежать конфликта или по гуманитарным причинам), необходимо соблюдать строгую процедуру:

Письменное заявление работника

Заявление должно содержать:

• ФИО, должность.
• Четкую просьбу: «Прошу временно выдать мне на руки мою трудовую книжку для…» (указать цель).
• Срок, на который просится выдача (например, «на 5 рабочих дней»).
• Подпись и дату.

Оформление акта/расписки

При выдаче необходимо составить документ, подтверждающий факт выдачи. Это может быть:

• Расписка работника (в двух экземплярах) с указанием: даты выдачи, номера и серии ТК, цели выдачи, срока возврата.
• Акт о выдаче трудовой книжки по форме, принятой в организации.

Образец записи в самой ТК (графа 1-4):

«1 | | Подано письменное заявление о предоставлении сведений о трудовой деятельности в соответствии со ст. 66.1 ТК РФ | Заявление от № … о выдаче ТК на руки для сверки данных с ПФР на срок до .«

Уведомление о ответственности

В заявлении или в отдельном документе следует отразить, что работник уведомлен о необходимости вернуть ТК в установленный срок. В случае утраты или порчи он несет материальную ответственность.

Пересылка почтой

Если работник не может лично получить ТК, пересылка допускается только с его письменного согласия (в заявлении или отдельном согласии). Рекомендуется отправлять заказным письмом с уведомлением о вручении.

Критические риски для работодателя

• Утрата или порча ТК. Работник может не вернуть документ. Восстановление ТК — длительная процедура, требующая обращения в суд.
• Несанкционированные записи. Получив ТК на руки, работник может внести в нее изменения (например, о стаже, переводах).
• Претензии по сроку. Если работник задержит возврат, а работодатель не оформил расписку, доказать факт выдачи и сроки будет сложно.
• Нарушение порядка учета. В период отсутствия ТК в организации возникает «окно» для несанкционированного доступа к кадровым данным.

Электронная трудовая книжка (ЭТК) как альтернатива

С 2021 года в России действует система ЭТК. Если работник имеет электронную трудовую книжку, то:

• Оригинал бумажной ТК не ведется.
• Все сведения вносятся в Фонд ПФР.
• По заявлению работодатель обязан выдать выписку из ЭТК (на бумаге) в течение 3 рабочих дней (ст. 66;1 ТК РФ).

Рекомендации для работодателя (кадровой службы)

1. Не отказывать категорически. Отказ может спровоцировать жалобу в ГИТ или суд. Лучше выдать под строгую расписку.
2. Требовать письменное заявление. Устные просьбы не подлежат исполнению. В заявлении указать цель и срок возврата.
3. Оформлять расписку/акт в двух экземплярах. Один — у работника, второй — в кадровом деле. Расписка должна содержать все реквизиты ТК.
4. Контролировать срок возврата. Накануне истечения срока направить работнику письменное уведомление с требованием вернуть ТК.
5. При увольнении выдача ТК обязательна в день увольнения (или в день подачи заявления, если увольнение в день последнего рабочего дня).
6. При наличии ЭТК разъяснять работнику, что бумажный оригинал не ведется, и предлагать выписку.

Что делать, если работник не вернул трудовую книжку?

Если срок, указанный в расписке, истек, а ТК не возвращена:

1. Направить работнику письменное требование с возвратом документа (заказным письмом с уведомлением).
2. Если требование проигнорировано, обратиться в суд с исковым заявлением о возврате имущества (трудовой книжки) и возмещении ущерба.
3. Параллельно можно подать заявление в Государственную инспекцию труда (ГИТ) на работника о непредоставлении документа, но это маловероятно поможет.

Важно: Согласно ст. 62 ТК РФ, с момента направления уведомления работодатель освобождается от ответственности за задержку выдачи. Поэтому фиксация всех действий (заявление, расписка, уведомления) критически важна.

Статья подготовлена на основе анализа нормативных актов и разъяснений контролирующих органов. Для решения конкретной ситуации рекомендуется консультация с юристом.