Трудовая книжка установленного образца – основной документ, подтверждающий трудовую деятельность и стаж работника. Вопрос о том, кто несёт расходы на её приобретение, часто вызывает споры между работодателями и сотрудниками. В этой статье мы разберём нормативно‑правовую базу, практические рекомендации и возможные исключения.

Содержание

1. Нормативно‑правовая база
2. Обязанность работодателя
3. Исключения и особые случаи
4. Практика применения

Нормативно‑правовая база

Согласно Трудовому кодексу Российской Федерации (ст. 65) и Порядку ведения и учёта трудовых книжек, утверждённому Правительством РФ, порядок изготовления, распределения и обеспечения бланками трудовых книжек регулируется федеральным органом исполнительной власти.

• Трудовая книжка и её вкладыши – бланки установленного образца, которые могут выпускаться только уполномоченными организациями‑изготовителями.
• Ответственность за организацию выдачи, учёта и хранения бланков возлагается на работодателя.
• Работодатель имеет право взять с работника плату в размере фактических расходов на бланк, но только после того, как он сам приобрёл бланк у официального поставщика.

Эти положения подтверждаются следующими источниками:

• КонсультантПлюс, 2025 г. – «Бланки трудовых книжек и вкладышей в них обязан приобретать работодатель».
• А. В. Брызгалина, «Налоги и финансовое право», 2024, № 5 – «расходы на приобретение бланка трудовой книжки в конечном итоге должен нести сам работник», но только в случае, если работодатель передал ему бланк за плату.

Обязанность работодателя

Приём на работу

При приёме сотрудника на работу работодатель обязан:

1. Обеспечить наличие свободного бланка трудовой книжки (или электронного аналога) в количестве, достаточном для всех новых сотрудников.
2. Выдать работнику заполненную первую страницу (данные о работодателе, должность, дата приёма) в течение трёх рабочих дней.
3. Вести учёт выданных бланков (журнал учёта бланков трудовых книжек).

Приобретение бланков

Работодатель приобретает бланки у официальных распространителей (например, у издательства «Электронные документы» или у регионального отделения Росстандарта). При этом:

• Бланк покупается заранее, а не в момент приёма конкретного работника.
• Стоимость бланка (около 150–250 руб.) может быть возмещена работнику, если это предусмотрено внутренними нормативными актами организации.

Электронные трудовые книжки

С 2021 года в России активно вводится электронная трудовая книжка (ЭТК), хранящаяся в системе «Госуслуги». В этом случае:

• Работодатель оформляет запись в ЭТК без необходимости выдавать бумажный бланк.
• Расходы на создание и ведение ЭТК несёт работодатель в виде расходов на ИТ‑поддержку.

Исключения и особые случаи

Самостоятельная покупка работником

В редких случаях работник может самостоятельно приобрести бланк и передать его работодателю. Такое происходит, когда:

• Работодатель по тем или иным причинам (банкротство, отсутствие лицензии) не может обеспечить бланк.
• Работник уже имеет старый бланк (например, при переводе с другого места работы) и желает продолжить вести его.

В этих ситуациях работодатель обязан принять такой бланк и вести запись, но расходы остаются за работником.

Перевод с другого работодателя

Если работник переводится в новую организацию без получения новой трудовой книжки, новая компания продолжает вести запись в уже существующей книжке. При этом:

• Работодатель не обязан предоставлять новый бланк.
• Если в процессе перевода требуется новый вкладыш, его обязан приобрести новый работодатель.

Индивидуальный предприниматель (ИП)

ИП, являясь работодателем, также обязан вести учёт бланков трудовых книжек. При этом:

• ИП может вести журнал учёта бланков в простой форме (бумажный или электронный).
• Если ИП не имеет возможности приобрести бланк, он может оформить трудовую книжку в электронном виде.

Практика применения в российских компаниях

Стандартный порядок

1. Отдел кадров заказывает бланки у официального поставщика (обычно 10–20 штук за раз).
2. Бланки фиксируются в журнале учёта (№, дата получения, подпись ответственного).
3. При приёме нового сотрудника HR‑менеджер заполняет первую страницу и выдаёт книжку.
4. Если работник отказывается от бумажной книжки в пользу ЭТК, HR оформляет запись в системе «Госуслуги».

Случаи, когда работник платит за бланк

В некоторых компаниях в трудовом договоре прописан пункт о возмещении расходов на бланк. Пример формулировки:

«Работник обязуется возместить Работодателю стоимость бланка трудовой книжки в размере 200 (двести) рублей в течение 5 (пяти) рабочих дней с момента получения книжки».

Такой пункт допустим, если он не противоречит Трудовому кодексу и не приводит к необоснованному удержанию из заработной платы.

Ошибки, которые часто допускаются

• Отсутствие журнала учёта бланков. Это может привести к штрафам со стороны инспекции труда.
• Выдача бланка без предварительного приобретения. Работодатель нарушает ст. 65 ТК РФ.
• Сокрытие стоимости бланка от работника. При проверке инспектор может признать такой порядок незаконным.

• Основная обязанность по приобретению бланков трудовых книжек лежит на работодателе. Он обязан планировать расходы, вести учёт и выдавать книжки в установленные сроки.
• Работодатель может взять с работника плату за бланк только в размере фактических расходов и только после того, как сам приобрёл бланк у официального поставщика.
• Исключения (самостоятельная покупка работником, перевод без новой книжки, работа в электронном формате) регулируются отдельными пунктами Трудового кодекса и внутренними нормативными актами компании.
• Для ИП и малых предприятий рекомендуется использовать электронную трудовую книжку, что упрощает процесс и снижает затраты.

Таким образом, в большинстве случаев работодатель является тем, кто должен покупать трудовую книжку. Перекладывать эту обязанность на работника без соответствующего юридического основания нельзя.

Полезные ссылки

• КонсультантПлюс – Порядок ведения и учёта трудовых книжек
• Электронная трудовая книжка на портале Госуслуги
• Министерство труда и социальной защиты РФ

Если у вас возникли дополнительные вопросы по оформлению трудовых книжек, обратитесь к специалисту по трудовому праву или в отдел кадров вашей организации.